”Pyysin tarjouksen isännöinnistä, kun sen meidän nykyisen isännöitsijän kanssa mikään ei toimi. Häntä ei saa kiinni, eikä hän hoida tehtäviään. Olisiko sinulla vinkata isännöitsijätoimistoa, jolta voisin pyytää tarjouksen? Tuo nyt saamani oli niin kallis.” Mitä asioita pitäisi isännöinnin kilpailuttamisessa ottaa huomioon? Vastaajana Pekka Kouri, jolla on yli 40 vuoden kokemus kiinteistöalalta erilaisista tehtävistä, mm. taloyhtiöiden hallituksista.
1) Mikä on mielestäsi tärkein lähtökohta tai toimintatapa, kun hallituksessa on tehty päätös isännöintipalveluiden kilpailuttamisesta?
– Ei polteta siltoja edelliseenkään isännöintiyhtiöön. Annetaan jopa mahdollisuus osallistua kilpailuun muiden ehdokkaiden kanssa. Tämä on usein johtanut toivottuun hinnanalennukseen ja palveluiden parantumiseen. Isännöitsijä näkee, että taloyhtiö on tosissaan ja haluaa edelleenkin pitää yhtiön ”omanaan”.
– Turha riita johtaa jopa taloyhtiön tiedostojen hukkaamiseen tai voi hankaloittaa niiden siirtymistä uudelle toimistolle. Onkin syytä korostaa, että taloyhtiön asiakirjat ovat yhtiön, eivät niitä maksusta ylläpitäneen isännöitsijän omaisuutta.
– Prosessi annetaan puheenjohtajan ja jonkun toisen hallituksen jäsenen hoidettavaksi. Koko hallitus ei hääräile asian kimpussa, vaikka sitten tekeekin esittelyssä lopullisen päätöksen.
2) Minkälainen tai minkälaisia asioita sisältyy hyvään tarjouspyyntöön?
– Tarjouspyynnön laatimiseen kannattaa panostaa eniten. Se on kaiken pohja. Perustietoja, kuten valmistumisvuosi, neliöt / kuutiot, asuntojen määrä, porraskäytävät…
– Kannattaa mainita mahdolliset liikehuoneistot, toimistot, ynnä muut erityistilat, pysäköintijärjestelyt, autotallit ja –paikat, piha-alueet, leikkipaikat, mahdolliset rasitteet, muun muassa yhteiset alueet / tilat muiden yhtiöiden kanssa sekä yhtiön tase tilinpäätöksineen ilman yksityiskohtia sekä taloyhtiön strategia.
– Näin tarjouksen tekeminen on helpompaa ja täsmällisempää ja vältytään myöhemmiltä riidoilta, kun tiedetään, mitä ”ostetaan”.
– Tarjouspyyntö kannattaa lähettää vain auktorisoiduille isännöintiyhteisöille. Kannattaa vaatia, että myös tuleva vastuuisännöitsijä on saanut alan koulutuksen ja uuden isännöitsijöiden koulutusjärjestelmän mukaisesti tulevaisuudessa on auktorisoitu. Isännöintiliiton jäsenyydelle ei kannata painoa laittaa.
3) Isännöitsijätoimistot ovat käyttäneet pitkään ns. isännöinnin tehtäväluetteloa, jossa tehtävät on jaettu perusveloitettaviin ja lisäveloitettaviin. Onko tämä hyvä pohja tarjouspyynnölle vai olisiko joitakin muita seikkoja, joiden perusteella kannattaa tarjouspyyntö tehdä?
– Isännöinnin tehtäväluettelo on hyvä muistiluettelo, ”checking list”, ettei mikään sopimukseen kuuluva asia unohdu. Mutta sitä ei missään nimessä kannata käyttää sellaisenaan. Kaikki taloyhtiöt ovat erilaisia. Uusilla rakennuksilla on tuiki erilaiset hoito- ym tehtävät kuin vanhoilla. Jotkut ovat vain asuintaloja, joissakin saattaa olla runsaastikin erityistiloja.
– Aina kannattaa huolellisesti punniten ja laskien ja sen perusteella yksityiskohtaisesti määritellä, mitkä ovat pääsopimukseen kuuluvia tehtäviä ja mitkä tehdään erikseen sovitusti ja erillisvelotuksella. Ja kuka vastaa ja mistäkin.
– Tehtäviin tulee sisällyttää myös kirjallisen / sähköisen aineiston säilytystapa ja mahdollinen edelleen luovutus.
4) Miten valita isännöintiyritykset, joille tarjouspyynnöt lähetetään? Mikä olisi hyvä määrä?
