• Hyppää pääsisältöön
  • Hyppää ensisijaiseen sivupalkkiin
  • Hyppää alatunnisteeseen
  • Etusivu
  • Uutiset
    • Uutiset
    • Tuoteuutiset
    • Kaupallinen yhteistyö
  • Artikkelit
    • Energia
    • Huolto ja siivous
    • Isännöinti ja hallinto
    • Julkisivu ja katto
    • Koti
    • Talous
    • Turvallisuus
    • Kolumnit
    • Piha
    • Putket ja vesi
    • Selaa artikkeleita
  • Lehti
    • Lue näköislehtiä
    • Mediatiedot
    • Tilaa uutiskirje ja näköislehti
    • Ilmoita osoitteenmuutoksesta
  • Blogi
  • Yritys
    • RPT Byggfakta Oy
    • Citymark – toimitilapalvelut
    • RakennusFakta – tuotteet ja ratkaisut
    • SIR Tietokanta
    • RPT SMART – Tietopalvelu
  • Yhteystiedot
Kiinteistöposti

Kiinteistöposti

25 vuotta taloyhtiön arjessa ja juhlassa

Olet täällä: Alkuun / Artikkelit / Digitaalisuus lisää taloyhtiötoiminnan avoimuutta

Digitaalisuus lisää taloyhtiötoiminnan avoimuutta

25.8.2017

Digitaalinen asiointi alkaa arkipäiväistyä taloyhtiöissä. Verkon kautta onnistuu niin remontti-ilmoituksen tekeminen kuin isännöitsijäntodistuksen tilaaminen. Monet isännöintitoimistot tarjoavat asiakaspalvelua myös chatissa.

Taloyhtiön hallituksen jäsenten korkea keski-ikä on mainittu jarruksi digitalisaation haltuunotolle taloyhtiöissä. Kiinteistöliiton selvityksen mukaan vain neljäsosa isännöitsijöistä pitää asiakkaita valmiina digitaalisiin välineisiin ja palveluihin.

Digitaalisten palveluiden kysyntää seuraava myyntipäällikkö Sami Vellonen Talokeskuksesta toteaa niiden haltuunotossa olevan vielä paljon hajontaa.

Mainos

– Toisille digitaalisuus tarkoittaa sähköpostia ja toisille digitaalista järjestelmää dokumentteineen, huoltokirjoineen ja varausjärjestelmineen.

Muutoksen tuulet puhaltavat jo.

–Kun kokemusta palveluista ja niiden mukanaan tuomista hyödyistä karttuu, kiinnostus niitä kohtaa kasvaa. Isännöinniltä odotetaan digipalveluja, koska niihin on muualla totuttu, Vellonen sanoo.

Digitaalisuus lisää asunto-osakeyhtiön toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, minkä puolestaan odotetaan sitouttavan osakkeenomistajia hoitamaan taloyhtiönsä asioita.

Digitaaliset palvelut ovat käytettävissä 24/7 myös mobiilisti.

– Ne ovat kaiken aikaa käden ulottuvilla. Käyttäjä voi itse valita paikan ja ajan, jolloin haluaa kirjautua taloyhtiön sivuille ja katsoa esimerkiksi siellä olevia tiedotteita tai tehdä vikailmoituksen, Vellonen sanoo.

Viestintä tehostuu

Digitaalisuuteen linkitetään viestinnän tehostuminen. Taloyhtiösivut toimivat viestintäkanavana kaikille asukkaille. Sivuilta löytävät muun muassa tiedotteet ja järjestyssäännöt sekä isännöitsijän ja huollon yhteystiedot. Digitaaliseen asiointiin kuuluvat saunavarauksen ja vikailmoituksen tekeminen.

Esimerkkinä osakkaan kannalta kätevänä palveluna Sami Vellonen nostaa esille remontti-ilmoituksen tekemisen.

– Puheluita ei tarvita, kun osakas voi täyttää sähköisessä muodossa olevan lomakkeen taloyhtiön sivuilla. Isännöitsijä saa siitä ilmoituksen, minkä jälkeen hän voi tarvittaessa pyytää remontista lisätietoja tai antaa saman tien luvan sen aloittamiseen. Remontin valmistuttua siitä löytyvät tiedot sähköisessä muodossa, ja ne ovat liitettävissä isännöitsijäntodistukseen.

Asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenet voivat seurata taloyhtiön sivuilla esimerkiksi taloushallinnon tilannetta, kiinteistön energiankulutusta ja tarkastella sähköistä huoltokirjaa, josta näkee mitä toimenpiteitä, tarkastuksia ja korjauksia kohteessa on tehty. Myös asunto-osakeyhtiön dokumentit löytyvät järjestelmästä.

