Taloyhtiöille tarkoitettu viestintäsuositus on nyt julkistettu. Taloyhtiöt voivat käyttää suositusta tarpeidensa mukaan. Viestintäsuositus antaa konkreettisia neuvoja viestintäpalveluista sopimiseen ja viestintätapojen käyttöön, taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän väliseen viestintään, yhtiökokousviestintään ja viestintään osakkaille ja asukkaille yhtiökokousten välillä, asukkaiden ja osakkaiden viestintään taloyhtiön johdolle, korjaushankeviestintään ja viestintään yllättävistä poikkeustilanteista.
Suositus sisältää 27 suositusta esimerkiksi viestintäpalveluista sopimiseen, hallituksen ja isännöinnin välisestä viestinnästä, tilikauden aikaisesta viestinnästä osakkaille ja asukkaille, asukkaiden ja osakkaiden viestinnästä taloyhtiön johdolle sekä viestinnästä yllättävissä poikkeustilanteissa.
Lisäksi suosituksessa ohjeistetaan yhtiökokousviestintää ja korjaushankeviestintää.
Muutamia poimintoja suosituksista: Hallitus ja isännöinti laativat toiminnalle vuosikellon, johon viestintä sisällytetään. Isännöintisopimus käydään läpi hallituksen kokouksessa kerran vuodessa. Vanha hallitus siirtää tehtävien hoitamisen kannalta olennaiset tiedot uudelle hallitukselle. Lisäksi hallitus huolehtii toimikauden aikana siitä, että kaikki jäsenet saavat ajantasaiset tiedot olennaisista asioista. Hallitus ja isännöitsijä sopivat, miten tilikauden aikainen asukasviestintä järjestetään taloyhtiössä.
Avoimella viestinnällä parempaa asumisviihtyisyyttäkin
Suosituksella tavoitellaan vuorovaikutuksen paranemista ja toiminnan avoimuuden lisääntymistä taloyhtiöissä. Luottamus ja avoimuus isännöinnin, hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden välillä vähentää riitoja ja osakehuoneistojen käyttöön liittyviä epäselvyyksiä.
Riittävä viestintä mahdollistaa osakkaiden osallistumisen taloyhtiön asioita koskevaan päätöksentekoon. Toiminnan avoimuus lisää myös hallituksen työn arvostusta ja parantaa asumisviihtyisyyttä.
Suosituksessa annetaan taloyhtiön osakkaille, hallituksen jäsenille ja isännöitsijöille kokonaiskuva taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.
Tavoitteena on parantaa viestinnän käytännön toteuttamista osapuolten välillä. Kun kaikki taloyhtiön asukkaat otetaan mukaan viestintään, sitouttaa se myös osakkaiden vuokralaisia ja lisää osaltaan kaikkien asumisviihtyisyyttä.
Väärinkäsitykset ja väärät tulkinnat, osallistumattomuus, näennäiset kuulemiset ja muut vastaavat tilanteet synnyttävät ja jopa kehittävät konflikteja. Siksi on tärkeää huomioida viestin vastaanottajan lähtökohdat ymmärtää viesti. Tapa ja sävy, jolla viestitään, vaikuttaa viestin ymmärtämiseen ja lisää sitoutumista taloyhtiön yhteisten asioiden hoitoon.
Muistutus eri toimijoiden rooleista taloyhtiössä
On tärkeä muistuttaa, että taloyhtiön osakkaat käyttävät ylintä valtaa taloyhtiön merkittävissä yhteisissä asioissa, joista tärkein on hallituksen jäsenten valinta. Jokaisessa taloyhtiössä on oltava hallitus. Isännöitsijä on oltava, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään.
Osakkaat käyttävät yhtiön ylintä päätösvaltaa yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen tärkeimmät tehtävät ovat taloyhtiön hallituksen jäsenten valinta sekä päätökset esimerkiksi yhtiövastikkeesta, merkittävistä yhtiön kunnossapito- ja muutostöistä, lainan ottamisesta yhtiölle ja yhtiöjärjestyksen
muuttamisesta.
Yhtiökokous valitsee myös tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan (pienimmissä taloyhtiöissä tarkastajan valitseminen ei ole pakollista).
Yhtiökokous päättää myös hallituksen jäsenten erottamisesta, hallituksen ja isännöitsijän vastuuvapaudesta sekä siitä, että hallituksen jäsen tai isännöitsijä vaaditaan vastuuseen aiheuttamastaan vahingosta.
Hallitus ja isännöitsijä toimimaan tavoitteiden mukaisesti
Hallituksen ja isännöitsijän tehtävänä on huolehtia taloyhtiön hallinnosta sekä yhtiön kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan järjestämisestä asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, taloyhtiöiden hyvän hallintotavan ja osakkaiden yhtiökokouksessa päättämien tavoitteiden mukaisesti.
Osakkaiden tavoitteet liittyvät yhtäältä asumiseen – sopivat asumispalvelut oikean suuruista vastiketta vastaan – ja toisaalta sijoittamiseen – suunnitelmallinen, pitkäjänteinen ja tarkka taloudenpito.
Taloyhtiön hallitus valitsee isännöitsijän ja tekee isännöintisopimuksen, joka konkretisoi asunto-osakeyhtiölain vaatimuksia isännöitsijän tehtävistä.
Isännöitsijä päivittäisen hallinnon pyörittäjä
Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta sekä yleensä käytännössä huolehtii hallituksen kokousten ja yhtiökokousten valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta. Lain mukaan isännöitsijäksi voidaan valita tietty ihminen tai isännöintiyritys.
Jos isännöitsijäksi on valittu isännöintiyritys, tämän nimeämä päävastuullinen isännöitsijä on vastuussa isännöitsijän tehtävien hoitamisesta.
Käytännössä isännöintitehtäviä (esimerkiksi tekninen isännöinti, kirjanpito, vastike- ja vuokraperintä) voi päävastuullisen isännöitsijän lisäksi hoitaa isännöintiyrityksen muu henkilöstö ja alihankkija. Tässä suosituksessa käytetään ”isännöitsijä”-termiä kuvaamaan sekä henkilöisännöitsijää että isännöintiyritystä.
Se, miten isännöinti on kussakin taloyhtiössä järjestetty, on otettava huomioon viestintäkäytännöistä ja toiminnan pelisäännöistä sovittaessa. Jos isännöitsijää ei ole, hallitus vastaa kaikista isännöitsijän lakisääteisistä tehtävistä.
Käytännössä taloyhtiön hallinnon toimintaan vaikuttavat olennaisesti taloyhtiön tavoitteet, henkilövalinnat, isännöinti-, huolto- ja muut sopimukset, kiinteistöalan suositukset sekä viranomaisten ohjeet ja viestintäsuositukset.
Viestintäsuosituksen pääset lataamaan oikeusministeriön sivuston kautta tästä.
