Digitalisaatiolla tehokkuutta isännöintiin

Digitalisaatio on päivän sana. Sen kehittämistarpeet on huomattu myös Isännöintiverkko Oy:ssä, joka on ainoana isännöintialan yrityksenä mukana digitalisaation tutkimushankkeessa.
Noin miljoonan euron kehittämishankkeen toteuttavat ammattikorkeakoulu Laurea ja Tampereen yliopisto. Kolmevuotisen hankkeen rahoitukseen osallistuu myös Innovaatiorahoituskeskus Tekes.

Isännöintiverkon toimitusjohtaja Iiro Mähönen muistuttaa, että digitalisointi ei ole itse tarkoitus, vaan tavoitteena on sujuvoittaa ja tehostaa toimintaa. Hän toteaa yrityksen strategiasta ja digitalisaatiohankkeesta löytyvän paljon yhtäläisyyksiä.
Yrityksessä on Mähösen mukaan tehty pitkään kehitystyötä ja siihen suhtaudutaan myönteisesti. Yhteistyökumppaneina ovat olleet muun muassa Laurea ja Tekes.

– Jos yritys tuudittautuu siihen, ettei sillä ole mitään kehitettävää, ollaan alamäen lähtöpisteessä.

Digitalisaatiohanke tuntuu ainakin näin alkuvaiheessa isolta pallolta, joka pitää sisällään monenlaista. Se ei Mähöstä säikäytä, sillä yrityksessä on vuosien varrella opittu, miten kehityshankkeita kannattaa viedä eteenpäin.
– Nyt ideoitten pitää antaa ryöpytä ja ajatusten lennellä. Sen jälkeen katsotaan, mitä asioita viedään eteenpäin, pistetään ne lokeroihin ja laitetaan järjestykseen. Näin vältetään tilanne, että juuri kun ollaan saavuttamassa jotain, päätetäänkin kokeilla vielä jotain muuta. Resurssit ja voimavarat eivät yksinkertaisesti riitä kaikkeen.
– Reaaliteetit on tunnustettava. Näin ollen pääosa kehitystyöstä tehdään muun työn ohessa, mikä luo omat haasteensa muun muassa ajankäyttöön. Tosin nyt käynnistyneeseen digitalisaatiohankkeeseen on nimetty projektipäällikkö.

Liikkeelle nykytilanteen kartoituksella
Digitalisaatiota kehittävän tutkimushankkeessa kevään mittaan kartoitetaan nykytilannetta. Yhtenä osana siihen kuuluu henkilökunnan tietoteknisen osaamisen ja koulutustarpeiden selvittäminen.
– Sen jälkeen päästään miettimään, mikä on se tapa tulevaisuudessa, miten haluamme tehdä isännöintiä. Lisäksi katsomme, mitä työvälineitä ja ohjelmia meiltä löytyy ja voitaisiinko niitä mahdollisesti yhdistellä ja muokata. Tavoitteena on muokata järjestelmiä toimintamme mukaisesti – ei siis niin, että edettäisiin järjestelmä edellä.
Myös asiakkaat otetaan mukaan kehitystyöhön. Heidän tarpeitaan ja odotuksiaan selvitetään kyselyllä.
Ensi vuoden Iiro Mähönen arvelee menevän hyvin pitkälti mahdollisten uusien järjestelmien testauksessa ja käyttöönotossa sekä henkilöstön koulutuksessa.
Kolmevuotisen hankkeen viimeisenä vuotena 2018 on aika tarkastella tulevaisuuden tiekarttaa, miltä se näyttää. Tarpeen mukaan voidaan nostaa esille matkan varrella tulleita ideoita edelleen työstettäväksi.

Isännöintiin monenlaisia työkaluja  
Pohtiessaan kehityskohteita, joihin digitalisaatiolla olisi enemmän annettavaa, Mähönen mainitsee teknisen isännöinnin puolelta systemaattisen korjaustoiminnan ja kunnossapidon eteenpäin viemisen.

Myös äkillisessä tilanteessa digitalisaatio todennäköisesti tarjoaisi nykyistä paremmat mahdollisuudet saumattomaan viestintään.

