Viestintä parantaa asumisviihtyisyyttäkin

Taloyhtiön johtaminen – siihen oltiin eniten tyytymättömiä asunto-osakeyhtiön hallintoa koskevassa oikeusministeriön verkkokyselyssä. Taloyhtiö koskevien tietojen saatavuuden parantaminen ja viestinnän lisääminen saivat muiden muassa kannatusta ratkaisuna ongelmaan.
Viestintä auttaa vastaajien mielestä myös taloyhtiön erimielisyyksiin. Lisäksi tiedottaminen asumisen ja asumiskustannusten kannalta merkittävistä asioista lisäisi verkkokeskustelijoiden mukaan luottamusta taloyhtiön johtoa kohtaan.

Nykyinen asunto-osakeyhtiöaki tuli voimaan 2010 heinäkuussa. Oikeusministeriö selvitti ensimmäisessä verkkokyselyssä 2013 lopulla kansalaisten kokemuksia ja käsityksiä lain toimivuudesta ja siitä, miten lain täytäntöönpano ja vaikutukset ovat toteutuneet.

Tuon palautteen perusteella näytti siltä, että lisäarviointia tarvitaan viestinnästä tilikauden aikana yhtiökokousten välillä, taloyhtiön johtamisesta, taloyhtiön, osakkaiden, yhtiön hallituksen ja isännöitsijän välisistä erimielisyyksistä ja niiden ratkaisukeinoista.

Tältä pohjalta verkkoon laadittiin keskustelufoorumi, johon osallistui 354 rekisteröityä käyttäjää. Heiltä saatiin osallistujien arvioitavaksi 159 ideaa, joista annettiin 12 60 kommenttia. Verkkokeskustelu toteutettiin viime syksynä.

Viestinnästä suositus tai pakko
Viestintä on ratkaiseva asia siinä, miten osakkaat ja asukkaat kokevat asumisensa asunto-osakeyhtiössä. Verkkokeskustelijoiden mielestä riittävä ja oikea-aikainen viestintä taloyhtiön osakkaille ja asukkaille parantaa asumisviihtyisyyttä, edistää taloyhtiön hyvää hallintoa ja vähentää osakkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välisiä erimielisyyksiä.

Viestinnän tarve yleisesti ja esimerkiksi tilikauden aikana yhtiökokousten välillä vaihtelee ja riippuu pitkälti siitä, onko taloyhtiössä meneillään isoja remontteja. Jos remontteja on, silloin toivotaan nykyistä aktiivisempaa tiedottamista.

Osallistujien mielestä tilikauden aikaisesta viestinnästä pitäisi antaa suositus. Se voisi yhdenmukaistaa taloyhtiöiden käytäntökä ja turvata tilikauden aikaisen viestinnän jatkuvuuden myös hallituksen ja/tai isännöitsijän vaihtuessa.

Toimivan viestinnän toteuttamisesta pitäisi sopia. Lisäksi hallitusten jäsenten valinnassa tulisi kiinnittää huomiota siihen, että hallituksen käytössä olisi mahdollisuuksien mukaan myös viestintäosaamista.

Keskustelijoiden mielestä taloyhtiön viestinnässä voitaisiin entistä paremmin hyödyntää myös taloyhtiön kotisivuja ja sosiaalista mediaa. Uusien keinojen ja välineiden käyttöönotto ei saisi kuitenkaan kohtuuttomasti rasittaa hallituksen työmäärää tai kustannuksia. Paperitiedotteita ei kuitenkaan saa myöskään unohtaa.

Ideoita tilikauden aikaiseen viestintään
Keskustelussa esitettiin ja arvioitiin mm. seuraavia keinoja taloyhtiön tilikauden aikaisen viestinnän parantamiseksi.

Lisätään tiedottamista myös vuokralaisille.

Viestinnän avoimuus ja ohjaavuus: Useat keskustelijat kannattivat ehdostusta, jonka mukaan viestinnän on oltava perusteltua ja ohjaavaa. Taloyhtiön hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset pitäisi perustella avoimesti, jotta osakkaiden ja asukkaiden on helpompi sitoutua päätöksiin ja löytää heidän ja taloyhtiön kannalta parhaat tavat toteuttaa päätöksiä.

Osakkaan ohjekirja, asukkaan opas, uudet tiedotuskanavat: Keskustelijoiden mielestä taloyhtiön viestintää voitaisiin parantaa laatimalla osakkaalle ohjekirja, josta kävisi ilmi osakkaan oikeudet ja vaikutusmahdollisuudet. Erään osallistujan taloyhtiössä oli laadittu taloyhtiön asukkaan opas, jossa keerotaan hallinnosta, ja yhteisistä pelisäännöistä.

Kysely asukkaille viestinnästä: Eräs osallistuja suositteli, että taloyhtiöt tekisivät asukaskyselyn, jossa talon asukkaat voisivat itse määrittää sen, miten he haluavat saada tietoa asunto-osakeyhtiön asioista.

Suositus tilikauden aikaisesta viestinnästä: Suositukseen perustuvassa viestintäsuunnitelmassa määriteltäisiin taloyhtiön viestinviejät, viestinnän kohderyhmät, määrällinen ja sisällöllinen taso sekä käytettävät viestintävälineet.

Pakollinen viestintäsuunnitelma asunto-osakeyhtiölakiin: Keskustelijoita pyydettiin arvioimaan viestintäsuunnitelman pakollisuutta ja sisällyttämistä asunto-osakeyhtiölakiin. 17 osallistujaa kannatti, 15 oli sitä vastaan. Jotkut arvelivat, että pakollinen viestintäsuunnitelma saisi myös passiiviset osakkaat paremmin mukaan päätöksentekoon yhtiössä.

Yleissäännös tilikauden aikaisesta viestinnästä lakiin: Ehdotuksen taustalla oli arvio siitä, että osassa taloyhtiöistä osakasryhmien väliset suhteet ja osakkaiden ja hallituksen ja/tai isännöitsijän väliset suhteet voivat olla sellaiset, että vapaaehtoisuuteen perustuva viestintäsuositus ei riitä. 17 osallistujaa kannatti ehdotusta, 14 oli sitä vastaan. Yksi vaihtoehto pakolliselle viestintäsäännökselle olisi asukasiltojen järjestäminen. Niissä voitaisiin tiedottaa ja keskustella asumiseen liittyvistä olennaisista asioista.

Jatkamme seuraavassa osassa verkkokyselyn antia taloyhtiön hallinnon osalta.