Kokouskutsuissa ollaan siirtymässä sähköiseen muotoon.
– Isännöitsijä voi lähettää kokouskutsut järjestelmän kautta suoraan hallitusten jäsenten tai osakkaiden sähköposteihin. Näin vältytään tulostamiselta, kuorittamiselta ja postittamiselta.

Myös etäkokousten suosion kasvanee ajan myötä, minkä puolestaan odotetaan vaikuttavan ihmisten innokkuuteen lähteä mukaan taloyhtiön hallitustyöskentelyyn.

– Jatkossa sähköisen palvelun kautta jäsenet pystyvät muun muassa kommentoimaan esillä olevia asioita ja allekirjoittamaan pöytäkirjan sähköisesti vaikkapa ollessaan muualla työmatkalla tai lomalla.

Digiaika_isannointi_Joki_Kujanpaakevyt
Isännöitsijä Vesa Kujanpää (oik.) Pirkanmaan Ammatti-Isännöinti Oy:stä toteaa digitaalisuuden tekevän tuloaan taloyhtiöihin. Tärkeintä on lukea viestit riippumatta niiden jakotavasta. As Oy Kalevan puistotie 11:n puheenjohtaja Juha Joki (vas.) on sitä mieltä, että sähköinen viestintä on osoittanut tarpeellisuutensa remonttiasioista tiedotettaessa.

Osakkaiden kiinnostus kasvaa

– Kun digipalvelut ovat aikaisemmin olleet lähinnä isännöitsijän ja hallitusten jäsenten juttu, on kiinnostus niitä kohtaan kasvanut myös muiden osakkeenomistajien ja asukkaiden keskuudessa. Sisältö on ehkä ollut aikaisemmin heidän kantilta katsottuna köyhää, mutta tilanne on muuttumassa, Sami Vellonen sanoo.

Vellosen mukaan sisällön viemisen sivuille pitää olla automatisoitua: tiedon pitää tulla isännöintiohjelmasta suoraan verkkopalveluun, jotta palvelun tuottamisesta ei koidu isännöintitoimistolle enemmän lisätyötä kuin hyötyä. Tämä automaattisuus pitää huolen juuri siitä, että asukkailla, osakkailla ja hallituksen jäsenillä on reaaliaikainen tieto sekä omista että talonsa tapahtumista.

Sami Vellonen toteaa, että digitalisaatiossa mennään kohti osakkaan lompakkoa läheneviä asioita. Osakas voi palveluun kirjauduttuaan katsoa muun muassa omaa vastikemaksutilannettaan tai nähdä oman lainaosuutensa.

Verkkokauppa tekee tuloaan.

– Järjestelmän kautta on mahdollista tilata ja pian myös maksaa isännöitsijäntodistus, minkä jälkeen se on tilaajan sähköpostissa. Tulevaisuudessa myös esimerkiksi saunavuoron maksaminen onnistuu verkossa.

Sähköisten palvelujen käytettävyyden kannalta on Sami Vellosen mukaan tärkeätä rajapintojen kehittäminen. Tiedon pitää kulkea sujuvasti eri palveluntuottajien järjestelmien välillä.

Alaa mullistaa myös sähköinen asunto-osakeyhtiörekisteri. Uuteen rekisteriin tallennetaan asunto-osakkeilla hallittavia huoneistoja koskevat tiedot ja omistajamerkinnät. Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden huoneisto-, osake- ja osakastiedot siirtyvät rekisteriin vaiheittain vuodesta 2019 alkaen.

Pilvipalvelua kokeillaan Valkeakoskella ja Akaassa

Kiinteistö- ja rakentamisalan digitalisaation vauhdittamiseksi perustetun KIRA-digin kokeiluhankkeisiin lukeutuu Agiva Oy:n pilvipalvelu Asoypalvelut.com. Hankkeessa kokeillaan palvelun toimivuutta ja sen hyödyllisyyttä kaikille eri käyttäjäryhmille.

– Ilmaisen palvelun tavoitteena on nopeuttaa ja helpottaa muun muassa taloyhtiöiden asukkaiden viestintää ja asioiden hallintaa. Asunto-osakeyhtiö voi tallentaa palveluun dokumentteja ja pitää huoltopäiväkirjaa, asukas voi tehdä sitä kautta remontti-ilmoituksen tai katsoa vastuunjakotaulukkoa, palvelua kehittänyt Esa Ahtola Agivasta sanoo.

