Kiinteistönvälittäjä soittaa isännöitsijälle varmistaakseen kaupparekisteristä saamansa paperin ja todellisuuden välisen eron – nimittäin: ”Eihän täällä XX-kadulla olevassa huoneistossa A ole huoneistosaunaa? Kaupparekisteristä saamassani otteessa ruksi on siinä kohdassa, että olisi.”
Isännöitsijä ryhtyy penkomaan papereita ja selviää, että taloyhtiössä on kyllä yksi huoneistosauna, mutta asunto E:ssä, ei A:ssa. Kaupparekisterissä tapahtunut ”pikkuvirhe”. Paperit todistavat toisin.
Toiminnantarkastaja lukee toimintakertomusta ja pysähtyy ihmettelemään, miten 100 000 euron korjaushankkeesta on tullut toimintakertomuksen mukaan miljoona luokan hanke. Numerovirhe.
Sähköiset järjestelmät puskevat väkisin isännöitsijöiden arkeen. Tietomäärä järjestelmissä on valtava ja siksi yhdenkin numeron tai kirjaimen virhe tai ruksi väärässä kohdassa tai luku väärässä sarakkeessa voi vaikuttaa merkittävällä tavalla asioiden kulkuun. Ja nimenomaan haitallisesti, jopa isännöitsijän vastuukysymyksiä hipoen. Jos tiedot isännöitsijätodistuksessa eivät olekaan oikein…
Tietojen käsitteleminen sähköisissä järjestelmissä lisääntyy, vaikka kuinka yrittäisi taistella vastaan. Seuraavaksi on tulossa rakennuspalveluihin liittyvien tietojen toimittamisvelvollisuus verohallinnolle, joka tietenkin sähköisistä järjestelmistä pitävänä viranomaisena suosii sähköisiä järjestelmiä.
Ympäristöministeriössä on selvitys, jonka mukaan asunto-osakkeet ja asunto-osakeyhtiötiedot merkittäisiin sähköiseen rekisteriin, joka mahdollistaisi aikanaan myös sähköisen asuntokaupan.
Isännöitsijätoimistoille tämä tietoteknisiin järjestelmiin, ohjelmistoihin ja laajakaistayhteyksiin perustuva tietomaailma on selvästi haaste. Kuinka monella on itsellään taito ja kyky arvioida hankintavaiheessa järjestelmien sopivuutta omien tarpeiden kannalta? Kuinka niistä saadaan ”meidän toimiston mukaisia”, koska niin erilaisia tarpeet ovat. Tai entäs kun yhteydet katkeilevat tai virusperhana on sukeltanut verkostoon?
Paljon puhutaan asiakaslähtöisyydestä. Kiinteistöalan tietojärjestelmien kehittäjillä on haasteensa, sillä heidän täytyisi nykyistä paremmin asettua nimenomaan asiakkaan asemaan. Biteistä ja pikseleistä ei ole hyötyä, elleivät ne toimi, niin kuin pitäisi. Epäonnistuneista järjestelmistä ja kaupoista ei synny kuin hammasten kiristystä ja imagotappioita.
Huolestuttavinta kehityksessä kuitenkin on se, että miten välttää virheet – väärä luku, väärä ruksi – kun ihmisestä kaikki kuitenkin lähtee? Miten turvata järjestelmien toimivuus sähkökatkojen yhteydessä tai tietojen siirroissa? Onko ihan pakko laittaa kaikki tieto sähköisten järjestelmien varaan ja tietokoneiden uumeniin tai pilviin? Onko ihan pakko?
Päätoimittaja Riina Takalan pääkirjoitus toukokuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Professional 4/2014
