– Kannustan siihen, että isännöintitoimialalla jotkut ottaisivat enemmän ja tukevammin vastuuta tilaamisen ja rakennuttamisen välissä olevasta tyhjästä mustasta aukosta.
Näin totesi Jani Saarinen Vison Partners Oy:stä pohtiessaan korjausrakentamisen muutosten vaikutusta isännöintialalla.
Korjausrakentamisessa olisi hänen mielestään tulevaisuudessa tarvetta nimenomaan saneerausten ja korjaushankkeiden johtamisen palveluille, joita isännöintiyritykset voisivat tarjota.
– Taloyhtiöiden osakkaat maksavat korjaamisesta ylivoimaisesti kalleimman hinnan millä tahansa mittarilla mitattuna. Se taas johtuu siitä, että taloyhtiöt ovat koko rakentamisen ekosysteemin pahnanpohjimmaisia. Sitäkin voi kysyä, mistä se johtuu, Jani Saarinen pohjusti korjausrakentamisen kehittämisen tarpeeseen viitaten.
Yksi selityshän on, että asunto-osakeyhtiöiden korjaamisessa ollaan tavallaan ”puolimatkassa” – enemmänkin kuluttajarajapinnassa.
– Toinen syy on ehkä siinä, että taloyhtiöt ovat kertatilaajia ja te sitten ammattilaisina siinä välissä. Te ymmärrätte paljon enemmän, mutta joudutte painimaan siinä ammattirakentamisen, palveluntuottajien ja taloyhtiöiden välissä, hän jatkoi jutun alussa kuvainnollista mustaa aukkoa tarkoittaen.
Taloyhtiöiden saneerausten ja peruskorjausten toteutumismalleja pitäisikin uudistaa.
– Meillä on siinä selkeä yhteinen tavoite. Taloyhtiöiden remontit pitää saada nopeammiksi. Nopeampi tarkoittaa, että korjaaminen on edullisempaa. Kun joku osaa tehdä edullisemmin, se käyttää siihen vähemmän aikaa ja rahaa. Nopeutta ja sitä kautta edullisuutta pitäisi myös opetella vaatimaan, hän korosti.
Tavoitteina pitäisi lisäksi olla se, että korjausrakentamista kehitetään palveluna, kyetään tarjoamaan kokonaisratkaisuja ja riskejä ja mahdollisuuksiakin jaetaan toisin kuin perinteisessä toimintamallissa.
– Väitän, että korjausrakentamisen uudistaminen avaa teidän alallenne aivan uudenlaisia mahdollisuuksia, jos haluatte ottaa niistä kiinni, hän vielä jatkoi.
Miksi tehdä huonoja ratkaisuja ja valintoja?
Millä siis uudistaa taloyhtiöiden näkökulmasta korjausrakentamisen prosesseja ja sillä luoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja toimintatapoja myös isännöintialalle?
Tähän liittyen hän oli koonnut listan asioita, joita tilaajien edustajina isännöitsijöiden kannattaisi miettiä hankkeisiin ryhdyttäessä ja miten pitää asiat nykyistä paremmin hanskassa. Ensimmäisenä asiana näistä lähtötietojen hankkiminen.
– Tiedän kokemuksesta, että suunnittelijat ovat heti vaatimassa, että tehdään kaikki mahdolliset tutkimukset ja selvitykset ja hankitaan, jotta heidän on siitä sitten helppo jatkaa omaa työtään. Helppo vaatia ja pyytää, kun joku muu maksaa.
– Teidän tehtävänne on tietenkin pitää kiinteistöt kunnossa ja asiat hyvällä tolalla eli tarkoittaa sitä, että kuntoarviot on tehty ja tehdään säännöllisesti, pts-suunnitelma on olemassa, remontit on suunniteltu pitkäjänteisesti ja huoltokirja toimii.
Mutta missä eniten mättää, on Saarisen mukaan se, ettei kiinteistön piirustukset, eivätkä kuvat ole ajan tasalla, eikä asioita mallinneta.
– Minulla on lähtötietoihin liittyen vain yksi viesti ja se on, että pienessäkin korjauskohteessa kannattaa mallintaa. Mallintamista voi tehdä kevyesti tai laajasti, kalliilla tai halvalla.
