Hallitustyöskentelyyn lisää laatua

Taloyhtiöiden hallituksen osaaminen punnitaan viimeistään laajoissa korjaushankkeissa. Riittääkö silloin jäsenien mielenkiinto ja osaaminen? Tai soveltaako hallitus lähinnä ’kyllähän isännöitsijä hoitaa’ -strategiaa?

Yllä mainitut kysymykset ovat mietityttäneet As Oy  Jyväskylän Puistotori 4:n hallituksen puheenjohtajaa Heikki Savolaista jo pidemmän aikaa. Eikä hän ole jättänyt sitä pelkästään miettimisen tasolle. Jokunen vuosi sitten hän oli vaikuttajana Jyväskylän Hallitusforumin käynnistämisessä.

Taloyhtiöiden hallitusten vetäjille vertaistukea ja apua erilaisten kanssakäymisten muodossa tarjoava ’forum´on tähän mennessä vetänyt mukaansa noin 30 henkilöä. Etupäässä osallistujat ovat olleet Jyväskylän ydinkeskuksen ympäriltä muutaman kilometrin säteellä sijaitsevista taloyhtiöistä.

– Spontaani, vapaamuotoinen ja notkea viiteryhmä, Savolainen luonnehtii toimintatapaa.

Esimerkiksi jäsenmaksut eivät hallitusforumin kuvioihin kuulu. Kokoontumiset erilaisten teemojen ääreen keskustelu- ja koulutusmielessä sen sijaan ovat tuttua. Johtoajatus on entistä määrätietoisemmin pyrkiä omaksumaan ja noudattamaan  hyvää hallintotapaa taloyhtiöiden johtamisessa ja hallitustyöskentelyssä, yhdessä ja erikseen.

Menettelytapojen kirjossa löytyy

Heikki Savolainen on toiminut 25 vuoden ajan taloyhtiöiden vastuutehtävissä ja puheenjohtajana. Viimeiset kymmenen vuotta As Oy Jyväskylän Puistotori 4 on ollut hänelle kotitalo, ja sen hallituksen puheenjohtajuus vastuullaan.

Nelisen vuotta sitten Savolainen kertoo innostuneensa niistä tehtävistä enemmänkin, hakeutuneensa tuolloin tietoisesti useammankin taloyhtiönkin vastuunkantajaksi. Samanaikaisesti hän on ollut hallituksen puheenjohtaja ja/ tai hallituksen jäsenenä enimmillään kuudessa taloyhtiössä. Kokemus on avannut jotain uutta,  vaikka hänellä kauppatieteen maisterina ja kiinteistönkehittäjänä tietopohja on ollut hyvä.

– Se on lisännyt laajemmin näkemystä, miten hallitukset taloyhtiöissä toimivat, ja miten  koko palvelutuottajakoneisto, kuten isännöitsijät, huolto- ja siivouspalveluita tarjoavat ym. tahot. Myös menettelytavoista, kun prosessit käynnistetään korjausrakentamishankkeissa, kun valitaan suunnittelijoita ja pää- ja aliurakoitsijoita  ja valvojia – miten silloin taloyhtiön ääni kuuluu?

Osoittautui, että eipä aina kovin kummoisesti kuulunut. Ulkopuolisena hallitukseen tulleena Heikki Savolainen saattoi todeta, että taloyhtiön keskeisistä asiakirjoista ei välttämättä ollut tietoa yhdelläkään hallituksen jäsenellä, ei aina edes vastuuisännöitsijällä.  Isännöintisopimus, huoltosopimus, siivouspalvelusopimus; ehkä joskus palvelujen ostamisesta oli tehty kirjallinen sopimus, tai sitten ei. Oli se tiedossa tai ei,  myöhemmät hallitukset olivat jatkaneet periaatteella  ’tehdään niin kuin ennenkin’, sopineet palveluista suullisesti.

– Vaikka isännöinti olisi pysynyt samassa yrityksessä, sen avainhenkilöt ovat ehkä vaihtuneet. Kun myös osakkaat ja hallitukset ovat vaihtuneet, sen tietää, miten siinä käy:tuuliajolla ollaan!  Jos sitten jotain sattuu, miten selvitetään, kuka on vastuussa ja mistä?

