• Hyppää pääsisältöön
  • Hyppää ensisijaiseen sivupalkkiin
  • Hyppää alatunnisteeseen
  • Etusivu
  • Uutiset
    • Uutiset
    • Tuoteuutiset
    • Kaupallinen yhteistyö
  • Artikkelit
    • Energia
    • Huolto ja siivous
    • Isännöinti ja hallinto
    • Julkisivu ja katto
    • Koti
    • Talous
    • Turvallisuus
    • Kolumnit
    • Piha
    • Putket ja vesi
    • Selaa artikkeleita
  • Lehti
    • Lue näköislehtiä
    • Mediatiedot
    • Tilaa uutiskirje ja näköislehti
    • Ilmoita osoitteenmuutoksesta
  • Blogi
  • Yritys
    • RPT Byggfakta Oy
    • Citymark – toimitilapalvelut
    • RakennusFakta – tuotteet ja ratkaisut
    • SIR Tietokanta
    • RPT SMART – Tietopalvelu
  • Yhteystiedot
Kiinteistöposti

Kiinteistöposti

25 vuotta taloyhtiön arjessa ja juhlassa

Olet täällä: Alkuun / Artikkelit / Huolto ja siivous / Digitalisaatiolla tehokkuutta isännöintiin

Digitalisaatiolla tehokkuutta isännöintiin

9.6.2016

Digitalisaatio on päivän sana. Sen kehittämistarpeet on huomattu myös Isännöintiverkko Oy:ssä, joka on ainoana isännöintialan yrityksenä mukana digitalisaation tutkimushankkeessa.
Noin miljoonan euron kehittämishankkeen toteuttavat ammattikorkeakoulu Laurea ja Tampereen yliopisto. Kolmevuotisen hankkeen rahoitukseen osallistuu myös Innovaatiorahoituskeskus Tekes.

Isännöintiverkon toimitusjohtaja Iiro Mähönen muistuttaa, että digitalisointi ei ole itse tarkoitus, vaan tavoitteena on sujuvoittaa ja tehostaa toimintaa. Hän toteaa yrityksen strategiasta ja digitalisaatiohankkeesta löytyvän paljon yhtäläisyyksiä.
Yrityksessä on Mähösen mukaan tehty pitkään kehitystyötä ja siihen suhtaudutaan myönteisesti. Yhteistyökumppaneina ovat olleet muun muassa Laurea ja Tekes.

– Jos yritys tuudittautuu siihen, ettei sillä ole mitään kehitettävää, ollaan alamäen lähtöpisteessä.

Digitalisaatiohanke tuntuu ainakin näin alkuvaiheessa isolta pallolta, joka pitää sisällään monenlaista. Se ei Mähöstä säikäytä, sillä yrityksessä on vuosien varrella opittu, miten kehityshankkeita kannattaa viedä eteenpäin.
– Nyt ideoitten pitää antaa ryöpytä ja ajatusten lennellä. Sen jälkeen katsotaan, mitä asioita viedään eteenpäin, pistetään ne lokeroihin ja laitetaan järjestykseen. Näin vältetään tilanne, että juuri kun ollaan saavuttamassa jotain, päätetäänkin kokeilla vielä jotain muuta. Resurssit ja voimavarat eivät yksinkertaisesti riitä kaikkeen.
– Reaaliteetit on tunnustettava. Näin ollen pääosa kehitystyöstä tehdään muun työn ohessa, mikä luo omat haasteensa muun muassa ajankäyttöön. Tosin nyt käynnistyneeseen digitalisaatiohankkeeseen on nimetty projektipäällikkö.

Mainos

Liikkeelle nykytilanteen kartoituksella
Digitalisaatiota kehittävän tutkimushankkeessa kevään mittaan kartoitetaan nykytilannetta. Yhtenä osana siihen kuuluu henkilökunnan tietoteknisen osaamisen ja koulutustarpeiden selvittäminen.
– Sen jälkeen päästään miettimään, mikä on se tapa tulevaisuudessa, miten haluamme tehdä isännöintiä. Lisäksi katsomme, mitä työvälineitä ja ohjelmia meiltä löytyy ja voitaisiinko niitä mahdollisesti yhdistellä ja muokata. Tavoitteena on muokata järjestelmiä toimintamme mukaisesti – ei siis niin, että edettäisiin järjestelmä edellä.
Myös asiakkaat otetaan mukaan kehitystyöhön. Heidän tarpeitaan ja odotuksiaan selvitetään kyselyllä.
Ensi vuoden Iiro Mähönen arvelee menevän hyvin pitkälti mahdollisten uusien järjestelmien testauksessa ja käyttöönotossa sekä henkilöstön koulutuksessa.
Kolmevuotisen hankkeen viimeisenä vuotena 2018 on aika tarkastella tulevaisuuden tiekarttaa, miltä se näyttää. Tarpeen mukaan voidaan nostaa esille matkan varrella tulleita ideoita edelleen työstettäväksi.

