Digitaalinen asiointi alkaa arkipäiväistyä taloyhtiöissä. Verkon kautta onnistuu niin remontti-ilmoituksen tekeminen kuin isännöitsijäntodistuksen tilaaminen. Monet isännöintitoimistot tarjoavat asiakaspalvelua myös chatissa.
Taloyhtiön hallituksen jäsenten korkea keski-ikä on mainittu jarruksi digitalisaation haltuunotolle taloyhtiöissä. Kiinteistöliiton selvityksen mukaan vain neljäsosa isännöitsijöistä pitää asiakkaita valmiina digitaalisiin välineisiin ja palveluihin.
Digitaalisten palveluiden kysyntää seuraava myyntipäällikkö Sami Vellonen Talokeskuksesta toteaa niiden haltuunotossa olevan vielä paljon hajontaa.
– Toisille digitaalisuus tarkoittaa sähköpostia ja toisille digitaalista järjestelmää dokumentteineen, huoltokirjoineen ja varausjärjestelmineen.
Muutoksen tuulet puhaltavat jo.
–Kun kokemusta palveluista ja niiden mukanaan tuomista hyödyistä karttuu, kiinnostus niitä kohtaa kasvaa. Isännöinniltä odotetaan digipalveluja, koska niihin on muualla totuttu, Vellonen sanoo.
Digitaalisuus lisää asunto-osakeyhtiön toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, minkä puolestaan odotetaan sitouttavan osakkeenomistajia hoitamaan taloyhtiönsä asioita.
Digitaaliset palvelut ovat käytettävissä 24/7 myös mobiilisti.
– Ne ovat kaiken aikaa käden ulottuvilla. Käyttäjä voi itse valita paikan ja ajan, jolloin haluaa kirjautua taloyhtiön sivuille ja katsoa esimerkiksi siellä olevia tiedotteita tai tehdä vikailmoituksen, Vellonen sanoo.
Viestintä tehostuu
Digitaalisuuteen linkitetään viestinnän tehostuminen. Taloyhtiösivut toimivat viestintäkanavana kaikille asukkaille. Sivuilta löytävät muun muassa tiedotteet ja järjestyssäännöt sekä isännöitsijän ja huollon yhteystiedot. Digitaaliseen asiointiin kuuluvat saunavarauksen ja vikailmoituksen tekeminen.
Esimerkkinä osakkaan kannalta kätevänä palveluna Sami Vellonen nostaa esille remontti-ilmoituksen tekemisen.
– Puheluita ei tarvita, kun osakas voi täyttää sähköisessä muodossa olevan lomakkeen taloyhtiön sivuilla. Isännöitsijä saa siitä ilmoituksen, minkä jälkeen hän voi tarvittaessa pyytää remontista lisätietoja tai antaa saman tien luvan sen aloittamiseen. Remontin valmistuttua siitä löytyvät tiedot sähköisessä muodossa, ja ne ovat liitettävissä isännöitsijäntodistukseen.
Asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenet voivat seurata taloyhtiön sivuilla esimerkiksi taloushallinnon tilannetta, kiinteistön energiankulutusta ja tarkastella sähköistä huoltokirjaa, josta näkee mitä toimenpiteitä, tarkastuksia ja korjauksia kohteessa on tehty. Myös asunto-osakeyhtiön dokumentit löytyvät järjestelmästä.
Kokouskutsuissa ollaan siirtymässä sähköiseen muotoon.
– Isännöitsijä voi lähettää kokouskutsut järjestelmän kautta suoraan hallitusten jäsenten tai osakkaiden sähköposteihin. Näin vältytään tulostamiselta, kuorittamiselta ja postittamiselta.
Myös etäkokousten suosion kasvanee ajan myötä, minkä puolestaan odotetaan vaikuttavan ihmisten innokkuuteen lähteä mukaan taloyhtiön hallitustyöskentelyyn.
– Jatkossa sähköisen palvelun kautta jäsenet pystyvät muun muassa kommentoimaan esillä olevia asioita ja allekirjoittamaan pöytäkirjan sähköisesti vaikkapa ollessaan muualla työmatkalla tai lomalla.
Osakkaiden kiinnostus kasvaa
– Kun digipalvelut ovat aikaisemmin olleet lähinnä isännöitsijän ja hallitusten jäsenten juttu, on kiinnostus niitä kohtaan kasvanut myös muiden osakkeenomistajien ja asukkaiden keskuudessa. Sisältö on ehkä ollut aikaisemmin heidän kantilta katsottuna köyhää, mutta tilanne on muuttumassa, Sami Vellonen sanoo.
