Tietoja verohallinnolle urakoista ja työntekijöistä

Rakennusalan tiedonantovelvollisuuden täyttyminen alkusyksystä herättää kauhukuvia: hallituksen puheenjohtaja itse tai hallitus päättää antaa verohallinnolle tiedot urakoista; taloyhtiön hallitus ei ole nimennyt korjaushankkeeseen päätoteuttajaa; hallitus on kirjannut pöytäkirjaan, että isännöitsijä hoitaa ja sillä selvä. – EI, EI ja EI – näin menee kaikki väärin ja ”lycka till”, jos tälle tielle uskallatte lähteä, sanoo toimitusjohtaja Lars Albäck Suomen Tilaajavastuu Oy:stä.

Onneksi kaikilla osapuolilla on mahdollisuus selviytyä ensimmäisistä tiedonantovelvollisuuksista 1.7 alkaen, kunhan rakennusalan yhtenäiset järjestelmät – Työmaarekisteri ja Työmaa-avain, VALTTI-henkilökortit sekä Ilmoita -palvelu otetaan käyttöön. Moni nykyään käytössä  olevista talous- tai projektihallinta -järjestelmätoimittajista tarjoavat työkaluja itse raportoinnin hoitamiseksi ja ovat partnereista Suomen Tilaajavastuu Oy:n kanssa.

Taloyhtiön tai isännöitsijän ei tarvitse säikähtää, että taloyhtiön ja isännöintiyrityksen täytyy hankkia kaikki nuo ”palaset” laajemmasta kokonaisuudesta, vaan osa niistä on tarkoitettu päätoteuttajina toimivien urakoitsijoiden käyttöön, osa taloyhtiön rakennustöitä koskevien tietojen toimittamisessa.

– Jos taloyhtiöllä on nimetty pääurakoitsija, sen velvollisuus on hoitaa raportti työntekijöistä eli tiedot seurantakuukauden aikana työmaalla olleista työntekijöistä ja niiden yrityksistä, Lars Albäck sanoo.

Vastuunjako kirkkaana

Erilaisissa tilaisuuksissa on Lars Albäckin korviin kantautunut useita väärinkäsityksiä, jotka pitäisi saada oikaistua oikeanlaisella tiedolla. Ensimmäinen virhe on se, että asunto-osakeyhtiön korjaushankkeelle tai muulle rakennusalan palvelulle ei ole nimetty ulkopuolista päätoteuttajaa. Näin onneksi harvoin on. – Jos ei ole nimetty, hallitus on automaattisesti vastuussa tietojen ilmoittamisesta, Albäck aloittaa.

Toinen väärä luulo on se, että hallituksen ei tarvitse huolehtia tietojen toimittamisesta verohallinnolle, vaan se kuuluu automaattisesti ilman erillistä sopimista isännöitsijän tehtäviin. – Jotkut ovat arvelleet, että helpostihan homma hoituu, kun kirjataan pöytäkirjaan,  että isännöitsijä hoitaa. Ei mene näin, vaan hallituksen ja isännöintiyrityksen on sovittava siitä, että isännöitsijä hoitaa. Ja siitäkin huolimatta hallituksella on lopullinen vastuu tietojen toimittamisesta, hän jatkaa.

Ja kolmanneksi on tietysti ratkaistava, miten tiedot kerätään ja toimitetaan. Tilaajan vastuullahan on  urakkaa koskevien tietojen toimittaminen –  unohtamatta vuonna 2007 voimaan astuneen tilaajavastuun tuomia velvoitteita. Urakoitsija taas antaa tietoja ensisijaisesti työntekijöistä ja aliurakoitsijoista.

Sähköisesti helpommin

Suomen Tilaajavastuu Oy on yhteistyössä partnereidensa kanssa kehittänyt jo pitkään sähköisiä järjestelmiä, joiden avulla rakennusala kykenee yhdenmukaistamaan käytäntöjään ja joiden avulla on helpompi toimia esimerkiksi verottajan kanssa.

