EU:n uusi tietosuoja-asetus tulee voimaan vajaan kuukauden kuluttua 25. toukokuuta. Taloyhtiöistä ne, jotka ovat hoitaneet tietosuojaan liittyvät velvoitteensa huolellisesti tähänkin mennessä, eivät joudu asetuksen myötä tekemään toiminnassaan suuria muutoksia. Näille taloyhtiöille tietosuoja-asetuksen ei pitäisi myöskään aiheuttaa merkittäviä kustannuksia esimerkiksi isännöitsijän kasvaneen työmäärän vuoksi.
Taloyhtiön pitämiä henkilörekistereitä ovat esimerkiksi lakisääteinen osakeluettelo ja useiden taloyhtiöiden ylläpitämä asukasluettelo.
”Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että asukkaiden ja osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa eikä esimerkiksi taloyhtiön kerhohuoneessa kaikkien saatavilla”, sanoo Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.
Pynnösen mukaan taloyhtiön on hyvä harkita, mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen sen on ylipäänsä tarpeellista kerätä.
Taloyhtiön sovittava tietosuojakäytännöistä kirjallisesti
Henkilötietolaki velvoittaa jo nyt taloyhtiön esimerkiksi laatimaan ylläpitämistään henkilörekistereistä rekisteriselosteen ja huomioimaan henkilötietojen käsittelyssä rekisteröidyn oikeudet. Vaikka uusi asetus ei tuo taloyhtiöille suuria lisävelvoitteita, hallituksen jäsenten ja isännöitsijän on silti syytä perehtyä siihen. Tätä varten Kiinteistöliitto on koonnut aiheesta tietoa verkkosivuilleen kaikkien taloyhtiöiden käyttöön. Jäsentaloyhtiölle tarjolla on lisätietoa ja dokumenttimalleja Kiinteistöliiton jäsensivuilla.
”Käytännössä tietosuoja-asetuksen tuomien velvoitteiden hoidosta huolehtii yleensä isännöintiyritys taloyhtiön puolesta osapuolten välisen isännöintisopimuksen perusteella”, Pynnönen toteaa.
Pynnösen mukaan on tärkeää, että taloyhtiö ja isännöintiyritys sekä mahdolliset muut palveluntarjoajat, kuten huoltoyhtiö, sopivat kirjallisesti siitä, kuinka tietosuoja niiden toiminnassa huomioidaan.
Sosiaalinen media ei ole henkilörekisteri
Jos taloyhtiö käyttää viestinnässään sosiaalista mediaa, kuten Facebookia, ja taloyhtiön hallituksen jäsenet viestivät toisilleen esimerkiksi WhatsApp-sovelluksen välityksellä, kyse ei ole henkilörekisteristä.
”Sosiaalinen media rinnastuu yksityishenkilöinä käytyihin pihakeskusteluihin. Viralliseen taloyhtiön asioiden hoitoon, kuten vaikkapa osakkaan muutostyöilmoituksen jättämiseen, on käytössä muut kanavat”, Pynnönen toteaa.
Viranomaisten kantojen mukaan myöskään porraskäytävän nimitaulu ei muodosta itsenäistä henkilörekisteriä. Osassa kuntia velvoite nimitaulun pitämiseen kiinteistön rappukäytävässä perustuu myös rakennusjärjestyksen määräyksiin eli tietojen käsittelylle on lakisääteinen peruste.
Lisätietoa taloyhtiön tietosuojasta Kiinteistöliiton verkkosivuilta