Isännöintiin monenlaisia työkaluja  
Pohtiessaan kehityskohteita, joihin digitalisaatiolla olisi enemmän annettavaa, Mähönen mainitsee teknisen isännöinnin puolelta systemaattisen korjaustoiminnan ja kunnossapidon eteenpäin viemisen.

Myös äkillisessä tilanteessa digitalisaatio todennäköisesti tarjoaisi nykyistä paremmat mahdollisuudet saumattomaan viestintään.

– Esimerkiksi vesivahingon sattuessa työmaa nostetaan nollatilasta pystyyn, mihin liittyy olennaisena osana tiedonkulku eri osapuolten välillä. Laskimme taannoin, että veden kastellessa kerrostalon kolme huoneistoa, on tilanteessa parhaimmillaan mukana toistakymmentä osapuolta. Kysymys kuuluukin, miten tällaisessa projektissa tieto saadaan kulkemaan joustavasti ja asukkaat huomioiden.
Isännöinnin hallinnolliselta puolelta Mähösellä tulee ensimmäisenä mieleen taloyhtiöiden hallitusten kokoukset.
– Hallitusten rutiinikokoukset, joissa asialistalla ei ole mitään erityistä, voitaisiin viedä läpi sähköisesti. Hallituksen esityslista päätösehdotuksineen avattaisiin sähköiseen palveluun, jossa se olisi määräajan avoinna. Hallituksen jäsenet voisivat oman aikataulunsa mukaan osallistua päätöksentekoon ja kävisivät antamassa asioihin kommenttinsa. Niiden pohjalta muodostettaisiin lopullinen pöytäkirja hyväksyttäväksi.
Mähönen pohdiskelee, mahtaisiko kynnys taloyhtiön hallitukseen madaltua sähköisen kokouspalvelun kautta. Ihmiset lähtisivät nykyistä helpommin mukaan, koska hallitustyöskentely ei olisi niin paljon aikaan ja paikkaan sidottua.

Hyötyä asiakkaille, yritykselle ja työntekijöille
Digitalisaation kehittämisestä Mähönen toivoo hyötyvän niin asiakkaiden, yrityksen kuin työntekijöidenkin.

– Asiakkaalle asioiden hoitamisen pitää olla mutkatonta ja tiedon saamisen helppoa. Peruspalvelujen tulee olla käytettävissä sähköisessä muodossa.

Yrityksen kantilta katsottuna hän uskoo digitalisaation lisäävän tehokkuutta ja sitä kautta kannattavuutta.
Nykytilanteesta hän toteaa, että isännöintiin suunniteltuja järjestelmiä ja ohjelmia on monenlaisia. Esimerkiksi taloushallinnon puolella on omat ohjelmansa, samoin teknisessä isännöinnissä.
– Kaikkiin osa-alueisiin löytyy hyviä ratkaisuja. Kysymys kuuluukin, miten ohjelmat saataisiin synkronoitua niin, että tietoa hakiessaan ei tarvitsisi aukaista neljää-viittä ohjelmaa. Ohjelmat pitäisi saada niin sanotusti uimaan yhteen, jolloin niiden käytettävyys paranisi huomattavasti, Mähönen toteaa toiveikkaana.
Henkilökunnan työmotivaatioon ja hyvinvointiin vaikuttavat nykyaikaiset työmenetelmät ja -välineet.
– Kun työ tehdään järkevällä tavalla, lisää se työn mielekkyyttä, Mähönen summaa.