Vellosen mukaan sisällön viemisen sivuille pitää olla automatisoitua: tiedon pitää tulla isännöintiohjelmasta suoraan verkkopalveluun, jotta palvelun tuottamisesta ei koidu isännöintitoimistolle enemmän lisätyötä kuin hyötyä. Tämä automaattisuus pitää huolen juuri siitä, että asukkailla, osakkailla ja hallituksen jäsenillä on reaaliaikainen tieto sekä omista että talonsa tapahtumista.
Sami Vellonen toteaa, että digitalisaatiossa mennään kohti osakkaan lompakkoa läheneviä asioita. Osakas voi palveluun kirjauduttuaan katsoa muun muassa omaa vastikemaksutilannettaan tai nähdä oman lainaosuutensa.
Verkkokauppa tekee tuloaan.
– Järjestelmän kautta on mahdollista tilata ja pian myös maksaa isännöitsijäntodistus, minkä jälkeen se on tilaajan sähköpostissa. Tulevaisuudessa myös esimerkiksi saunavuoron maksaminen onnistuu verkossa.
Sähköisten palvelujen käytettävyyden kannalta on Sami Vellosen mukaan tärkeätä rajapintojen kehittäminen. Tiedon pitää kulkea sujuvasti eri palveluntuottajien järjestelmien välillä.
Alaa mullistaa myös sähköinen asunto-osakeyhtiörekisteri. Uuteen rekisteriin tallennetaan asunto-osakkeilla hallittavia huoneistoja koskevat tiedot ja omistajamerkinnät. Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden huoneisto-, osake- ja osakastiedot siirtyvät rekisteriin vaiheittain vuodesta 2019 alkaen.
Pilvipalvelua kokeillaan Valkeakoskella ja Akaassa
Kiinteistö- ja rakentamisalan digitalisaation vauhdittamiseksi perustetun KIRA-digin kokeiluhankkeisiin lukeutuu Agiva Oy:n pilvipalvelu Asoypalvelut.com. Hankkeessa kokeillaan palvelun toimivuutta ja sen hyödyllisyyttä kaikille eri käyttäjäryhmille.
– Ilmaisen palvelun tavoitteena on nopeuttaa ja helpottaa muun muassa taloyhtiöiden asukkaiden viestintää ja asioiden hallintaa. Asunto-osakeyhtiö voi tallentaa palveluun dokumentteja ja pitää huoltopäiväkirjaa, asukas voi tehdä sitä kautta remontti-ilmoituksen tai katsoa vastuunjakotaulukkoa, palvelua kehittänyt Esa Ahtola Agivasta sanoo.
Käyttäjinä ovat taloyhtiöiden lisäksi muun muassa huoltoyhtiöt ja remonttifirmat. Järjestelmän käyttäjiksi kutsutaan myös kaupungin virastot ja viranomaiset, jotka voivat palvelua hyödyntäen jakaa tietoa tietylle kohderyhmälle alueittain tai taloittain.
– Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi joukkoliikenteen aikataulun muutokset, vedenjakelun keskeytys tai vaikkapa poliisin kaipaamat silminnäkijähavainnot.
Pilvipalvelun kokeilualueena ovat Valkeakoski ja Akaa, jossa myös sähköyhtiö on osoittanut kiinnostusta palvelua kohtaan.
– Palveluun lisätään parhaillaan uusia käyttäjiä. Vastaanotto on ollut myönteinen ja erityisesti sen käytettävyys on saanut kiitosta. Tavoitteena on saada mainosrahoitteinen palvelu käyttöön ympäri Suomen.
– Tulevaisuudessa panostetaan eri järjestelmien integrointiin palvelun kanssa, ettei tietoja ei tarvitsisi työstää moneen eri järjestelmään, Esa Ahtola kertoo.
Teksti ja kuva: Irene Murtomäki
Artikkeli on julkaistu kesäkuussa ilmestyneessä Kiinteistöpostissa 5/2017.
*******
Lue Taloyhtiön digitaalisuus, mikä kertoo digitaalisuuden toteuttamisesta isännöintityössä.
Lue myös Digitaalisuus kiinteistönhuollossa, jossa huoltomies kertoo, miten digitaalisuus on muuttanut hänen työtään.
