Pienikin yritys voi säästää puolikkaan työpäivän kuukaudessa luopumalla taloushallinnossa paperista ja siirtymällä sähköisen tiedon käyttöön. Pelkästään alv-raportteja tehdään Suomessa vuosittain 3,7 miljoonaa, joista paperilla noin 500 000.
Jos esimerkiksi alv-raportointi saataisiin täysin automatisoitua, säästyisi tuoreen laskelman mukaan vuositasolla Suomessa työtä arviolta 250–300 henkilötyövuotta.
Finanssialan Keskusliitto, Suomen Taloushallintoliiton ja auktorisoitu tilitoimisto Leppävaaran Laskenta ovat yhdessä tehneet kestävän kehityksen toimenpidesitoumuksen.
– Sitoumuksen tavoitteena on edistää sellaisia toimia, jotka parantavat taloushallinnon laatua ja tehokkuutta ja samalla pienentävät toiminnan ilmastovaikutuksia, toteavat kehityspäällikkö Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta ja Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen.
Tehtyjen laskelmien perusteella nähdään, että tietojen käsittelyn automatisointi taloushallinnon tehtävissä pienentää yrityksen ilmastovaikutuksia merkittävästi.
– Paperilla tehty taloushallinto vie yhden hengen yrityksessä viisi tuntia kuukaudessa. Automatisoituna aikaa menisi vain puolitoista tuntia. Hyödyt kasvavat yrityskoon kasvaessa, ja astetta suuremmassa yrityksessä säästö olisi jo yli 20 tuntia kuukaudessa, toteaa Vuokko Mäkinen.
Verkkolaskulla tiedot saatavana rakenteisessa muodossa
Yritykset käyttävät laskuttaessaan nykyisin pitkälti verkkolaskuja, joita lähetetään pelkästään pankkien kautta vuodessa vajaa 100 miljoonaa kappaletta.
Verkkolaskussa tiedot annetaan rakenteisessa muodossa eli laskun tiedot, kuten erittelyt ja verojen osuus löytyvät kaikki omista kentistään. Myös yritysten käyttämä pankkien konekielinen tiliote on rakenteisessa muodossa, joten tilitapahtuman tiliöinti on mahdollista automatisoida. Rakenteisena tieto siirtyy samassa muodossa järjestelmästä toiseen ilman manuaalisia työvaiheita.
– Konekielisillä tiliotteilla ja verkkolaskuilla olevat tiedot voidaan suoraan automatisoida, jos vain tilitoimistojen käyttämät ohjelmistot osaisivat tietoja hyödyntää. Automatisoimalla tietojen käsittelyä voitaisiin säästää huomattavasti sekä työaikaa että ilmastorasitusta, toteaa Pirjo Ilola.
Korttiostokuittien tiedot automatisoitava
Suurin hyöty saataisiin, jos korttiostokuittien käsittely voitaisiin automatisoida. Vaikka korttimaksujen käsittely on sähköistä, ei korttioston kuittitietoja saada taloushallinnon käyttöön toistaiseksi kuin paperilla tai PDF-kuvana, jolloin tiedot on käsiteltävä manuaalisesti.
Yrityskorttiostojen määrää ei tilastoida, mutta valtionhallinto käsittelee manuaalisesti 600 000 ostokuittia vuodessa. Jos näiden kuittien käsittely pystyttäisiin automatisoimaan, säästö ilmastovaikutuksissa olisi vuositasolla suuruusluokaltaan 200 000 kg hiilidioksidia.
– Korttiostokuittien saaminen rakenteiseen muotoon ja niiden käsittelyn automatisointi mullistaisi yritysten taloushallinnon arkea. Pelkästään mikro- ja pienyrityksissä automatisoinnista syntyvät hyödyt olisivat merkittäviä ja koko Suomeen skaalattuna vaikutukset olisivat vielä merkittävämpiä, sanoo Pirjo Ilola.
Taloushallinnon haasteet johtuvat pitkälti niistä työkaluista ja ohjelmistoista, joilla kirjanpitoa ja raportointia tehdään.
– Reaaliaikaisen ja rakenteisen tiedon puute johtaa siihen, että kirjanpitotiedot ja -raportit tulevat useimmiten viiveellä ja voivat olla jopa 1,5 kk vanhoja. Tällaisten tietojen pohjalta ei voida tarjota yrityksen päivittäiseen johtamiseen tarvittavaa tukea, sanoo Tuomas Tahvanainen Tilitoimisto Leppävaaran Laskennasta.
Tahvanaisen mukaan taloushallinnon tietojen tuottaminen nykyjärjestelmillä vaatii edelleen paljon manuaalityötä. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen on haastavaa, kun yhteistä standardia ei ole olemassa. Tietojen manuaaliseen käsittelyyn käytetty aika vähentää asiakkaan neuvontaan ja konsultaatioon jäävää aikaa.
Finanssialan Keskusliiton, Taloushallintoliiton ja tilitoimisto Leppävaaran Laskennan kanssa keväällä 2015 tehdyn toimenpidesitoumuksen edistymistä seurataan erilaisin mittarein kolmen vuoden ajan.