Isännöinti tarvitsee yhä kasvot
Digitalisaatio ja sähköinen asiointi eivät Iiro Mähösen mielestä poista asiakaspalvelun tarvetta.
– Perusasiat hoituvat tänä päivänä hyvin pitkälti sähköisesti. Poikkeustilanteen kohdatessa korostuu asiakaspalvelun merkitys. Silloin asiakas kokee tärkeäksi, että hänen asioitaan on hoitamassa ihminen, jonka kanssa voi kommunikoida.
Hallituksen kokouksien siirtämistä kokonaan sähköiseen maailmaan Mähönen pitää niin ikään mahdottomana.
– Hallitustyöskentelyssä on tilanteita, joissa kasvokkain saman pöydän ympärillä saavutetaan parempi lopputulos kuin jos käytettäisiin sähköisiä kanavia.

********************************
Yrityksiä monelta toimialalta
Laurea ammattikorkeakoulu ja Tampereen yliopisto toteuttavat digitalisoinnin tutkimushankkeen läheisessä yhteistyössä elinkeinoelämän kanssa. Hankkeeseen osallistuu useita erikokoisia yrityksiä, muun muassa Danske Bank, Fennia, Silta Oy ja Kesko.
– Erityisen kiinnostavaa on nähdä, miten asioita tehdään muilla toimialoilla. Katsotaan, löytyisikö sieltä jotain mitä voisimme hyödyntää. Se on meille myös oppimisen mahdollisuus, Iiro Mähönen toteaa.

Teksti ja kuva Irene Murtomäki
Artikkeli on julkaistu toukokuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Professionalissa 4/2016

Kategoriassa: Huolto ja siivous, Kolumnit Avainsanoilla: digitalisaatio, digitalisaatiohanke, digitalisaation tutkimusahanke, isännöinti, isännöintiala, Isännöintiverkko Oy, Laurea ammattikorkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto, toimitusjohtaja Iiro Mähönen

Ensisijainen sivupalkki

Lue uusin lehti

Lue aiemmat numerot täältä.

Julkisivujen taitajat

Katso julkisivujen taitajat 2022

Päivää, sanoi isännöitsijä

Vanhat talot ovat upeita kohteita

Normipostia

Takat, takkahormit ja niiden kunnossapitovastuu taloyhtiössä

Valvoja

Valvoja: Urakoitsijan ja työntekijöiden kunnosta

Yhteistyössä

Tilaa Rakennusfakta-uutiskirje

RSS Rakennusfakta tuoteuutisia

  • Fibolla nyt antibakteeriset pinnat 3.2.2023
  • KWC Nordics Oy. Tutut tuotteet – uusi brändi. 3.2.2023
  • Venttiiliteknologian uusi sukupolvi 3.2.2023
  • Pohjoismainen luksusrakennus erikoisvalmisteisella hiilineutraalilla Dekton-julkisivulla 3.2.2023

Suosittua sivustolla

  • Lappeenrannan Sammontalon rakentaminen alkaa tänä kevään
  • Raide-Jokerin koeajot alkavat Espoossa
  • Kiinteistötahkola osti Isännöinti Ilkka Saarinen Oy:n
  • Hervantajärven kivijalkakauppa lämmittää asuntoja
  • Helsinki ja Caverion käynnistävät kolme ESCO-hanketta

Footer

Kiinteistöposti

Kiinteistöposti-lehti on taloyhtiömaailmaan keskittyvä ammattijulkaisu. Lehdessä julkaistaan taloyhtiöitä koskevia artikkeleita ja taloyhtömaailmaan liittyviä uutisia ja tuotteita.

  • Facebook
  • LinkedIn

Copyright © 2023 · Kiinteistöposti | RPT Byggfakta Oy

RPT Byggfakta Oy:n tietojenkäsittelyä, tietosuojaa ja evästeitä koskevat periaatteet
Käytämme sivustollamme evästeitä joiden avulla seuraamme sivustomme liikennettä. Tietosuojaperiaatteissamme kerromme, mitä tietoja keräämme ja miksi, sekä mihin tarkoituksiin tietoja käytetään. Klikkaamalla "Hyväksy", hyväksyt kaikki sivustollamme käytössä olevat evästeet. Muista, että sinulla on myös valintamahdollisuuksia tietojesi ja yksityisyytesi käsittelyyn ja suojaamiseen. Voit määritellä evästeiden hyväksynnän tarkemmin Eväste-asetuksista.
EvästeasetuksetHyväksy
Yksityisyys

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Necessary
Aina käytössä

Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.

Non Necessary

Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.

Tallenna ja hyväksy