Kiinteistöpostin Lakipostia -palstalla nostetaan esiin lukijoiden esittämiä ongelmatilanteita, joihin vastaa asianajaja, varatuomari Pasi Orava Asianajotoimisto J. Rajamäki Oy:stä. Nyt kuitenkin pieni katsaus tulevaan tai ainakin mahdolliseen sellaiseen. Nimittäin ympäristöministeriö on asettanut työryhmän liittyen sähköiseen asunto-osakerekisteriin ja työryhmän loppuraportti valmistui 29.4.2014.
Nykyään asunto-osakkeisiin liittyvissä asioissa käytetään lähinnä painettuja paperisia osakekirjoja, niissä olevia siirtomerkintöjä ja todistusta merkinnästä asunto-osakeyhtiön osakeluetteloon. Asunto-osaketietoa käyttävät useat tahot ja osapuolet ja siihen liittyy runsaasti papereiden etsimistä, siirtelyä ja säilyttämistä sekä erillisiä ilmoituksia viranomaisille.
On huomattu, että tämä on yksi harvoista yhteiskunnallisesti merkittävistä alueista, jota ei ole vielä saatettu sähköiseen muotoon. Sähköiseen rekisteriin siirtymisellä ajatellaan tehostettavan ja nopeutettavan asioiden hoitamista ja parannettavan tiedon laatua, oikeellisuutta, ajantasaisuutta ja saatavuutta. Lisäksi sähköinen käsittely on muilla sektoreilla lähes poikkeuksetta luonut uusia mahdollisuuksia ja uusia toimintatapoja.
Asunto-osakerekisteri
Asunto-osakerekisterin keskeisiä periaatteita tulisivat loppuraportin mukaan olemaan omistajamerkintöjen julkinen luotettavuus, vapaaehtoinen siirtyminen sähköiseen omistajamerkintään sekä kaikkien asunto-osakeyhtiöihin ja asunto-osakkeisiin liittyvien tietotarpeiden huomioiminen rekisteriä suunniteltaessa. Mikäli kustannukset saadaan pidettyä kurissa, on mahdollista, että siirtymisestä tulee pakollistakin, mutta tämäkin selvinnee jatkossa. Kiinteistöjen osaltahan meillä on jo pitkään ollut julkista luotettavuutta nauttivat lainhuuto- ja kiinnitysrekisterit.
Asunto-osakerekisteriin liittyvät tarpeet on raportissa jaettu kahteen pääryhmään: 1) sähköisen omistajamerkinnän mahdollistamiin sähköisiin prosesseihin (esim. sähköinen asuntokauppa ja sähköinen panttausmerkintä) sekä 2) asunto-osakeyhtiöihin ja asunto-osakkeisiin liittyvien tietojen mahdollisimman kattava ja ajantasainen saatavuus (esim. viranomaistarpeisiin).
Sähköiseen omistajamerkintään siirtymisen siirtymäaika tullee olemaan pitkä. Tämän takia edellä mainitut kaksi pääasiallista tarvetta tulee ratkaista kahden erillisen osarekisterin avulla, jolloin kaksi edellä mainittua erillistä tarvetta voidaan ratkaista erikseen. Tällöin hyödyt on ajateltu saavutettavan nopeammin ja sähköisten palveluiden kehittäminen nopeutuu.
Ensinnäkin ensimmäinen osarekisteri eli Asunto-osakkeiden tietorekisteri perustettaisiin kokoamaan yhteen kaikki asunto-osakkeisiin liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi yhtiön, rakennusten, huoneistojen, talouden, kunnossapidon, verotuksen, viranomaispäätösten tiedot ja erilaiset yhteystiedot.
Rekisteri kokoaisi myös tiedot omistuksista sekä toisesta osarekisteristä että asunto-osakeyhtiöiden edustajilta niiden osakkeiden osalta, jotka eivät ole vielä sähköisinä omistajamerkintöinä. Tämä osarekisteri on arvioitu saatavan tiedoiltaan kattavaksi varsin nopeasti.
Jatkossa asunto-osakeyhtiöiden edustajat, kiinteistönvälittäjät, osakkeenomistajat ja viranomaiset toimittaisivat tiedot omistusten muutoksista sekä muista ilmoituksista ja päätöksistä suoraan rekisteriin sähköisesti, jolloin tiedot saadaan nykytilannetta ajantasaisemmin.
Omistusten muutosten (kauppa, lahja, perintö yms.) lisäksi tällaisia olisivat mm. varainsiirtoverojen ilmoitukset ja viranomaisten päätökset, kuten esimerkiksi Arava- ja Hitas-tiedot, peruskorjausten tuet, suojelupäätökset, ulosottomerkinnät, turvaamistoimenpiteet ja edunvalvojapäätökset.
Asunto-osakkeiden omistajarekisteri
Toinen osarekisteri Asunto-osakkeiden omistajarekisteri keskittyisi sähköisten omistaja-, hallinta-, luovutus- ja panttausmerkintöjen hallintaan. Omistajarekisterin tulee ministeriön raportin mukaan nauttia julkista luotettavuutta, mikä tarkoittaa sitä, että ihmisten on voitava luottaa, että rekisterissä oleva tieto on oikein, eikä asunto-osakkeisiin liity muita oikeuksia, kuin mitä rekisteriin on merkitty.