Isännöitsijälle tiedossa on siis lisää työtehtäviä ja paine uusien sähköisten järjestelmien käyttämiseen sen kuin kasvaa. Toisaalta asiointi sähköisten järjestelmien avulla voi muodostua jopa yksinkertaisemmaksi kuin etsiä tilaajan ja rakennuttajan puolesta taustatietoja urakoitsijoista, urakoista ja niihin menneistä rahoista.

Jotta tietojen antamisesta olisi käytännön kokemusta, pitää Lars Albäckin mukaan tehdä testiraportteja eri kohteista ennen ensimmäisen virallisen raportin lähettämistä.

– Haimme vuoden 2011 loppupuolella KIRA-Foorumilta luvan, että voimme ruveta kehittämään tällaista ohjausjärjestelmää. Sen jälkeen haimme osarahoitusta TEKEsiltä  ja osan rahoittivat omistajat ja Tilaajavastuu.fi. Tosi kauan on siis töitä tehty ja nyt olemme siinä vaiheessa, että suurimpien asiakkaidemme kanssa käynnistetään testit eli noin 4-5- pilottia, joissa on  tarkoitus käydä koko ketju läpi ihan verohallinnolle raportointiin asti, Albäck kertoo.

Yksi testikohteista toteutetaan esimerkiksi julkisen tahon kanssa ja toinen suurimpiin rakennusyhtiöihin kuuluvan yrityksen kanssa.

– Meillä on ollut kiinteistö- ja rakentamisalan ohjausryhmä, jonka työhön on osallistunut mm. verohallinnon ja aluehallintoviraston edustajia antamassa ohjausryhmälle uutta tietoa. Lisäksi mukana on ollut rakennusurakoitsijat,  isoja kiinteistöhallintayrityksiä, pieniä urakoitsijoita ja kumppaneita eli periaatteessa koko alaa läpileikkaava edustus, joka on ohjannut meidän kehitystyötämme. Ohjausryhmästä on tullut toiveet ja sen mukaan on tehty, Albäck kertaa.

Ensimmäisten pilottien kokemusten ja palautteiden pohjalta syntyy ns. tuotantoversio, joka on tarkoitus julkistaa 12. toukokuuta pidettävässä seminaarissa.

– On tarpeen testata myös asunto-osakeyhtiöpuoli. Siinä haemme mukaan isomman isännöitsijätoimiston ja mielellään ”isalaisen” isännöitsijän isännöimästä kohteesta.  Uskoisin, että sen aika on tuon julkistamisen jälkeen. Tarkoitus on, että järjestelmiä ehdittäisiin testata kuukauden ajan ja sitten lähettää tiedot verottajalle asti. Eli ensimmäinen testi olisi ohi kesän korvilla ja luontevasti ennen heinäkuuta.

Tietojen antovelvollisuus koskee rakennusalan hankkeita, jotka on aloitettu tai ovat meneillään 1. heinäkuuta, eli mitään siirtymäaikaa ei ole. Ensimmäisen kerran tietoja verottajalle annetaan 5. syyskuuta.

– Olisi tosi hyvä saada erilaisista tilaajista ja urakoitsijoista tietoa, jotta saataisiin todistettua järjestelmän toimivan joka puolella. Ongelma on sekin, että taloyhtiömaailmassa ja julkishallinnossa vielä tiedetään aika vähän tästä tulevasta ilmoittamismaailmasta, Albäck vielä pohtii.

Työmaarekisteri vain urakoitsijatietoihin

Taloyhtiön ja isännöitsijän kannalta tietojen keräämisessä ja raportoinnin helpottamiseksi voi käyttää Työmaarekisteriä, jossa tietoja voidaan kohdentaa Työmaa-avaimen avulla.