– Halvimmillaan yksinkertaisen kerrostalon laserkeilaus ei maksa kovin montaa tuhatta euroa, mutta se kustannus tulee moninkertaisesti takaisin siinä prosessissa.
Mallinnuksen hyödyt tulevat hänen mukaansa vastaan esimerkiksi hankkeen viestinnässä ja päätöksenteossa.
– Asukkaiden on paljon helpompi ymmärtää asioita kuvina kuin se, että heille esitetään teknisiä piirustuksia. Puhumattakaan mallintamisen hyödystä siinä vaiheessa, kun lähdetään pyytämään tarjouksia. Silloin mallinnuksesta hyötyvät suunnittelijat kuin rakentajat.
Mitäs varten me tätä teimmekään?
– Tavoitteiden määrittely tuntuu olevan yllättävän vaikea asia, ammattilaisillekin, Saarinen korosti kaikista tärkeimmästä asiasta, jolla hanketta kyetään johtamaan.
– Tavoitteiden pitää olla äärimmäisen selkeät. Ne pitää pystyä osapuolten kesken kommunikoimaan ja selvittämään, mitä hankkeella haetaan. Onko tärkeintä se, että remontti tulee halvaksi, tehdään nopeasti, vaikuttaa elinkaarikustannuksiin, pienentää energiankulutusta vai mikä?
– Hankkeen tavoitteiden määrittely on äärimmäisen tärkeä johtamisen väline. Jos tätä ei ole tehty, on hirveän vaikea johtaa. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se ei ole ihan sitä.
– Tavoitteilla johdetaan niin, että suunnitellaan niin, että tavoitteet toteutuvat ja sen jälkeen rakennetaan se niin, että ne toteutuvat. Silloin se on omissa käsissä se hanke.
Toteutusmuoto pitää perustellusti valita
– Kolmas asia, mitä taloyhtiöiden hankkeiden kanssa tekemisissä olleena olen huomannut, että ellei hankkeessa ole ammattilaisia rakennuttamassa tai konsultteja mukana, niin poikkeuksetta unohdetaan täysin hankkeen toteutusmuodon valinta, Saarinen totesi.
– Tämä on äärettömän tärkeä asia, mutta ongelma on se, että toteutusmuotoja ei tunneta, eikä välttämättä ymmärretä niiden erilaista toimintalogiikkaa.
Jani Saarisen viesti oli se, että toteutusmuoto on päätettävä jo hankesuunnitteluvaiheessa.
– Kannustan teitä perehtymään asiaan, hankkimaan tietoa erilaisista toteutusmuodoista ja ennen kaikkea pohtia asia valmiiksi jo hankesuunnitteluvaiheessa.
– Tämä on tärkeää siksi, että ratkaisu määrittää sen, missä järjestyksessä suunnittelu ja rakentaminen hankitaan. Hankitaanko ne yhdessä vai erikseen, peräkkäin, limittäin vai miten? Miten menevät suunnittelun ja rakentamisen vastuut ja viime kädessä tilaajan vastuu?
Tärkeä viesti on Saarisen mukaan sekin, että ymmärtää, ettei sama malli toimi kaikissa hankkeissa.
– Vaikka olisitte tottunut viemään hankkeita läpi tietyllä mallilla, niin pelkästään se, että kohteet tai tavoitteet ovat niin erilaisia, vaikuttaa siihen, mikä toteutusmalli sopii mihinkin.
Valikoiman toista ääripäätä edustaa Saarisen mielestä perinteiset ja kiinteähintaiset urakkamuodot ja toista ääripäätä yhteistoimintamallit, allianssimalli, jossa muun muassa vastuu jakaantuu kaikkien toimijoiden kesken.
Toteutusmuodon valintaan vaikuttavat esimerkiksi minkälainen osaaminen ja resurssit tilaajalla on, onko tilaajalla halua tai kykyä osallistua johtamiseen, ja päätöksentekoon vai haluaako se ulkoistaa sen, haluaako tilaaja hallita riskejä vai ostaa tai myydä ne pois, minkälainen hanke on sisällöltään, aikataulut, tekniset vaatimukset jne.
