Hyvä yhteishenki ja luottamus kaikkien osapuolten kesken. Tekeminen mahdollistaa luovuuden käyttämisen, uuden keksimisen ja tekemisen toisin kuin ennen. Oppimista, yhdessä tekemistä, avoimuutta, kustannusten hallintaa. Etukäteen jo tiedetään, paljonko maksaa ja mitä sillä saadaan.
Voisiko ensilukemalta arvata, että edellä kuvataan muutamin ajatuksin turkulaisen kiinteistöosakeyhtiön 17 kerrostaloa koskevan julkisivukorjaamisen hanketta?
Kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolku on korjausrakentamisessa edelläkävijä siinä, että ensimmäistä kertaa niin kutsuttua allianssi- eli yhteistoimintamallia sovelletaan vuokrataloyhtiöiden korjaamiseen.
Tarkoitus on toteuttaa uudenlaisella yhteistyön toimintamallilla julkisivukorjaukset 17 kerrostaloon vuoteen 2018 mennessä.
– Saimme toukokuussa rakennusluvan. Ensimmäisestä neljän talon ryhmästä kahdessa talossa vanhat julkisivut on purettu, ikkunat vaihdetaan ensi viikolla ja siitä hanke etenee, toimitusjohtaja Marjatta Roth valottaa tämänhetkistä tilannetta.
Tässähän ei sinällään ole mitään uutta, eikä ihmeellistä, mutta periaatteet jatkuvasta parantamisesta ja tekemisestä kaikki hankkeen parhaaksi merkitsevät uudenlaista toteuttamista ja sen myötä oppimista ja kehittämistä. Tarkoitus on, että se kaikki tieto ja kokemus, jonka on todettu menneen hyvin, hyödynnetään seuraavissa kahdessa kohteessa. Ja jos taas todetaan, että nämä ja nämä asiat voitaisiin tehdä paremmin, tekemistä parannetaan tulevissa kohteissa.
– Me voimme muuttaa seuraavissa kohteissa ”tyyliä”, jos se on tarpeen, tehdä asioita eri tavalla ja koko ajan parantaa suoritusta, Marjatta Roth toteaa.
Halu kokeilla uutta – kustannustehokkaasti
Tarve löytää uusia tapoja korjata lähiötaloja ja saada aikaan laadukkaampaa, nopeampaa ja edullisempaa korjaamista sysäsi kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolun aivan uudenlaiselle tielle.
Allianssikonsultin kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen tultiin siihen tulokseen, että allianssi- eli yhteistoimintamalli vastaa paremmin kiinteistöosakeyhtiön korjaamisen tarpeisiin ja toteuttamiseen kuin perinteinen suunnittelu- ja urakointimalli.
– Meillä oli pitkä lista toiveista, mitä halusimme omistuksessamme olevien, yhdellä asuinalueella sijaitsevien lähiötalojen korjaamiselta. Me halusimme korjata ne niin, että käyttökustannukset laskevat hinta-laatu –suhteen pysyessä hyvänä ja alueen imagoa saadaan parannettua, Marjatta Roth kertoo.
Kiinnostus vaihtoehtoisia toteutustapoja kohtaan kumpusi myös siitä, että oli kyse erittäin suuresta korjaushankkeesta, jossa varsinkin korjauskustannusten hallitseminen ja laatutavoitteiden toteuttaminen korostuivat.
Yhteisenä ”yrityksenä” toimitaan
– Uutta oli se, että kun oli sovittu korjaushankkeen toteuttaminen allianssimallilla, kilpailutettiin kaikki osapuolet. Sen jälkeen alkoi kehitysvaihe, johon kaikki allianssiin valitut toimijat osallistuivat.
– Me muodostimme ikään kuin uuden ”yrityksen”, jossa kaikilla on yhtä suuri painoarvo. Vähän niin kuin vatikaanissa: Ennen ei päätöstä tehdä ennen kuin kaikki ovat samaa mieltä. Pitää miettiä asioita yhdessä niin kauan, että löydetään yhteinen sävel, Roth kuvailee hankkeen kehitysvaiheen tapahtumia.
