Viestintäsuositus työn alla – verkkokeskustelu aktiivista

Miksi verkkokeskustelu viestintäsuosituksen laatimiseksi toteutettiin?
Verkkokeskustelulla kerättiin kommentteja ja ehdotuksia taloyhtiöiden viestinnän kehittämiseksi. Verkkokeskustelu pohjautui taloyhtiöiden viestinnän, hallinnon ja erimielisyyksien ratkaisemisen kehittämiseksi syksyllä 2013 järjestettyjen verkkokyselyjen sekä keväällä 2014 käydyn verkkokeskustelun palautteen perusteella laadittuun luonnokseen taloyhtiöiden viestintäsuosituksi. Taloyhtiöiden viestintäsuositus on julkaistaan syksyn aikana. Tarkoitus on, että taloyhtiöt voisivat ensi vuoden yhtiökokouksissaan päättää, käyttävätkö suositusta viestinnässään vai eivät.

Kuinka moni osallistui 20.5.–30.6.2015 toteutettuun verkkokeskusteluun?
Siihen osallistui 566 henkilöä, joilta saatiin 1255 kommenttia, 3664 ääntä ja 45 uutta ideaa taloyhtiöviestinnän kehittämiseksi.

Minkälaisia ehdotuksia verkkokeskustelussa nousi esiin esimerkiksi yleisesti taloyhtiöviestinnästä?
Tärkeintä on, että viestinnästä sovitaan ja osakkaat ja asukkaat otetaan mukaan sopimaan viestinnän toteuttamiskeinoista. Kaikkien asukkaiden huomioon ottaminen yhtiön ja asukkaiden välisessä viestinnässä osallistaa ja sitouttaa myös osakkaiden vuokralaisia ja parantaa kaikkien asukkaiden asumisviihtyisyyttä.
Verkkokeskustelun osallistujien mukaan viestinnän vastuunjako hallituksen ja isännöinnin välillä tulisi olla selvä, jotta päällekkäisiltä toimilta vältyttäisiin. Eniten kannatettiin ehdotusta, jonka mukaan vanha hallitus siirtää tehtävien hoitamisen kannalta olennaiset tiedot uudelle hallitukselle sekä huolehtii toimikauden aikana siitä, että kaikki jäsenet saavat ajantasaiset tiedot olennaisista asioista. Lisäksi kannatettiin sitä, että isännöitsijän on oma-aloitteisesti annettava hallitukselle ja sen jäsenille kaikki hallituksen toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. Tätä velvollisuutta pitäisi viestintäsuosituksessa korostaa.
Lisäksi pidettiin tärkeänä, että isännöintisopimus käydään läpi hallituksen kokouksessa kerran vuodessa.

Minkälaisia ehdotuksia saatiin hallituksen ja isännöitsijän välisen viestinnän kehittämiseen?
Osallistujien mukaan tiedonjaon isännöinnin ja hallituksen välillä tulisi olla avointa taloyhtiön hallinnon ja tehokkuuden ja toimivuuden varmistamiseksi. Lisäksi hallituksen vaihtuessa olisi varmistettava, että uudella hallituksella on tarvittavat tiedot hallinnon hoitamiseen yhdessä isännöinnin kanssa.

Minkälaisia ehdotuksia saatiin tilikauden aikaisesta viestinnästä?
Verkkokeskustelussa toivottiin, että lopullisessa viestintäsuosituksessa painotettaisiin taloyhtiön asioista tiedottamista tilikauden aikana. Osallistujat pitivät mm. viestinnän vuosikellon laatimista ja taloyhtiön järjestämiä asukastilaisuuksia toimivina tapoina lisätä asukkaiden ja osakkaiden tietoisuutta taloyhtiön asioista.
Eniten keskustelussa kannatettiin suositusluonnosta, jonka mukaan taloyhtiön johto tiedottaa osakkaille ja asukkaille hallituksen päätöksistä. Lisäksi taloyhtiössä pitää sopia, miten tilikauden aikainen asukasviestintä järjestetään.

Minkälaisia ehdotuksia esitettiin asukkaiden ja osakkaiden viestinnän kehittämiseksi taloyhtiön johdolle?
Keskustelussa pidettiin tärkeänä, että myös asukkaat ja osakkaat viestivät taloyhtiön hallitukselle ja isännöinnille huoneistojensa vioista ja vaurioista sekä kunnossapito- ja muutostöistään. Taloyhtiön johdon syytä ohjeistaa osakkaita ja asukkaita ilmoitusvelvollisuudesta.

Minkälaisia näkemyksiä tuli esiin viestinnästä yllättävissä poikkeustilanteissa?
Poikkeustilanteiden viestinnässä tulisi vastaajien mielestä varmistaa viestinnän ennakoitavuus ja saavutettavuus. On tärkeää, että taloyhtiön johto ja huoltoyhtiö saavat tiedon taloyhtiössä tapahtuneista yllättävistä poikkeustilanteista. Viestintäkanavista sovittaessa tulisi varmistaa, että myös asukkailla ja osakkailla on mahdollisuus tiedottaa omaa huoneistoaan koskevista poikkeustilanteista.
Keskustelijat pitivät tärkeänä, että asukkaille ja osakkaille tiedotetaan esimerkiksi taloyhtiön tiloihin kohdistuneista varkauksista ja ilkivallasta.

