Taloyhtiön digi: näppärät palvelut, vähemmän kokouksia

Isännöitsijä Vesa Kujanpää Pirkanmaan Ammatti-Isännöinti Oy:stä toteaa digitaalisuuden tekevän tuloaan taloyhtiöihin. Tärkeintä on lukea viestit riippumatta niiden jakotavasta.

– Olemme nyt murrosvaiheessa. Paperinpyörityksen aika ei ole vielä ohi, koska kaikki asukkaat tai osakkaat eivät käytä sähköisiä palveluja. Lisäksi jotkut tiedotteet on saatava varmasti perille, joten ne jaetaan postiluukkuihin. Toisaalta mikään kanava ei ole tehokas, jos paperista tai sähköistä tiedotetta ei lueta, Kujanpää toteaa.
Taloyhtiöiden kiinnostus digitaalisia palveluja kohtaan vaihtelee. Vesa Kujanpää ei allekirjoita väitettä, että hallituksen korkea keski-ikä jarruttaisi digitalisaation etenemistä. Hänen mielestään kyse on asenteista: halutaanko taloyhtiön asioista viestiä ja toisaalta vastaanottaa viestiä. Lisäksi kustannukset ovat avainasemassa; vastaako digitaalisuudesta saatava hyöty kuluja?
Monella taloyhtiöillä on omat nettisivut, jotka ovat osoittaneet tarpeellisuutensa.
– Asuntosijoittamisen lisääntyessä joudutaan nykyisin tiedottamaan sekä vuokralaisille että osakkaille, kun ennen riitti vain asuville osakkaille tiedottaminen. Tähän digitalisaatio tuo helpotusta, tapahtui viestintä sähköpostitse tai taloyhtiön sivujen kautta.
– Taloyhtiön sivuilta löytyvät esimerkiksi asukasohjeet, joihin taloon muuttavan toivotaan tutustuvan. Tämä edellyttää toki sitä, että uusi asukas on tehnyt muuttoilmoituksen ja hänelle on saatu tunnukset toimitettua. Yhä useammalta se tuppaa unohtumaan, Kujanpää toteaa.
Isännöintitoimiston sähköisen palvelun kautta voi muun muassa tilata isännöitsijäntodistuksen, jättää häiriöilmoituksen tai tehdä muutostyöilmoituksen, joka onkin yksi käytetyimmistä palveluista. Isännöintitoimistolla on myös vastauspankki usein kysyttyihin kysymyksiin.
Chat-palvelu kasvaa nopeasti. Sillä pyritään korvaamaan yksinkertaisten asioiden puhelinsoitot. Taloyhtiöissä on myös omia Facebook-ryhmiä.

Remontista kattava paketti
Isännöitsijä on todennut sähköisen viestinnän hyödyt, kun taloyhtiössä tehdään remonttia.
– Taloyhtiön sivuilla ovat katsottavissa esimerkiksi piirustukset, arkkitehtikuvat ja tiedotteet remontin etenemisestä. Toimistolle ei enää tarvitse järjestää huonetta, jossa piirustukset ja asiakirjamapit olisivat nähtävillä, Vesa Kujanpää vertaa vanhaan käytäntöön.
Tamperelaisen As Oy Kalevan puistotie 11:n julkisivu- ja piharemontissa sähköinen tiedottaminen on osoittanut toimivuutensa. Se on palvellut hyvin myös muualla asuvia osakkeenomistajia.
Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Juha Joki toteaa digitaalisuudesta olevan hyötyä lähinnä dokumenttien säilytyksessä. Muun muassa taloyhtiön pöytäkirjat ovat olleet sähköisessä muodossa vuosikymmenen alusta lähtien.
– Itse toimintaprosesseja se ei ole vielä kovin paljon muuttanut. Sivuilla ole tageja tai metadataa, jotta hakusanalla voisi etsiä, mitä jostain aiheesta on joskus kirjoitettu. Nyt tiedon löytääkseen pitää kahlata pöytäkirjat läpi. Se on työlästä, jos ei tiedä missä kokouksessa asiaa on käsitelty, Joki sanoo.
Isännöitsijä Vesa Kujanpää arvelee tämän ongelman poistuvan, kun dokumenttien tallennustapaan tulee sähköisen asunto-osakeyhtiörekisterin myötä muutoksia.

Sähköpostia kokouksen sijaan
Juha Joen mukaan sähköposti on vähentänyt 40 prosenttia taloyhtiön hallituksen kokouksista.
– Ennen kokoonnuttiin viisi, nyt kolme kertaa vuodessa, koska moni asia voidaan hoitaa sähköpostitse. Lisäksi siitä jää dataa, joten kenenkään ei tarvitse muistella jälkikäteen, mitä on sovittu.
Kahden taloyhtiön hallituksessa toimiva Juha Joki arvelee etäkokousten suosion kasvavan. Isännöitsijä Vesa Kujanpään mukaan etäkokouksista on tullut kyselyjä. Niissäkin pitää miettiä todellinen tarve kustannuksiin nähden.
– Parhaimman hyödyn taloyhtiö saisi digitaalisuudesta, jos talotekniset älykkäät ohjausjärjestelmät olisivat mahdollisia. Uudisrakennuksissa tekniikat ja mittarit ovat valmiina, mutta vanhoihin taloihin niitä ei kannata asentaa kuin ehkä ison peruskorjauksen yhteydessä, Juha Joki toteaa.

Teksti ja kuva: Irene Murtomäki
Artikkeli on julkaistu kesäkuussa ilmestyvässä Kiinteistöposti 5/2017.