– Me toivomme, että jokainen hallitus ja isännöintiyritys lähtee mukaan tähän rakennusalan yhteiseen työmaarekisteristandardiin. Siis se on koodisto, jonka ansiosta urakoitsijan taloyhtiölle lähettämään laskuunkin kirjautuu fyysisesti tietty työmaavain ID-koodi, joka kulkee läpi ketjun ja koodin avulla eurot saadaan kohdistumaan oikein laskutusjärjestelmässä. Koodisto auttaa kohdistamaan urakkaa koskevat tiedot myös verottajan järjestelmissä.

Lars Albäck mainitsee, että laskutusstandardin kehittämiseen on tarvittu ja saatukin tukea mm. Finanssialan Keskusliitosta ja Suomen Taloushallintoliitosta.

Työmaarekisteriin kirjataan kaikki rakennustyömaan tai korjausurakan tiedot. Samalla työmaalle annetaan julkinen Työmaa-avain. Työmaa-avaimella voidaan tunnistaa työmaa ja sen rakennuttajien tiedot.

Viranomaisraportoinnissa Työmaa-avain auttaa Verohallintoa yhdistämään eri tilaajien ilmoitukset samalle työmaalle. Tämän ansiosta kaikkien tilaajien raportit ovat yhdenmukaisia ja sisällöltään täsmällisiä.

Lisäksi kokonaisuus sisältää Ilmoita-palvelun, joka on tarkoitettu erityisesti päätoteuttajalle ja urakkaketjussa oleville urakoitsijoille. Sen kautta on mahdollista ilmoittaa kaikki tiedot työntekijöistä verottajalle, jonka järjestelmät puolestaan automaattisesti tarkastavat veronumerotiedot.

Henkilökortti laajenee

Kolmas kokonaisuuteen liittyvä osa on Valtti-henkilökortti, jota käytetään työntekijöiden tunnistamiseen työmailla. Tänä päivänä henkilökortin lukemiseen on myös viivakoodilukijalla tai langattomilla kulunvalvontalaitteilla luettavia järjestelmiä.

– Henkilökortti on työntekijätietojen tiedonantovelvollisuutta ajatellen päätoteuttajan päänvaiva. Tällä hetkellä tilauksia tulee paljon. Isot rakennusliikkeet ovat tilanneet niitä jo merkittäviä määriä, Albäck kommentoi rakennusalan yritysten tietoutta henkilökorteista ja niiden hyödyllisyydestä uutta velvoitetta ajatellen.

– Vaikka pienet eivät ehkä olekaan vielä heränneet, se tässä on hyvä juttu, että käytäntö leviää isojen kautta. Helpottaa pienenä rakennusalan yrityksenä tehdä töitä esimerkiksi isolle rakennusurakoitsijalle, jos  henkilökorttiasiat ovat hoidettu ns. Valtti -korttien pohjalta, hän vielä muistuttaa.

Valtti-henkilökorttia on Albäckin mukaan tarkoitus vielä kehittää niin,  että se kertoo myös työntekijän pätevyydet.  Se kertoisi heti, onko työntekijällä oikeutta tehdä tulitöitä, toimia sähköasentajana, voiko hän toimia panostajana räjähdystyömaalla, pätevyys asbestisaneerauksiin tai muihin töihin liittyviä lupia tai pätevyyksiä.

– Nykyisin tiedot erilaisista pätevyyksistä ja luvista ovat pitkin poikin Suomen nientä. Nyt ne on tarkoitus koota kompetenssirekisteri, johon valtti-älykortit liitetään.  Parasta on, että kortilla ei ole sinänsä mitään tietoa, vaan se kaikki tiedot löytyy tietojärjestelmistä. Siksi korttia tai sen tietoja ei voi väärentää, Albäck vielä toteaa.

Teksti: Riina Takala

Artikkeli julkaistu toukokuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Professional 4/2014

Lue myös tämä tuore uutinen: