On tärkeää, että taloyhtiön hallitus välillä vähintäänkin pohtii isännöinnin kilpailutusta. Isännöinnin kilpailutus on kuin taloyhtiön hallinnon määräaikaishuoltoa. Hallituksen pitää valvoa isännöitsijän toimintaa ja päästä aina keskeisiin tietoihin – isännöintitoimiston digitaalisilla palveluilla on väliä.
Jos taloyhtiö haluaa kilpailuttaa isännöintipalvelut, kannattaa lähteä liikkeelle siitä, mitä yhtiö tarvitsee ja mitä isännöitsijältä halutaan.
– Aluksi hallituksen on hyödyllistä pitää aivoriihi ja käydä avointa keskustelua taloyhtiön tilanteesta ja pohtia, mitä parannuksia mahdollisesti pitäisi tehdä, kertoo Kuluttajaliiton pääsihteeri Juha Beurling-Pomoell.
Aluksi voi siis laittaa rennosti asioita ylös ja haarukoida, halutaanko esimerkiksi talouden seurantaa, lisää teknisen puolen osaamista tai vaikkapa enemmän strategista ajattelua. Tai kenties näitä kaikkia.
– Apuna voi käyttää Kiinteistömedian tuottamaa taulukkoa isännöitsijän mahdollisista työtehtävistä, mutta ensin kannattaa kuitenkin vapaamuotoisesti miettiä isoa kuvaa.
Pitää muistaa, että hallitus muodostuu ihmisistä ja heillä saattaa olla erilaisia näkemyksiä asioiden hoidosta. Yleisen tason strateginen keskustelu on siksi merkittävä.
– On hyvä istua alas rauhassa ja katsoa, ettei kokouksessa ole muita asioita. Esimerkiksi Teams-kokouksessa voi vaikka pari tuntia keskustella ja kehitellä vain tätä asiakokonaisuutta.
Kilpailutus on tilanteen päivitys
Kilpailutus ei tarkoita automaattisesti sitä, että uusi isännöitsijä voittaa.
– Kun on tämä kartelliepäily, nykyiselle isännöitsijälle voi sanoa, että haluamme varmistua, että hinnat ovat kohdallaan. Ja toivomme, että sinäkin osallistut tarjouskilpaan, Beurling-Pomoell neuvoo.
Kyseessä on siis lähinnä päivitys, eräänlainen taloyhtiön hallinnon viisivuotishuolto.
– Se on silläkin tavalla kätevää, koska silloin voi puhdistaa pöytää ja katsoa, mikä on markkinatilanne.
Kilpailutus on aiheellinen myös esimerkiksi siksi, jos sopimuksessa ei ole määritelty hinnankorotusperusteita isännöitsijätodistukselle tai jos hinnat ovat kohonneet asukkaiden mielestä pikkuhiljaa liikaa.
– On hyvä, että osakkaat vaativat hallitusta tilille, mitä se on tehnyt varmistuakseen siitä, että isännöitsijä ei ole vedättänyt taloyhtiötä. Voi kertoa, että kilpailutimme ja nykyinenkin isännöitsijä laitettiin samalle viivalle muiden kanssa, tämä voitti ja nyt jatketaan edelleen nykyisen kanssa, Beurling-Pomoell sanoo.
Useita tarjouspyyntöjä
Tarjouspyyntöjä kannattaa lähettää mahdollisimman laajasti, ja katsoa, mistä saa vastauksen. Pitää muistaa, että vastauksen saaminen ei suinkaan ole automaattista.
– Selvää on, että nykyisellekin isännöitsijälle kannattaa tarjouspyyntö lähettää, ellei ole jotain selkeää syytä, miksi hallitus ei näin halua tehdä. Jos sukset ovat syystä tai toisesta menneet ristiin, tarjouspyyntöä ei kannattane lähettää.
Beurling-Pomoell muistuttaa, että kaikilta toimistoilta ei välttämättä tule vastausta. Hyvä isännöitsijätoimisto ei ota uusia asiakkaita, jos heillä ei ole resursseja palvella.
– Pikemminkin se on päinvastoin. Jos tarjouspyyntöön ei osallistuta, se saattaa olla asiallisen isännöintitoimiston merkki. Se tarkoittaa usein sitä, että heillä on nyt kädet täynnä, eivätkä he voi ottaa uusia asiakkaita. Silloin ei yksinkertaisesti voi palvella hyvin.
Isännöitsijäehdokkaiden haastattelu
Haastatteluvaiheessa pitää ainakin olla mukana itse yrittäjä ja asiakasvastaavaksi mahdollisesti tuleva isännöitsijä.
– Kyseessä on työhaastattelu, ei sen kummempaa. Hehän tulevat taloyhtiölle töihin.
Tietysti on tarkistettava referenssit ja cv. Soitto edellisille asiakkaille on itsestään selvää, Juha Beurling-Pomoell sanoo.
Tärkeää on myös se, miltä haastateltavat henkilöt vaikuttavat. Joku voi vaikuttaa paperilla hyvältä, mutta saattaa osoittautua tylyksi henkilöksi.
