Taloyhtiöiden osakeluettelot huoneistotietojärjestelmään

Kuva: Riku Nikkilä

Vuoden 2019 alussa Suomessa otettiin käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä, jonne kootaan tiedot osakehuoneistojen omistuksista ja panttauksista. Huoneistotietojärjestelmästä vastaa Maanmittauslaitos.

Osakehuoneistojen omistus ja vaihdanta Suomessa on aiemmin perustunut paperisiin osakekirjoihin. Huoneistotietojärjestelmän myötä paperiset osakekirjat vaihtuvat vähitellen sähköisiin omistajamerkintöihin. 

Uudet taloyhtiöt perustetaan nykyään jo täysin sähköisesti, ja niiden tiedot tulevat suoraan huoneistotietojärjestelmään. Huoneistoilla on alusta asti sähköinen omistajamerkintä eikä paperisia osakekirjoja enää paineta.

Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen järjestelmään alkaa osakeluettelon siirrolla. Tässä vaiheessa taloyhtiö ilmoittaa Maanmittauslaitokselle perustietoja yhtiöstä sekä osakeluettelon mukaiset omistajatiedot.

Osakeluettelon siirto hyödyttää taloyhtiötä

Osakeluettelon siirtämisestä on suuri hyöty taloyhtiölle. Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos huolehtii tietojen ylläpidosta ja siitä, että uudet omistajat merkitään osakeluetteloon. Näin ollen hankalienkin tilanteiden ratkaiseminen jää Maanmittauslaitoksen hoidettavaksi. 

Taloyhtiö saa osakeluettelon siirron jälkeen huoneistotietojärjestelmästä ajantasaisen osakeluettelon, osakkaiden yhteystiedot sekä ilmoitukset omistajavaihdoksista. Taloyhtiön ei myöskään enää tarvitse valvoa varainsiirtoveron suorittamista.

Miten osakeluettelo siirretään?

Osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen sähköisen osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Maanmittauslaitos avasi palvelun osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolle keväällä 2020. 

Osakeluettelon siirtopalvelu on tarkoitettu ensisijaisesti niille talo­yhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Palveluun on tuotu valmiiksi pohjatietoja muilta viranomaisilta, mutta tiedot on tarkistettava ja tarvittaessa korjattava yhtiöjärjestyksen mukaisiksi.

Usein isoilla taloyhtiöillä on käytössään isännöintijärjestelmä, jossa osakeluettelon tietoja ylläpidetään. Näiden taloyhtiöiden kannattaa siirtää osakeluettelo sitten, kun tiedonsiirto isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välillä on käytössä. Arviolta tämä tapahtuu ensi vuonna, mutta tarkemmasta käyttöönottoaikataulusta kannattaa kysyä isännöintijärjestelmän toimittajalta.

Apua antaa osakeluettelon siirron tuki

Maanmittauslaitos on perustanut osakeluettelon siirron kysymyksille erillisen osakeluettelon siirron tukipalvelun, josta on mahdollista saada apua osakeluettelon siirtoon sekä puhelimitse että verkkolomakkeella.

Maanmittauslaitoksen kirjaamissihteeri Oona Orkolan mukaan asiakkaat ovat kysyneet esimerkiksi sitä, kuka osakeluettelon siirron voi tehdä.

– Jonkin verran on tullut kysymyksiä sitä, miksei siirtopalvelussa näy yhtiön tietoja, jos on hallituksen jäsen. Onkin hyvä huomata, että ensisijaisesti vain isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron. Pelkkä hallituksen jäsenyys tai nimenkirjoitusoikeus kaupparekisterissä ei siis riitä.

Siirtopalvelun käyttöä helpottamaan on kirjoitettu myös kattava käyttö­ohje, jossa on mukana lyhyitä videopätkiä. Lisäksi Maanmittauslaitos on koostanut erillisen Usein kysyttyä -osion osakeluettelon siirron kysymyksistä.

Myös osakkaiden täytyy toimia

Taloyhtiö ilmoittaa osakeluettelon siirrosta osakkeenomistajille. Osakeluettelon siirron jälkeen jokainen osakas hakee vielä erikseen omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjansa mitätöintiä Maanmittauslaitokselta. 

Omistuksen rekisteröinnin jälkeen huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä. Osakkaan ei enää tarvitse huolehtia paperisen osakekirjan säilyttämisestä eikä sen mahdollisesta katoamisesta.

Omistuksen rekisteröintiin on osakkailla aikaa 10 vuotta osakeluettelon siirrosta, mutta rekisteröinti on pakollista jo aiemmin, jos huoneisto vaihtaa omistajaa. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, pankki hakee omistuksen rekisteröintiä osakkeenomistajan valtuuttamana.

Lisätietoa

Osakeluettelon siirto: https://osakehuoneistorekisteri.fi/osakeluettelon-siirto

Osakkeenomistajille: https://osakehuoneistorekisteri.fi/osakkeenomistajille

Teksti: Suvi Takala, Maanmittauslaitos