Minkälaisia näkemyksiä esitettiin yhtiökokousviestinnästä?
Taloyhtiön johdon tulisi varmistaa, että osakkaille annetaan riittävästi tietoa ennen yhtiökokousta ja sen jälkeen. Päätöksenteon kannalta tarpeelliset asiakirjat tulisi toimittaa osakkaille hyvissä ajoin. Yhtiökokous tulisi järjestää siten, että kaikilla osakkailla sekä taloyhtiön johdolla on mahdollisuus osallistua.
Paljon kannatusta sai suositus, jonka mukaan osakkaalla pitäisi olla mahdollisuus kysyä yhtiökokoukseen liittyvistä asioista etukäteen hallitukselta. Eniten kannatettiin suositusta, jonka mukaan taloyhtiön johdon on vastattava osakkaiden kysymyksiin yhtiökokouksessa. Lisäksi ehdotettiin, että mikäli osakkaan kysymykseen ei vastata kahden viikon määräajassa, hallituksen pitäisi käsitellä kysymys seuraavassa kokouksessa ja toimitettava ote asian käsittelystä osakkaille.
Keskustelijat pitivät kannatettavana myös sitä, että yhtiökokouskutsun mukana toimitettaisiin valtakirjalomake.
Lisäksi toivottiin, että toiminnantarkastajat saisivat lisää toimintavaltuuksia, yhtiökokouksen pöytäkirja toimitettaisiin osakkaille ja asukkaille hyvissä ajoin, uusille asukkaille tiedotettaisiin huoneiston käyttöön vaikuttavista aikaisemmin pidettyjen yhtiökokousten päätöksistä sekä ohjeita yhtiökokouksen muistiinpanojen tekemiseen.

Minkälaisia näkemyksiä esitettiin korjaushankeviestinnästä?
Vastaajien mielestä taloyhtiön korjaushankkeiden yhteydessä on tärkeä sopia viestinnästä vastaava taho sekä käytettävät viestintäkanavat yhdessä osakkaiden ja asukkaiden kanssa.
Verkkokeskustelussa pidettiin tärkeänä, että kaikki osakkaat ja asukkaat saavat ajoissa tiedon hankkeen vaikutuksista taloyhtiöön ja huoneistoihinsa. On tärkeää, että viesti kulkee paitsi taloyhtiön johdolta ja urakoitsijalta osakkaille ja asukkaille, mutta myös toisinpäin. Lisäksi pidettiin tärkeänä, että viestintä toimii korjaushankkeen valmisteluvaiheessa, mutta sen etenemisestä myös tiedotetaan. Keskustelijat kannattivat myös sitä suositusta, että taloyhtiön rakennusten ja kiinteistön kunnosta viestitään osakkaille vuosittain.

Mitä viestintäkanavia taloyhtiöissä haluttaisiin käyttää?
Viestintäkanavia valittaessa on tärkeä kartoittaa osakkaiden ja asukkaiden tarpeet ja edellytykset. Perinteisellä viestinnällä varmistetaan, että kaikilla tietoa tarvitsevilla on yhtäläiset edellytykset viestin vastaanottamiseen. Sähköiset viestintätyökalut tukevat perinteistä viestintää.

Mitä muita ehdotuksia viestintään liittyen verkkokyselyssä tuli esiin?
Verkkokeskustelussa ehdotettiin mm. asunto-osakeyhtiölakiin liittyvien neuvontapalveluiden kehittämistä, järjestyssääntöjen päivittämistä taloyhtiön asumiskulttuurin ja yhteishengen parantamiseksi sekä kuntotarkastusraporttien laajentamista. Hallintoa voitaisiin keskustelijoiden mukaan parantaa myös rajaamalla taloyhtiön hallituksen toimikausi määrävuosiin tai valita hallitukseen hallitusammattilainen – kuitenkin vain yksimielisellä päätöksellä.
Lisäksi hallintoa voitaisiin parantaa laatimalla taloyhtiölle strategia. Myös hallituksen ja isännöitsijän rikkomukset pitäisi sanktioida.
Osallistujat kiinnittivät huomiota siihen, miten lisääntyvä viestintä ja avoimuus voi lisätä isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja kustannuksia. Avoimuuden toteutustapa vaikuttaa olennaisesti viestinnän laatuun, työmäärään ja kustannuksiin.

Teksti perustuu oikeusministeriön selvityksiin ja ohjeisiin 49/2015: Taloyhtiöiden viestinnän kehittäminen – yhteenveto kesän 2015 verkkokeskustelusta. Yhteenvedon voi ladata osoitteesta:

Artikkeli julkaistaan syyskuun lopulla ilmestyvässä Kiinteistöpostissa 7/2015

Kuvassa riihimäkeläisen asunto-osakeyhtiön Aatunpihan puheenjohtaja Marko Saarela. Hänen mielestään nettisivut tarjoavat asukkaille ajantasaista tietoa ja luovat samalla kuvaa nuorekkaasta taloyhtiöstä. Hän huolehtii sivujen päivityksestä ja sivustolla julkaistaan mm. hallituksen kokouspöytäkirjat, keppihevoskilpailun tulokset kuin energiatodistuskin. Lue lisää…