– Toki markkinatkin vaikuttavat, mitä toteutusmuotoja päästään valitsemaan. Kaikki palveluntuottajat eivät osaa kaikkia näitä malleja, toiset eivät niitä halua käyttää ja markkinatilannekin luo toteutustavoista tietynlaisia yhdistelmiä, Saarinen pohdiskeli.
Hankinnatkin tavoitteen suuntaisesti
– Hankintaakin pitää ohjata tilaajan tavoitteilla, koska tavoitteet vaikuttavat siihen, ollaanko hankkimassa korjaamista halvimmalla hinnalla vai haetaanko sillä toimitusvarmuutta, aikataulua, tuotetta, ratkaisua vai jotakin näiden välistä.
Hankintamenettely on mietittävä, onko kilpailutus kaikille avoin vai rajoitettu vai käytetäänkö neuvottelumenettelyä.
– Saatteko tarjouskilpailusta 7 vai 5 tarjousta, niin minusta se ei ole tässä se pointti, vaan jos saatte 3 hyvää tarjousta, niin se on paljon parempi. Sillä on tosi iso merkitys, minkälaiset tarjouspyynnöt teette, kuinka kannustavia ne ovat tarjoajille.
– Lisäksi kannustan siihen, että aina kun on kyse hieman monimutkaisemmasta projektista, niin käyttäkää hinnan rinnalla jotakin muutakin kriteeriä. Halvin hinta yksinään johtaa yleensä siihen, että silloin konsultit ja rakentajakin pyrkivät minimoimaan työnsä.
– Mutta hinta yhdistettynä aikatauluun, läpimenoaikaan, laatuun, niin silloin ollaan paremmalla perustalla.
Lisäksi Saarinen kehotti miettimään tarjousten vertailuperusteetkin jo valmiiksi ennen kuin tarjouksia on edes maailmalle laitettu.
– Vertailuperusteiden pitää olla selkeitä, sovittu jo etukäteen ja kerrottu tarjoajillekin, että he tietävät, millä perusteilla valinta tullaan tekemään.
Yhteistoimintamallilla vaikeimpiin
Korjaushankkeita kannattaisi Saarisen mielestä tehdä enemmän yhteistoimintana – etenkin silloin, jos kohde on vaativa.
– Nythän hankkeet toteutetaan niin, että jokainen vastaa omasta palasestaan. Kun joku tekee virheen alussa, se huomataan vasta lopussa ja mitä silloin tapahtuu – asiakas maksaa.
– Kun mennään yhteistoiminnallisiin hankkeisiin, niin sen sijaan, että te itse suunnitteluttaisitte kohteen tai hankkeen, niin ottakaa heti siihen suunnitteluvaiheeseen rakentaja mukaan. Rakentajahan tietää parhaiten, miten suunnitelmat toteutetaan. Ne ymmärtävät paremmin senkin, mitä rakentaminen niillä suunnitelmilla maksaa.
Tässä on tilaajan näkökulmasta merkityksellistä sekin, että silloin hankkeen riskit ja vastuut kannetaan yhdessä.
– Älkää pilkkoko suunnittelua osiin. Tai jos sen teette, huolehtikaa, että suunnittelu on hyvin, hyvin vahvasti ohjattua ja johdettua. Ja toinen asia, älkää erottako suunnittelua ja rakentamista toisistaan, vaan pyrkikää viemään niitä ainakin osittain päällekkäin tai limittäin.
– Jos pystytte, niin tehkää yhteisiä kannustimia suunnittelijoille ja rakentajille. Se pakottaa heidät tekemään enemmän yhteistyötä, Saarinen vielä evästi.
Valitun toteutusmallin mukaisessa sopimuksessa on tärkeä pohtia sekin etukäteen, tehdäänkö kiinteähintainen sopimus, tai miten hallitaan lisä- ja muutostyöt, käytetäänkö kattohintaa, tavoitehintaa, yksikköhintaa vai mitä, siirretäänkö riskejä vai jaetaanko niitä ja käytetäänkö bonuksia vai sanktioita.