– Esimerkiksi vesivahingon sattuessa työmaa nostetaan nollatilasta pystyyn, mihin liittyy olennaisena osana tiedonkulku eri osapuolten välillä. Laskimme taannoin, että veden kastellessa kerrostalon kolme huoneistoa, on tilanteessa parhaimmillaan mukana toistakymmentä osapuolta. Kysymys kuuluukin, miten tällaisessa projektissa tieto saadaan kulkemaan joustavasti ja asukkaat huomioiden.
Isännöinnin hallinnolliselta puolelta Mähösellä tulee ensimmäisenä mieleen taloyhtiöiden hallitusten kokoukset.
– Hallitusten rutiinikokoukset, joissa asialistalla ei ole mitään erityistä, voitaisiin viedä läpi sähköisesti. Hallituksen esityslista päätösehdotuksineen avattaisiin sähköiseen palveluun, jossa se olisi määräajan avoinna. Hallituksen jäsenet voisivat oman aikataulunsa mukaan osallistua päätöksentekoon ja kävisivät antamassa asioihin kommenttinsa. Niiden pohjalta muodostettaisiin lopullinen pöytäkirja hyväksyttäväksi.
Mähönen pohdiskelee, mahtaisiko kynnys taloyhtiön hallitukseen madaltua sähköisen kokouspalvelun kautta. Ihmiset lähtisivät nykyistä helpommin mukaan, koska hallitustyöskentely ei olisi niin paljon aikaan ja paikkaan sidottua.

Hyötyä asiakkaille, yritykselle ja työntekijöille
Digitalisaation kehittämisestä Mähönen toivoo hyötyvän niin asiakkaiden, yrityksen kuin työntekijöidenkin.

– Asiakkaalle asioiden hoitamisen pitää olla mutkatonta ja tiedon saamisen helppoa. Peruspalvelujen tulee olla käytettävissä sähköisessä muodossa.

Yrityksen kantilta katsottuna hän uskoo digitalisaation lisäävän tehokkuutta ja sitä kautta kannattavuutta.
Nykytilanteesta hän toteaa, että isännöintiin suunniteltuja järjestelmiä ja ohjelmia on monenlaisia. Esimerkiksi taloushallinnon puolella on omat ohjelmansa, samoin teknisessä isännöinnissä.
– Kaikkiin osa-alueisiin löytyy hyviä ratkaisuja. Kysymys kuuluukin, miten ohjelmat saataisiin synkronoitua niin, että tietoa hakiessaan ei tarvitsisi aukaista neljää-viittä ohjelmaa. Ohjelmat pitäisi saada niin sanotusti uimaan yhteen, jolloin niiden käytettävyys paranisi huomattavasti, Mähönen toteaa toiveikkaana.
Henkilökunnan työmotivaatioon ja hyvinvointiin vaikuttavat nykyaikaiset työmenetelmät ja -välineet.
– Kun työ tehdään järkevällä tavalla, lisää se työn mielekkyyttä, Mähönen summaa.

Isännöinti tarvitsee yhä kasvot
Digitalisaatio ja sähköinen asiointi eivät Iiro Mähösen mielestä poista asiakaspalvelun tarvetta.
– Perusasiat hoituvat tänä päivänä hyvin pitkälti sähköisesti. Poikkeustilanteen kohdatessa korostuu asiakaspalvelun merkitys. Silloin asiakas kokee tärkeäksi, että hänen asioitaan on hoitamassa ihminen, jonka kanssa voi kommunikoida.
Hallituksen kokouksien siirtämistä kokonaan sähköiseen maailmaan Mähönen pitää niin ikään mahdottomana.
– Hallitustyöskentelyssä on tilanteita, joissa kasvokkain saman pöydän ympärillä saavutetaan parempi lopputulos kuin jos käytettäisiin sähköisiä kanavia.

********************************
Yrityksiä monelta toimialalta
Laurea ammattikorkeakoulu ja Tampereen yliopisto toteuttavat digitalisoinnin tutkimushankkeen läheisessä yhteistyössä elinkeinoelämän kanssa. Hankkeeseen osallistuu useita erikokoisia yrityksiä, muun muassa Danske Bank, Fennia, Silta Oy ja Kesko.
– Erityisen kiinnostavaa on nähdä, miten asioita tehdään muilla toimialoilla. Katsotaan, löytyisikö sieltä jotain mitä voisimme hyödyntää. Se on meille myös oppimisen mahdollisuus, Iiro Mähönen toteaa.

Teksti ja kuva Irene Murtomäki
Artikkeli on julkaistu toukokuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Professionalissa 4/2016