Käyttäjinä ovat taloyhtiöiden lisäksi muun muassa huoltoyhtiöt ja remonttifirmat. Järjestelmän käyttäjiksi kutsutaan myös kaupungin virastot ja viranomaiset, jotka voivat palvelua hyödyntäen jakaa tietoa tietylle kohderyhmälle alueittain tai taloittain.

– Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi joukkoliikenteen aikataulun muutokset, vedenjakelun keskeytys tai vaikkapa poliisin kaipaamat silminnäkijähavainnot.
Pilvipalvelun kokeilualueena ovat Valkeakoski ja Akaa, jossa myös sähköyhtiö on osoittanut kiinnostusta palvelua kohtaan.

– Palveluun lisätään parhaillaan uusia käyttäjiä. Vastaanotto on ollut myönteinen ja erityisesti sen käytettävyys on saanut kiitosta. Tavoitteena on saada mainosrahoitteinen palvelu käyttöön ympäri Suomen.

– Tulevaisuudessa panostetaan eri järjestelmien integrointiin palvelun kanssa, ettei tietoja ei tarvitsisi työstää moneen eri järjestelmään, Esa Ahtola kertoo.

Teksti ja kuva: Irene Murtomäki
Artikkeli on julkaistu kesäkuussa ilmestyneessä Kiinteistöpostissa 5/2017.

*******
Lue Taloyhtiön digitaalisuus, mikä kertoo digitaalisuuden toteuttamisesta isännöintityössä.
Lue myös Digitaalisuus kiinteistönhuollossa, jossa huoltomies kertoo, miten digitaalisuus on muuttanut hänen työtään.

Kategoriassa: Artikkelit Avainsanoilla: As Oy Kalevan puistotie, digitaaliset palvelut, digitaalisuus, huoltokirja, isännöitsijä Vesa Kujanpää, isännöitsijätodistus, KIRA-digi-hanke, Pirkanmaan Ammatti-isännöinti Oy, remontti-ilmoitus, sähköposti, taloyhtiösivut, viestintä, yhtiökokous

Ensisijainen sivupalkki

Lue uusin lehti

Lue aiemmat numerot täältä.

Julkisivujen taitajat

Katso julkisivujen taitajat 2022

Päivää, sanoi isännöitsijä

Vanhat talot ovat upeita kohteita

Normipostia

Takat, takkahormit ja niiden kunnossapitovastuu taloyhtiössä

Valvoja

Valvoja: Urakoitsijan ja työntekijöiden kunnosta

Yhteistyössä

Tilaa Rakennusfakta-uutiskirje

RSS Rakennusfakta tuoteuutisia

  • Fibolla nyt antibakteeriset pinnat 3.2.2023
  • KWC Nordics Oy. Tutut tuotteet – uusi brändi. 3.2.2023
  • Venttiiliteknologian uusi sukupolvi 3.2.2023
  • Pohjoismainen luksusrakennus erikoisvalmisteisella hiilineutraalilla Dekton-julkisivulla 3.2.2023

Suosittua sivustolla

  • Lappeenrannan Sammontalon rakentaminen alkaa tänä kevään
  • Raide-Jokerin koeajot alkavat Espoossa
  • Kiinteistötahkola osti Isännöinti Ilkka Saarinen Oy:n
  • Hervantajärven kivijalkakauppa lämmittää asuntoja
  • Helsinki ja Caverion käynnistävät kolme ESCO-hanketta

Footer

Kiinteistöposti

Kiinteistöposti-lehti on taloyhtiömaailmaan keskittyvä ammattijulkaisu. Lehdessä julkaistaan taloyhtiöitä koskevia artikkeleita ja taloyhtömaailmaan liittyviä uutisia ja tuotteita.

  • Facebook
  • LinkedIn

Copyright © 2023 · Kiinteistöposti | RPT Byggfakta Oy

RPT Byggfakta Oy:n tietojenkäsittelyä, tietosuojaa ja evästeitä koskevat periaatteet
Käytämme sivustollamme evästeitä joiden avulla seuraamme sivustomme liikennettä. Tietosuojaperiaatteissamme kerromme, mitä tietoja keräämme ja miksi, sekä mihin tarkoituksiin tietoja käytetään. Klikkaamalla "Hyväksy", hyväksyt kaikki sivustollamme käytössä olevat evästeet. Muista, että sinulla on myös valintamahdollisuuksia tietojesi ja yksityisyytesi käsittelyyn ja suojaamiseen. Voit määritellä evästeiden hyväksynnän tarkemmin Eväste-asetuksista.
EvästeasetuksetHyväksy
Yksityisyys

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Necessary
Aina käytössä

Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.

Non Necessary

Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.

Tallenna ja hyväksy