”Meidän isännöitsijämme ei palvele niin kuin pitäisi, mutta ei me vaihtamaankaan ruveta: on liian työlästä ja saako tilalle edes yhtä hyvää.” Kuulostaako tutulta? Ja epätasapaino asiakasyhtiön toiveiden ja käytännön isännöintitoiminnan kanssa jyllää vuodesta toiseen. Hinnalla on valittu, ammattitaitoon on ehkä luotettu sen tarkemmin selvittämättä. Tehtävien määritteleminen jätetty tekemättä, eikä vuosittaisista palautekeskusteluista ole edes kuultu tai ymmärretty niiden merkitystä.
Toisin voisi olla, sen tietää 20 vuotta isännöitsijänä toiminut ja nyt isännöinnin kilpailuttamiseen meklaripalvelun kehittänyt hyvinkääläinen Markku Pitkäranta. Tulevaisuudessa taloyhtiöt pystyvät kilpailuttamaan isännöintinsä paremmin. Tehtävät määritellään selkeämmin isännöitsijän tehtäväluetteloon perustuen. Isännöitsijän ammattitaitoon ja kokemukseen kiinnitetään riittävän paljon huomiota ja sitä kautta myös hinta palvelusta saadaan paremmin vastaamaan todellisuutta. Hallitusten ei tarvitse hoitaa kilpailutusta itse, vaan siihen saa ammattiapua.
Isännöitsijän vaihtamisen käytännön kipupisteet tunnistavalla kilpailuttamisprosessilla voidaan parantaa myös isännöitsijän ammattitaidon ja kokemuksen arvostusta.
– Käytämme saatujen tarjousten vertailussa pisteytystä. Isännöitsijän ammattitaito ja kokemus painottuvat eniten. Myös ehdolla olevan kohdeisännöitsijän työmäärää pitää punnita. Jos kohteita on isännöitsijällä yli 15, kiire vaikuttaa työn laatuun. Liian suuri työmäärä on myös työsuojelukysymys, eläkkeelle pitäisi päästä ilman infarktia, perustelee Pitkäranta näkemystään.
Hintataso osin koon määrittelemää
Isännöintimeklari teetti palvelun taustoittamiseksi kyselytutkimuksen Hämeenlinnan ja Järvenpään hallitusten puheenjohtajille. Sillä selvitettiin noin sadan hallituksen jäsenen näkemyksiä isännöinnin kilpailutuksesta.
Vastaajat olivat suurimmaksi osaksi pieniä alle 29 huoneiston taloyhtiöitä. Se vastaa isännöintisopimuksia ajatellen Pitkärannan mielestä hyvin alueellista, mutta myös koko Suomen kuvaa. Pieniä on varsin paljon. Tonttipulan vaivaamalla pääkaupunkiseudulla taas on luonnollista, että on pitänyt rakentaa ylöspäin, eikä 30 – 60 asunnon kerrostalo ole siellä harvinaisuus. Moni pieni taloyhtiö on pulassa, kun isännöinti pitäisi saada halvalla. Tarjouksia ei saada.
Kyselyssä 30 taloyhtiötä vastasi, että heidän isännöintisopimuksensa hinta kuukaudessa on alle 300 euroa – ja siis näitä alle 29 huoneiston yhtiöitä oli mukana noin 70.
– Moni isännöintitoimisto ei näitä pieniä, alle 300 euron kohteita pidä, eikä sellaisiin tarjouksia anna. Kun pyysimme tarjousta kahdeksan asunnon yhtiöille kahdeltakymmeneltä toimistolta, yksi tarjosi, Pitkäranta kuvailee käytännön tilannetta.
– Pienissä yhtiöissä kunnolla tehdyn hallinnon hinta tulee järjettömän kalliiksi. Käytännössä se tarkoittaisi vähintään yhtä euroa neliöltä ja sitä kautta helposti kolmas – neljäsosaa kaikista hoitovastikkeesta. Se on liian korkea kipuraja.
Kyselyssä kolmisen kymmentä yhtiötä sijoittui isännöintihinnassa 300 euron ja 599 euron välille. Yli 600 euroa kuukaudessa isännöinnistä maksoi 20 kyselyyn vastannutta taloyhtiötä.
– Kiinteä laskutus voi olla yli tuhatkin euroa. Uskoisin kuitenkin, että se on parhaimmillaan puolet tuosta, jossakin siellä 500:n ja tuhannen euron välissä, Pitkäranta mietiskelee todeten, että vastaajien antama kuva vastaa hyvin myös omaa näkemystä nykyisten sopimusten hintatasosta.
Tehtäväluetteloa ei tunneta
Tarjouspyynnöissä oli 40 tapauksessa käytetty kaikille yhtenäistä tarjouspyyntöasiakirjaa, neljässä tapauksessa erilaisia ja kaksi ei osannut sanoa. 25 vastaajaa oli käyttänyt tarjouspyynnöissä isännöitsijän tehtäväluetteloa pohjana, 16 tapauksessa ei käytetty ja viisi ei osannut sanoa.
– Tämä kertoo siitä, että ne, jotka eivät käyttäneet tai eivät osanneet vastata, eivät ehkä tiedä tehtäväluettelon olemassaolosta.