Asukaskyselyt osaksi hyvää hallintotapaa 

Noin 85 000 suomalaisessa taloyhtiössä asuu parikin miljoonaa henkilöä, ja osakkaiden rahat ovat niissä kiinni. Osakkaiden valitsemista hallituksista tulisi siis löytyä kykyä pitää langat käsissä taloyhtiön toiminnoista ja taloudesta, Heikki Savolainen painottaa.

Besserwisser-asennetta hän ei koe hyväksi lähtökohdaksi hallitustyöskentelyssä. Tuskin kukaan tietää kaikkea, yhdessä enemmän, ja lisäoppia on tarjolla vaikka koulutusilloissa.

– Talouden keskeiset tunnusluvut on hyvä hallita, jotta osaa lukea tilinpäätöstä ja tasetta. Ulkoa ei tarvitse oppia, kunhan tietää, miten talouden lainalaisuudet toimivat asunto-osakeyhtiössä. Kaikkea ei välttämättä näe konkreettisena rahana, osa voi olla rahastoituna.

Myös kustannustietoisuutta voidaan kehittää. Tarpeen tullen myös rohkeus kyseenalaistamiseen on paikallaan. Vaikkapa – ovatko pitkään käytössä olleet metodit rakentamis- ja korjaustoimialalla, huollossa ja kunnossapidossa yhä ajan tasalla? Vai pitäisikö niiltäkin edellyttää kilpailukykyä ja uudenlaista sekä aiempaa tavoitteellisempaa kehittämisotetta.

Ennen kuin lähtee laatimaan taloyhtiölle toimintasuunnitelmaa ja määrittelemään painopisteitä, hyvää hallintotapaa noudattava hallitus kysyy asukkailta ja osakkailta, miten näiden mielestä ’hommat ovat pelanneet’ ja mihin halutaan parannusta.

Jyväskylän Hallitusforumissa on kehitetty A4:lle mahtuva kyselykaavake. Sen täyttämällä kukin asukas voi pisteyttää asumistyytyväisyyteen vaikuttavat yhdeksän keskeistä osa-aluetta (asteikolla 1-5): esimerkiksi huoltotyöt, piha- ja ulkoalueiden siisteyden, porrassiivouksen jne. Kohtaan 10 vastaaja voi vielä lisätä vapaamuotoiset tärkeäksi kokemansa kommentit, mitä listassa ei ole.

Savolainen on kokenut hyväksi teettää kysely kuukausi pari ennen vuosikokousta. Jos tai kun sitten kokouksessa takapenkiltä heitetään kipakkaa kommenttia asiasta tai toisesta, taloyhtiön puheenjohtajalla on ehkä kyselytulosten pohjalta esittää keskiarvo, miten vastanneet ovat kyseisen tilanteen nähneet.

– Etukäteen kerätty asukaspalaute toimii tavallaan ukkosenjohdattimena, hän kuvaa.

Erityisen mielenkiintoisia näkemyksiä ja toiminnan kehittämisehdotuksia Savolainen kuvaa saaneensa kunkin vapaamuotoisesti, sanallisesti täytettävissä olevasta Lisätietoja -kohdasta.

Asiakaspalautteen kerääminen  ja  raportointi kannattaisikin hänen mukaansa ottaa yhtä elimelliseksi osaksi vuosikokousta kuin erikseen nimetyt lainsäädännön vaatimat asiat. Pisteytykseen kannattaa patistaa heitäkin, jotka vetoavat ehtimättömyyteen tai toteavat, että ’tiedetäänhän, että se tai se asia on näin’,

Tiedotus ja viestintä ovat toiminto, jonka tarve asukkaiden palautteiden pohjalta vaikuttaa olevan kyltymätön. Asukaskyselyt, mustaa valkoisella, ovat Savolaisen mukaan selvästi saaneet hallitusforumissa mukana olleet puheenjohtajat aktivoitumaan vuorovaikutuksessa, kehittämään muitakin tietokanavia kuin ilmoitustaulut.

Rotia kokouskäytäntöihin ja menettelytapoihin

Ketkä ja millä taholla valvovat taloyhtiöiden etuja, ja miten? Asiaan on kiinnitetty erityishuomiota myös Keski-Suomessa. Jyväskylän Hallitusforumin aktiivi Heikki Savolainen siinä kuin taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajat suuremmallakin joukolla ovat havahtuneet epäkohtaan. Seudun taloyhtiöiden etujärjestössä, Keski-Suomen Kiinteistöyhdistys ry:ssä, 12-jäsenisen hallituksen enemmistö on isännöitsijöitä.