Tämän yhteisen organisaation tehtävänä oli hankesuunnittelu eli huomioida kiinteistöyhtiön esittämät korjaustarpeet ja niihin liittyvät tavoitteet ja miten ne voidaan toteuttaa.
– Meidän lähtökohtanamme oli, että korjaus ei saa maksaa kuin noin 20 miljoonaa euroa. Hankesuunnitteluvaiheessa kustannusarvio kuitenkin tarkentui 28-30 miljoonaksi euroksi, Roth kertoo ja mainitsee, että 8-10 miljoonan euron lisäys tehtiin tietoisesti, koska siten hankkeeseen saatiin sisällytettyä enemmän tärkeiksi koettuja laadullisia korjauksia.
Marjatta Rothin mukaan allianssimalli poikkeaa perinteisestä korjausurakasta siinäkin, että kehitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa on oma organisaationsa, joka muuttuu, kun siirrytään toteuttamiseen.
– Meillä on nyt ns. toteutusvaiheen organisaatio, joka on pienempi kuin tuo kehitysvaiheen organisaatio. Allianssimallissa pyritään koko ajan siihen, että tehdään vain sitä, mitä tarvitaan. Otetaan turhat pois ja muutetaan sitten vaikkapa organisaatiota niin, että se vastaa tämänhetkisiä tarpeita.
Kaupallisella neuvottelumenettelyllä saatiin oikeat ”allianssilaiset”
Allianssimallissa raskaaksi Marjatta Roth kuvaa sitä vaihetta, jossa kaupallisen neuvottelumenettelyn kautta haetaan allianssimalliin ”istuvat” suunnittelijat, valvojat ja urakoitsijat.
Käytännössä tämä vaihe tarkoitti sitä, että kaikille yritysten edustajille, jotka olivat ilmaisseet olevansa kiinnostuneita urakasta, annettiin kaikki mahdollinen tieto kohteesta, tavoitteista ja vaatimuksista ja käytiin workshop- tyyppistä keskustelua.
Marjatta Roth kertoo pettyneensä siihen, miten paljon tämän vaiheen jälkeen yrityksiltä tuli kuitenkin tarjouksia, jotka eivät olleet lähimainkaan sitä, mitä neuvotteluissa oli kerrottu tai toivottu yritysten tarjoavan.
– Raskaudesta ja pitkäkestoisuudesta huolimatta koin tämän vaiheen erittäin tärkeäksi. Sen kautta löysimme yhteistyötiimiimme sellaiset toimijat, jotka myös ovat sitoutuneet toteuttamaan hankkeen allianssimallilla.
Sama vene hyvissä ja huonoissakin tilanteissa
Yksi allianssimallin erikoisuuksista on siinä, että yhteisen tekemisen kautta riskit ja mahdollisuudet jaetaan yhdessä.
– Tämä tarkoittaa sitä, että jos joku tekee rakennushankkeessa virheen, siitä kantavat vastuun kaikki mukana olevat. Mutta myös niin, että jos onnistutaan, siitäkin hyötyvät kaikki, Marjatta Roth kuvaa.
Tätä toimintatapaa tukee myös kaupallinen malli, joka allianssimalliin sisältyy. Sekin kannustaa kaikkia toimimaan yhdessä ja niin, että toiminta on kaikille taloudellisesti kannattavaa. Sieltä löytyy siis palkitsemisen välineet.
Yksi esimerkki avoimuudesta tämäkin: – Allianssipartnerit näkevät toistensa ansaintalogiikan. Kilpailutuksessa heidät on kilpailutettu, mutta ei hinnalla, vaan katteella ja kaikki tietävät toistensa katteet.
– Me tilaajana olemme todellakin mukana kaikissa hankinnoissa. Me näemme kaikki hankintasopimukset. Olemme mukana alihankkijoiden toimituksissa. Olemme mukana arkkitehtisuunnittelussa. Ihan detaljiikkatasolla, koska vaalimme sitä, että huollettavuuteen, käytettävyyteen liittyvät ja elinkaariasiat, jotka ovat meille tärkeitä, tulevat huomioiduiksi.