Usein isännöitsijän etsintä lähtee sitä, että pyydetään tarjouksia ja jokainen isännöitsijätoimisto tarjoaa oman mallinsa mukaan, sen joka soveltuu parhaiten toimiston konseptiin. Näin tarjoaminen onkin toimisto-, ei asiakaslähtöistä.
– Meklaroinnissa onkin se tärkeintä, että jokainen toimisto tarjoaa samalla hallituksen päättämällä sopimussisällöllä. Näin tarjoukset ovat vertailukelpoisia, Pitkäranta huomauttaa.
Isännöinnin tehtäväluettelo on hyvä ja riittävä perusta isännöintipalvelun tarjoamiseen. Taloyhtiö voi sitä tarpeidensa mukaan räätälöidä, mutta Pitkärannan mukaan ei räätälöinnissä kannata lähteä kovin poikkeuksellisille linjoille. – Taloyhtiöt ottavat tietysti kantaa, onko kiinteä vai erillislaskutus, mutta isännöitsijän tehtäväluettelon kohtia kannattaa muuttaa vain, jos on siihen selkeä, pätevä peruste.
Tarjoukset liitteiksi pöytäkirjaan
Ei ole tavatonta, että tarjouksen antanut isännöitsijätoimisto saa van sähköpostiviestin valinnasta. Isännöintimeklarin kyselyyn osallistuneista hieman yli puolessa tapauksista oli käyty läpi haastatteluja. Haastatteluissa oli ollut keskimäärin 2-3 ehdokasta, viidessä tapauksessa vain yksi. Paikan päällä oli ehdokkaan tavannut noin puolet prosessin läpikäyneistä, muutama puhelimitse ja yksi sähköpostilla tavoittaen.
– Joskus katsoin valinnan jälkeen hallituksen kokouspöytäkirjan niin oli kirjattu että halvin valittiin. Tässäkään tapauksessa tarjouksia ei ollut pöytäkirjan liitteinä. Ajattelivat varmaan, ettei lopettavan isännöitsijän tarvitse niitä nähdä. Saikohan tilintarkastaja ne käyttöönsä?
Pitkäranta pitää hyvänä merkkinä sitä, että tutkimuksen mukaan hieman yli puolessa tapauksessa oli isännöitsijää haastateltu kasvokkain. – Siihenhän ehdottomasti pitäisi pyrkiä, koska se on ensimmäinen kontakti siihen mahdolliseen isännöitsijään. Ja kun on osaava isännöitsijä, sellainen varmasti menestyy haastatteluissa.
Ammattitaidon ja kokemuksen arvostus nousuun
Kyselyssä hinta ratkaisi 28 tapauksessa valinnan, isännöitsijän kokemus 19 tapauksessa ja isännöintiyrityksen maine 18 tapauksessa ja palvelusisältö 12 tapauksessa. Lisäksi kysyttiin tarkemmin, miten eri tekijöitä, kuten asiakaspalvelupisteen läheisyyttä tai tiedottamista, painotettiin arvioinnissa.
– Juu, se hinta, mutta onneksi seuraavina isännöitsijän kokemus, koulutus, toimiston maine ja palvelusisältö, Pitkäranta toteaa. Tämä on hyvä merkki siitä, että taloyhtiöt ovat kiinnostuneita myös muusta kuin hinnasta, mutta onko siihen riittävää osaamista, miten selvittää muita valinnan perusteita.
Markku Pitkärannan kilpailuttamismallissa lähdetään siitä, että ammattitaito ja kokemus ovat tärkeitä ja niiden painoarvo pisteytysjärjestelmässäkin varsin korkea.
Aliarvostukseen on Pitkärannan mielestä yksi selkeä selitys: – Työstä maksetaan niin huonosti. On sitäkin, ettei omaa ammattiylpeyttä pidetä riittävästi esillä.
Pitkäranta on innostunut ajatuksesta, että jos isännöintisopimuksen hintaan saataisiin 10 tai 20 senttiä neliömetriä kohti lisää, niin sillä parannettaisiin ratkaisevasti nykytilaa ja vaikutettaisiin tulevaan kehitykseen myönteisesti.
Onko sopimusten hinnan nostamiseen kuitenkaan varaa aikana, kun kilpailu toimistojen välillä on kovaa? – Isännöintiyritykset ovatkin kaivaneet itselleen sudenkuoppaa jo pitkään. Palveluita myydään liian halvalla, Pitkäranta harmittelee.
Kädet täynnä, ei lisää…
– Tällä hetkellä noin kolmasosa tarjouspyynnön saaneista antaa tarjouksen. Vertailun kannalta minimi on mielestäni neljä tarjousta. Helsingissä tarjouksia voidaan saada kymmenkunta. Toiset taas vastaavat heti, että eivät anna tarjousta.
Vaikeutena tuntuu olevan, että pienillä toimistoilla ei ole resursseja isompaan asiakasmäärään; Joillakin vain syynä se, ettei ole edes halua kasvattaa asiakaskuntaa.
– Työllistämisen kynnys on korkea. Tiedän sen omasta kokemuksesta kun piti isännöidä yksin ensin yli neljääkymmentä taloa ennen kuin oli rahkeita palkata lisää väkeä. Yhden työntekijän palkkaamiseen tarvitaan lisälaskutusta 70 000 euroa ja alvi päälle laskee Pitkäranta.
Teksti Riina Takala
Artikkeli kokonaisuudessaan on julkaistu helmikuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti 2/2014.