Pian 30 vuotta isännöitsijänä työskennellyt isännöintiyrityksen vetäjä sanoi, että asiakkaiden luottamus on aina ansaittava. Se ei ole itsestäänselvyys ja siksi sen eteen on tehtävä töitä. Molemminpuolinen avoimuus on luottamuksen tärkein työkalu.
Osakkeenomistajat purnaavat usein erilaisilla laki- ja keskustelupalstoilla siitä, etteivät saa pyynnöistään huolimatta hallituksen pöytäkirjoja nähtäväkseen. Se onkin näin, että heillä ei ole oikeutta saada hallituksen pöytäkirjoja kuin siltä osin, että käsitelty asia on koskenut osakasta ja hänen huoneistoaan. Sen sijaan yhtiön tilinpäätösasiakirjoihin, muihin yhtiökokousasiakirjoihin ja yhtiökokousten pöytäkirjoihin osakkailla on ”tiedonsaantioikeus”.
Vantaalaisen Asunto Oy Vantaan Vakan hallituksen puheenjohtaja Esa Kinnunen kertoo, että hänellä on tapana aina laatia hallituksen kokouksen asioista tiedote, joka jaetaan taloyhtiön osakkaille ja asukkaille. Ellei ole selkeästi mitään tiedotettavaa, ei tehdä tiedotetta. Osakkaat ja asukkaat ovat olleet tiedotuskäytännöstä hyvillään.
Asunto-osakeyhtiölain toimivuutta koskeneessa oikeusministeriön verkkokeskustelussa pohdittiin, pitäisikö osakkaiden tiedonsaantimahdollisuuksia parantaa esimerkiksi sillä, että tiedottaminen yhtiökokousten välillä kirjattaisiin lakiin pakolliseksi tai annettaisiin laissa siitä suositus.
Tuntuu kummalliselta, ettei hallitus voisi avoimesti kertoa asioista, ei tietenkään luottamuksellisista, mutta siis yleisemmän tason asioista, jotka koskettavat kaikkia.
On selvää, että epäluottamuksen siemen syntyy varsin herkästi, kun ei tiedoteta, eikä edes kerrota, mitä asioita hallituksessa on ollut esillä tai valmistellaan. Yhtiökokoukseen osallistumisen tärkeys korostuu tällaisissa tilanteissa entisestään.
Joissakin taloyhtiöissä esimerkiksi syys- tai kevättalkoiden yhteydessä hallituksen puheenjohtaja kertoo hallituksessa käsitellyistä asioista ja vetää yhteen ajankohtaiset asiat, jotka ovat olleet tai tulevat olemaan esillä. Joissakin yhtiöissä isännöitsijä on osakkaiden ja asukkaiden tavattavana taloyhtiössä tiettyinä ajankohtina, tietty päivä kuukaudessa tai muuten järjestäen.
Teknisiä välineitä on nyt todella runsaasti perinteisen paperitiedottamisen rinnalla: Sähköpostitiedottaminen, sosiaalinen media, taloyhtiön kotisivut ja ellei ole netin käyttäjiä, niin esimerkiksi asukastv-tiedottaminen.
Verkkokyselyssä kommentoineet olivat erityisesti sitä mieltä, että isännöitsijöiden pitäisi käyttää tiedottamisessaan ja viestinnässään entistä enemmän sosiaalista mediaa.
Ei käy kateeksi isännöitsijäkuntaa, koska tämäkin asia tuntuu kaatuvan monien muiden asioiden lomassa isännöitsijöiden kontolle. Ei pidä kuitenkaan unohtaa, että hyvin toimiva hallitus on avoin ja aktiivinen ja luo tiedottamiselle tietynlaiset käytännöt ja vastuuhenkilöt. Ne voi kirjata vaikkapa taloyhtiön strategiaan. Tiedotteiden lukemista tai ymmärtämistä ei voida taata, mutta yrittää ainakin pitää.
Pääkirjoitus Riina Takala Kiinteistöposti PääkaupunkiseutuExtrassa lokakuussa 8/2014.