Tilaajan laatutavoitteiden seuranta
– Meillä oli laadittu korjaamiselle etukäteen jonkinlaiset suunnitelmat ja tavoitteet, mutta oikeastaan tällainen hankesuunnitteluprosessi voi ihan yhtä hyvin lähteä liikkeelle nollasta, Marjatta Roth mainitsee.
Hankesuunnittelussa asetetaan yhteisiä tavoitteita, mutta tilaaja asettaa myös reunaehtoja ja laadullisia vaatimuksia: – Ja sitten yhdessä asiantuntijoiden kanssa mietitään, miten laadulliset, tilaajan ja asukkaiden kannalta tärkeät asiat, tulevat näkyviin suunnitelmissa ja urakoitsijan toteutuksessa.
– Ne eivät jää vain papereihin, joita kukaan ei lue, eikä muista. Kun me olemme tilaajana koko ajan mukana, niin me olemme koko ajan myös muistuttamassa tavoitteistamme.
– Lisäksi kaupallinen malli sisältää laatuvaatimuksia, joita seurataan koko ajan ja joista tekijät saavat bonusta. Laatuvaatimukset eivät siis jää vain sunnuntaipuheiksi.
Myös asukkaiden mukaan ottaminen on tässä toimintamallissa tärkeä periaate. Niinpä ovat arkkitehdit ja muutkin suunnittelijat istuneet useamman kerran avoimien ovien työpajoissa kuuntelemassa asukkaiden toivomuksia.
– Jotkut haluavat henkilökohtaiset kontaktin, jotkut tulevat mukaan kokouksiin. Me olemme myös viestinnän kautta osallistaneet asukkaita mahdollisimman paljon osallistumaan, Marjatta Roth kertoo.
Riskien kartoittamista ja seurantaa
Sekä kehitysvaiheen, että myös toteutusvaiheen organisaatioon kuuluu yhtenä ryhmänä ns. riskiryhmä, jonka tehtävänä on koko ajan seurata kustannuksia ja aikataulujen toteutumista.
– Koska tässä toimintamallissa tavoitteena on sovittu hinta, joka ei saa ylittyä sekä aikataulu, jonka pitää toteutua, eikä jälkikorjauksiakaan saa tulla, niin siksi tarvitaan riskiryhmä. Hankkeen alussa tehtiin riskikartoitus, mutta riskejä seurataan koko ajan. Jos jokin riski on ”täyttymässä”, siihen reagoidaan heti, Marjatta Roth kertoo.
Lisäksi toimintamalli mahdollistaa sen, että suunnittelu on jatkuvaa ja sillä pystytään reagoimaan heti, jos näyttää jokin suunniteltu tapa vievän väärään suuntaan.
Jatkuva kehittäminen ja oppiminen
Allianssimalliin liittyvät periaatteet jatkuva parantaminen ja hankkeen parhaaksi. Marjatta Rothin mukaan se tarkoittaa oppimisprosessia, jonka tuloksia tarkastellaan jo nyt, kun kaksi taloa ovat työn alla, ja varsinkin sitten, kun siirrytään kahden seuraavan talon korjaamiseen.
Lisäksi toimintamallissa haluttiin selvittää, mitä uusia innovaatioita julkisivujen korjaamisessa olisi mahdollista käyttää. Löydettiin aurinkopaneelit, joita on tarkoitus asentaa talojen päätyihin.
Sitäkin ratkaisua tutkittiin allakointimallissa, saman pöydän ääressä toteuttamista pohtimassa niin sähköasentaja kuin rakennesuunnittelijatkin sekä muut miettien, mitä tämä minulta vaatii, miltä tämä asia minun kannaltani näyttää.
Teksti Riina Takala Kuva Aimo Holtari
Artikkeli on julkaistu kesäkuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Tulevaisuuden Isännöinti -Extrassa 5/2015
Lue myös aikaisemmin julkaistu artikkeli Jyrkkälänpolun allianssimallin valmisteluista.