– Kiinteistöliitto Uusimaalla on meneillään hanke, jolla pyritään helpottamaan isännöitsijän valintaa. Päämääränä on, että netistä löytää yhdellä klikkauksella arviot hyvistä isännöintiyhtiöistä niistä saadun palautteen perusteella.
– Kannattaa myös kysellä tutuilta taloyhtiöiltä suosituksia sekä keskustella vaihtoehdoista koulutustilaisuuksissa ja seminaareissa muidenkin taloyhtiöiden edustajien kanssa.
5) Miten taloyhtiön pitäisi suhtautua tarjouksiin, joita ei ole tehty tarjouspyynnön mukaisesti, vaan isännöintiyritys omalla mallillaan?
– Mikäli tarjous ei ole pyynnön mukainen, niin se kannattaa siirtää sivuun. Ei pidä missään nimessä sellaisenaan hyväksyä isännöintiyhtiöiden omia tarjouksia, vaan vaatia oman taloyhtiön räätälöityjä tarpeita palveleva tarjous.
– Loppuneuvotteluissa kannattaa kyllä kuunnella isännöitsijätoimiston omiakin muutosehdotuksia. Niistä saattaa jokunen jyväkin löytyä ja muutosta alkuperäiseen tarjouspyyntöön voi harkita.
6) Kuinka monta tarjousta pitäisi saada?
– Tarjouksia kannattaa pyytää noin kuudelta ja hyvä olisi saada vähintään kolme vertailukelpoista.
– Tarjouksia kannattaa pyytää sekä isoilta että pieniltä isännöintiyrityksiltä. Iso yhtiö saattaa tarjota kaikki laki-, suunnittelu-, rakennuttamis-, valvonta- ja tekniset ynnä muut palvelut omasta yhtiöstään. Pienellä yrityksellä on usein valmis hyvä verkosto toteuttamaan samat palvelut.
7) Miten voitaisiin parantaa sitä, että hallitus ei tarjouksia vertaillessaan keskittyisi vain hintaan, vaan osaisi tarkastella myös palvelun sisältöä?
– Missään nimessä hinta ei saa olla ainoa kriteeri. Halvin saattaa tulla hyvinkin kalliiksi.
Suosittelen lämpimästi osallistumista Kiinteistöliiton ja sen alayhdistysten sekä tämänkin lehden koulutustilaisuuksiin ja seminaareihin hallitusten puheenjohtajien ja jäsenten tietämyksen lisäämiseksi. Näin oppii puntaroimaan muutakin kuin hintaa.
8) Miten edetä sitten, kun tarjousten perusteella on löydetty oikeat ”kandidaatit” – siis yritys ja henkilökin?
– Kun oikealta tuntuvat ”kandidaatit” ovat löytyneet, ne kannattaa kutsua paikan päälle neuvotteluun ennen lopullisen päätöksen tekoa.
– Neuvotteluun pitää sisällyttää taloyhtiön katselmus kaikkine tiloineen. Toimitusjohtajalta tai vastaavalta tulee selvittää yrityksen toimintamenetelmät. Esimerkiksi mikä on keskimäärin isännöitsijöiden vastuulla olevien yhtiöiden määrä riippuen tietenkin taloyhtiöiden koosta ja laadusta.
– Sopimuksessa tulee mainita, että vastuuisännöitsijää valittaessa tulee henkilöllä olla hallituksen hyväksyntä. Näin myös sisäisissä isännöitsijän vaihtotilanteissa.
– Myös mahdollinen vastuuisännöitsijä tulee haastatella. Haastatteluissa tulee käsitellä yhteistoimintakäytännöt ja merkitä ne varsinaisen sopimuksen liitteeksi. Esimerkiksi milloin kokouskutsut ja kokousten jälkeiset pöytäkirjat tulee olla jäsenillä. Minkälaisia ovat isännöitsijän niin sanotut jokapäiväiset tehtävät, joihin ei tarvita puheenjohtajan tai hallituksen käsittelyä? Miten isännöitsijä raportoi puheenjohtajalle / hallitukselle omista toimenpiteistään sekä toimintamalli isännöitsijän ja puheenjohtajan yhteistyölle?
– Tarjouspyyntöön, sen jälkeisiin neuvotteluihin ja lopulta sopimuksen tekemiseen kannattaa todella käyttää aikaa, panostaa ja nähdä vaivaa. Se antaa parhaan tuloksen ja työrauhan sekä taloyhtiölle että isännöintiyritykselle.
Miten on asian laita? -palstan kirjoitus, joka julkaistiin marraskuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti 9/2015.