Kiinteistöyhdistyksen ja sen jäsentaloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajien näkemys on, että paikallisen kiinteistöyhdistyksen hallituksen jäsenistä vähintäänkin puolet tulisi olla talonomistajien edustajia.  Näin tilanne vastaisi paremmin hyvää järjestötapaa.

Miten saadaan aikaan muutos?

Toinen juttu on, miten korjausliike saadaan tehtyä. Yritetty on, onnistuttu ei, koska kokemuksen mukaan isännöitsijöiden yliedustus yhdistyksen hallituksessa torpedoi systemaattisesti kaikki jäsentaloyhtiöiden puheenjohtajien  tekemät taloyhtiöiden edunvalvontaan liittyvät toiminnan kehittämisehdotukset.

”Vuosikokouksessa jokaisella jäsentaloyhtiön hallituksen puheenjohtajalla on ensisijainen oikeus edustaa taloyhtiötään. Mikäli taloyhtiöt eivät oivalla oikeuksiaan, niin nykyinen meno jatkuu. Siinä tapauksessa isännöitsijät edustusoikeutensa perusteella voivat äänestystilanteissa kaataa kaikki jäsentaloyhtiöiden tekemät esitykset määräenemmistöllä, koskevatpa ne henkilövalintoja tai muuta taloyhtiöiden edunvalvonnan kehittämistä”.

Näin Heikki Savolainen ja  Juha Solin, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja hänkin,  taannoin kritisoivat sanomalehti Keskisuomalaiseen lähettämässä kirjoituksessaan.

– Emme tarkoita, etteivätkö taloyhtiöiden hallitukset olisi valmiita yhteistyöhön isännöitsijöiden kanssa. Yhteistyötä pitääkin tehdä, mutta tällainen palvelutuottajien yliedustus ei ole paikallaan, Savolainen toteaa ja toteaa sinällään arvostavansa maakunnan isännöitsijöiden entistä ammattimaisempaa otetta.

Savolainen korostaa, että kiinteistöyhdistyksen kokouksiin osallistuvilta isännöitsijöiltä on jatkossa edellytettävä vähintään edustamiltaan taloyhtiöiltä saatua yksilöityä valtakirjaa, saadakseen äänestää taloyhtiöiden etujärjestön kokouksessa.

– Printti, jossa on listattuna isännöitsijän edustamat taloyhtiöt, ei riitä. Kuka äänestystilanteessa pystyy niistä tarkistamaan, ovatko kyseisistä taloyhtiöistä kaikki edes yhdistyksen jäseniä?

Kiinteistöliitto Uusimaa on vastaavan tilanteen jo korjannut osaltaan. Koska Keski-Suomessa päästään samaan, aika näyttää.

”Taloyhtiöiden tavoitteena on saada niille kuuluva tila oman yhdistyksen päätöksenteossa, sillä meillä osakkeenomistajina on huoli taloyhtiöiden korjausvelan lisääntymisestä ja asumiskustannusten voimakkaasta kasvusta”, Savolainen ja Solin kirjoittivat.

Teksti ja kuva: Hanna Rissanen

Artikkeli on julkaistu lokakuussa ilmestyneessä Kiinteistöpostissa nro 7/2013.

3 Comments

  1. Hei,
    Kiinteistöposti nro 7/2013 oli artikkeli Jyväskylän hallitusforumissa kehitellystä A4:lle mahtuvasta asukastyytyväisyys kyselykaavakkeesta. Kysymys: Olisiko mahdollista sitä käyttää noin yleisestikin … Olisi helpompi räätälöidä siitä omalle taloyhtiölle sopiva tai käyttää sitä samaa jo valmiina olevaa pohjaa … ?

    • Jos muutkin taloyhtiöt olette kiinnostuneita jyväskyläläisten ”testaamasta” kyselylomakkeesta, ottakaa yhteyttä minuun, päätoimittaja Riina Takalaan, niin välitän tarvittavat yhteystiedot. Minulle voi lähettää postia osoitteeseen riina.takala@kiinteistoposti.fi

  2. Heikki Savolaisen haastattelu Kiinteistöpostissa nro 7. Kirjoitus oli erittäin mielenkiintoinen, paljon asioita, joita olen itsekin miettinyt:
    tyytyväisyyskysely, istuuko isännötsijä kolmella pallilla (omaetu,firmanetu,taloyhtiönetu)?. Asetelma on huono.

Kommentointi on suljettu.