– Juuri tämän takia pitää soittaa edellisille asiakkaille. Kyseessä voi olla kiva tyyppi, mutta tämä ei saakaan mitään aikaiseksi.
Koska kyseessä on ihmisbisnes, ihmisten väliset kemiat ovat tärkeitä.
– Jos naama ärsyttää ensimmäisessä haastattelussa, valintaa on syytä harkita tarkkaan. Kyse on lopulta siitä, että ihmisten pitää tulla keskenään toimeen. Faktat pitää tietysti joka tapauksessa olla kunnossa.
Hinnankorotusperusteet selkeästi esille
Yksi tärkeä asia isossa kuvassa on selvittää, mitkä palvelut kuuluvat kiinteään hintaan ja mitkä ovat erikseen veloitettavia.
Kilpailu- ja kuluttajavirasto on huomannut, että toisinaan myydään halvalla sisään, ja sitten kustannuksia laitetaan lisäveloitettaviin palveluihin, esimerkiksi isännöitsijätodistuksiin.
– Kiinteään hintaan on hyvä saada sitä, mitä taloyhtiö tarvitsee usein. Hallitus voisi kartoittaa ainakin sen, mitä taloyhtiö on viimeisen vuoden aikana tarvinnut eniten.
Sopimukseen on syytä saada selkeät hinnankorotusperusteet sekä kiinteille hinnoille että erikseen veloitettaville palveluille, Beurling-Pomoell toteaa.
– Surullisenkuuluisa esimerkki on, että joihinkin palveluihin vain lätkäistään pari kymppiä lisää.
Selkeää on käyttää elinkustannusindeksiä siksi, että korotuksista ei tule tunnetta kohtuuttomuudesta.
Sähköiset työkalut
Yksi keskeinen kysymys on, miten helposti hallitus pääsee tarkastelemaan ja valvomaan isännöitsijän työtä eli onko heillä käytössään sähköiset työkalut.
Ongelma voi olla, että jollakin isännöitsijätoimistolla kaikki tili- ja taloustiedot ovat vain paperilla.
– Koska taloyhtiön hallituksen pitää valvoa isännöitsijän toimintaa, niin on hyvä, että aina ei tarvitse odottaa hallituksen kokousta. Joskus kokousväli voi olla pitkäkin, mutta koska koko ajan tapahtuu laskutusta, hallituksella pitää olla aina pääsy kaikkiin keskeisiin tietoihin.
On niitä isännöitsijätoimistoja, jotka ovat vieneet kaikki palvelut digiin ja niitä, jotka ovat vieneet vain ne pakolliset toiminnot.
Myös viestintäpuoli on merkittävä.
– Jos halutaan saada kaikille osakkaille viesti jostain aiheesta, ilman kunnossa olevaa digipuolta on aika vaikeaa ja kallista ottaa kopioita ja lähetellä kirjeitä, Beurling-Pomoell sanoo.
Hereillä pitää olla!
Kun joku henkilö isännöitsijätoimistosta on määritelty asiakasvastaavaksi, toimiston ei kuulu yksipuolisesti vaihtaa henkilöä toiseen.
Tietysti on tilanteita, että joku on joskus sairas tai vaihtaa työpaikkaa, mutta lennosta asiakasvastaavaa ei ole hyvä vaihtaa.
– Toisinaan hommaan on aluksi laitettu joku kiva henkilö, ja kun on päästy hyvään yhteistyöhön, hänen tilalleen tuleekin joku muu.
Myös taloyhtiöllä pitää olla sanottavansa henkilövaihdoksiin, se ei saa olla vain ilmoitusasia.
Huomattava on sekin, että hallitus voi onnistua tekemään väärän valinnan.
Kaikki asiat sisältävät riskejä, myös se, kun ei tee mitään.
– Jos hallitus ei tee mitään, eikä se kilpailuta, sekin on riski. Silloin voivat viime aikoina epäilyjen alla olevat kartellit olla mahdollisia.
Taloyhtiön hallitus kantaa viimekätisen vastuun siitä, että asiat hoituvat.
– Ammatillinen osaaminen taloyhtiöön tulee usein ammatti-isännöitsijän kautta. Isännöitsijä on ikään kuin taloyhtiön toimitusjohtaja, Juha Beurling-Pomoell muistuttaa.
Kilpailuttamista on syytä siis ainakin vahvasti harkita. Jos kaikki menee hyvin, eikä ole epäilyksiä, että hinnat ovat ylikalliita, ei ehkä kannata ryhtyä kilpailuttamaan. Päätös on taloyhtiön hallituksen käsissä.
– Mutta jos palvelun laadussa tai toimitusvarmuudessa on ongelmia tai hinnat ovat kovia, niin siitä vaan kilpailuttamaan! Ei kuitenkaan pidä hätiköidä, sillä vanha sopimushan on edelleen voimassa ja turvaa yhtiön tarvitsemat isännöintipalvelut, kunnes uusi isännöitsijä on mahdollisesti valittu. Hereillä pitää olla, Beurling-Pomoell lisää.
Teksti: Jyrki Liikka