– Me olemme olleet hyviä käyttämään sanktioita, mutta bonuksia harvemmin. Kannustaisin kuitenkin siihenkin, koska bonuksilla on selkeästi ohjaava vaikutus.
Sopimuksista ei saisi unohtaa myöskään käyttöönottovaihetta. – Tarjouspyyntöön ja sopimukseenkin pitäisi aina kirjata myös käyttöönottoon ja jälkivastuisiin liittyvät asiat. Ei pelkkä takuuaika, vaan myös se, että kun hanke on valmis, miten kohde otetaan käyttöön.
Tämä on erittäin tärkeä asia varsinkin silloin, kun tehdään uutta talotekniikkaa.
– Miten uusi talotekniikka saadaan otettua hallitusti käyttöön, säädöt kohdalleen, miten se siirtyy kiinteistönhoidon vastuulle, miten se viedään huoltokirjoihin ja pts:iin.
– Ettei käyttöönottovaihettakaan katsottaisi pelkästään reklamaatioiden tai lopputarkastusten näkökulmasta. Ideaalisinhan on hanke, jossa ei ole tehty virheitä, eikä tarvitse reklamoida ja kaikki asiat on kyetty hoitamaan jo etukäteen, Saarinen vielä korosti.
Kuka hanskaa taloyhtiörajapinnan palveluksi?
– Minä näen, että taloyhtiöiden remonteissa, joissa alkuvaiheessa, määritellään tavoitteita, suunnitellaan, mietitään toteutusmuotoja ja hankintamenettelyä, niin siinä on se kohta, mistä jonkun pitäisi ottaa koppi. Minusta tässä on teille kuin tarjottimella tilaisuus, mihin kannattaisi taloyhtiöiden puolesta tarttua.
– En tarkoita tällä sitä, että isännöitsijöiden pitäisi ryhtyä projektipäälliköiksi tai rakennuttajiksi. Mutta kauan ennen kuin rakennuttaja tai projektipäällikkö on valittu, siinä välissä on paljon sellaista tehtävää, josta selviää ihan hyvin ilman rakennusalan koulutusta, jos vain ottaa hommat hoitaakseen.
– Eli isännöitsijät tässä kohdin tavallaan kasaisivat projektia ja jumppaisivat taloyhtiön hallituksen tai projektiryhmäläisten kanssa sitä, mitkä ovat teidän tavoitteenne, minkälaisia toteutusmuotoja haluaisitte käyttää ja niin edelleen.
– Totuus on se, että nämä kaikki tässäkin luettelemani hommat pitäisi korjaushankkeissa tehdä. Kysymys on vain siitä, kuka ne tekee, Saarinen huomautti.
Isännöintiyritysten kannattaisi Saarisen mielestä tarttua uusiin mahdollisuuksiin myös siksi, että korjaamisen tarve räjähtää suorastaan käsiin, mutta muutokset tapahtuvat hitaasti, koska korjausmarkkina on niin sirpaleinen ja laaja.
– Jos pystytään yhdistämään asioita ja päästäisiin tilaamaan isojakin kokonaisuuksia sen sijaan, että projektit pilkotaan palasiksi, niin se pakottaisi myös palveluntarjoajat tarjoamaan kokonaisuuksia ja löytämään toisensa. Se loisi hyvää kehitystä.
– Lisäksi sekin, että hankkeita voitaisiin niputtaa yhteen. Esimerkiksi yhtiöt tekemään korjauksia peräkkäin, mutta osittain yhteisillä sopimuksilla ja hyötyjä yhdessä jakaen.
– Tai varsinkin ryhmäkorjaushankkeissa tai aluekohtaisissa korjaushankkeissa. Kannustan siihen, että näissä olisi oikeasti isännöintialalle töitä, kun jotkut vain ottaisivat enemmän ja tukevamman vastuun tästä tilaamisen ja rakennuttamisen välissä olevasta tyhjästä mustasta aukosta.
Teksti Riina Takala Kuva Markus Paajala
Artikkeli on julkaistu kesäkuussa ilmestyneessä Kiinteistöpostin Tulevaisuuden Isännöinti –Extrassa 6/2016