Nimenomaan Omistajarekisteri mahdollistaisi sähköisen asuntokaupan, joka on tarkoitus toteuttaa joko osana tätä rekisteriä tai antaa useiden eri kaupallisten toimijoiden toteuttaa omat kaupankäynnin järjestelmänsä markkinaehtoisesti. Työryhmä suositteli jälkimmäistä.
Vaikka asunto-osakerekisteri jaetaan kahteen osarekisteriin, tulee niiden olla saumattomasti yhteentoimivia sekä teknisesti että juridisesti. Samaa tietoa ei talleteta kahteen eri paikkaan, eikä tarvittavia tietoja tarvitse hakea eri rekistereistä, vaan osarekisterit integroidaan toisiinsa. Esimerkiksi Omistajarekisteriin ei tarvitsisi enää perustaa asunto-osakeyhtiöiden ja niiden osakkeiden tietoja, koska ne ovat jo olemassa Osakerekisterissä ja käytettävissä sieltä.
Saantojen kirjaamisen organisointi Osakerekisteriin on merkittävä asia koko asunto-osakerekisterin kannalta. Saantojen kirjaamista edeltää käytännössä saantojen selvittäminen. Tämän tekee useimmiten jo nykyään joku toimija, kuten asianajotoimisto, kiinteistönvälittäjä, pankki, isännöitsijä tai joku viranomainen.
Työryhmän mielestä edellä mainittuja saantojen selvittäjiä kannattaisi käyttää rekisterinpitäjän asiamiehinä ja rekisteriin kirjaajina sen sijaan, että rekisterinpitäjä itse ottaisi saantojen selvittämisen ja kirjaamisen työkseen. Tulevan rekisterinpitäjän (tai tätä valvovan viranomaisen) tehtävänä onkin asettaa tarkemmat vaatimukset asiamiesten osaamiselle sekä harkita, miten mahdollisten korvausvastuiden kanssa menetellään. Rekisterinpitäjänä voisi olla niin viranomainen kuin yksityinen luotettava taho, jota valvoisi kuitenkin joku viranomainen. Päätös rekisterinpitäjästä tulee selvityksen mukaan tehdä viimeistään keväällä 2015.
Keskeiset kysymykset
Lainsäädännön kannalta keskeisiä kysymyksiä ovat mm. sähköisen osakerekisterin mahdollistaminen asunto-osakeyhtiölaissa sekä vaadittavat toimilupaehdot, valvova viranomainen ja vastuut. Asunto-osakkeiden tietorekisterin osalta keskeistä ovat oikeudet tietojen syöttöön ja osapuolten vastuut. Rekisteri voi vaatia oman erillislakinsa.
Lisäksi yksityisyyden suoja, tietosuoja sekä rekisterien luonne tulee huomioida lainsäädännössä (mm. henkilötietolaki, tietohallintolaki). Sähköinen kaupankäynti sen sijaan ei todennäköisesti edellytä lainsäädännöllisiä muutoksia.
Toteutuessaan asunto-osakerekisterin on tarkoitus parantaa tietojen saatavuutta ja ajantasaisuutta asunto-osakeyhtiöiltä muille tiedon tarvitsijoille ja päinvastoin. Pidemmällä aikavälillä asunto-osakeyhtiöiden osakeluettelot muuttuvat käytännössä rekisterissä ylläpidettäviksi. Rekisteri tuo tiedonhallintaan välineen niille asunto-osakeyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Myös osakkeenomistajat saavat omistamiaan asunto-osakkeita koskevia tietoja entistä vaivattomammin ja ajantasaisempina.
Kustannukset
Asunto-osakerekisterin perustamisen kustannuksiksi arvioidaan alustavasti noin 4,7 miljoonaa euroa. Kustannusten kattamisessa yhteiskunnallinen rahoitus on todennäköisesti välttämätöntä. Rekisterin jatkuviksi kustannuksiksi arvioidaan noin miljoona euroa, jotka arvioidaan pystyttävän kattamaan tietopalvelutuotoin. Ainoat toiminnasta johtuvat kustannukset käyttäjille olisivat mahdolliset omistajamerkintöjen kirjausmaksut. Vastineena osakkeenomistajat tulisivat saamaan julkisen luotettavuuden tuoman turvan sekä fyysisen osakekirjan säilytykseen ja mahdolliseen häviämiseen liittyvien kustannusten poistumisen.
Asunto-osakerekisterin perustaminen nähdään ministeriössä kiireelliseksi. Kuitenkin on luultavaa, että ennen vuotta 2018 hanke ei ole käytössä. Asunto-osakeyhtiön toimijoita niin hallitusta kuin isännöitsijöitäkin kiinnostaa varmuudella mahdollisesti hankkeen mukanaan heille tuomat velvoitteet ja vastuut. Osakkeenomistajia ja isännöitsijöitä puolestaan kiinnostavat myös tulevat ja oletettavasti kasvavat kustannukset. Myös toimijoilta vaadittavat tietotekniset ohjelmistot, niiden hankkijat, koulutus sekä kustannusten taso ja niiden maksaja ovat avoinna.
Olemme saamassa jotain uutta ja jotain lisää (ainakin oletettavasti työt ja kustannukset), mutta on korostettava, että kysymys on vielä raakileesta.
Lakipostia-palsta on julkaistu toukokuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Professional 4/2014