Asunto-osakeyhtiö velvollinen pitämään kaupparekisteritiedot ajan tasalla

Jos henkilö ei ole enää asunto-osakeyhtiön puheenjohtaja, mutta kuitenkin saa asunto-osakeyhtiön puheenjohtajalle osoitettua postia, ylitarkastaja Jouko Manninen Helsingin maistraatista tietää ainakin yhden selityksen sille, miksi näin käy. Kaupparekisteritiedot eivät ole ajantasalla.

Asunto-osakeyhtiö ei ole myöskään tehnyt maistraatille asianmukaista muutosilmoitusta liitteineen.

Joskus selitys laiminlyönnille löytyy maksullisuudesta – muutosilmoituksesta pitää maksaa 85 euroa. Joskus selitys on kuitenkin vain yksinkertaisesti tietämättömyys, vaikka laki asunto-osakeyhtiöiden hallituksen jäsenten, isännöitsijän tai tilintarkastajan vaihtumisesta kehottaa tekemään ilmoituksen maistraatille VIIPYMÄTTÄ.

Monissa taloyhtiöissä muutosilmoitusten tekeminen annetaan ja voidaan katsoa itsestään selvästikin kuuluvan isännöitsijän tehtäviin.

– Jos taloyhtiö on palkannut isännöitsijän, tuntuisi hullulta, miksi hän ei muutosilmoitusten tekemisestä sitten huolehtisi. Isännöitsijähän toimii hallituksen ohjauksessa ja valvonnassa, ylitarkastaja Jouko Manninen pohtii.

Lain edellyttämän ilmoituksen tekemisestä ovat vastuussa hallituksen kaikki jäsenet ja isännöitsijä ja sen voi heistä kuka tahansa tehdä, Manninen painottaa.

Lomake, liitteet ja maksu kuntoon

Ilmoituksen tekeminen sinällään ei ole monimutkaista. On valmis veroviranomaisten kanssa käytettävä lomake Y4, jonka lisäksi pitää täyttää lomake 13 B. Sen lisäksi tarvitaan liitteiksi pöytäkirjat, joista näkyvät yhtiökokouksen ja hallituksen tekemät päätökset.

– Liitteenä täytyy toimittaa pöytäkirja siitä yhtiökokouksesta, jossa hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan valinnat on tehty. Joissakin yhtiöissä yhtiökokous voi valita myös puheenjohtajan, mutta tavallisempaa on, että yhtiöjärjestyksen mukaan hallitus valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Silloin toiseksi liitteeksi tarvitaan myös se hallituksen kokouksen pöytäkirja, mistä puheenjohtajavalinta selviää, Manninen opastaa.

Asema ja tunnistautuminen sähköisessä ilmoittamisessa

Toistaiseksi ilmoitukset tehdään pääasiassa paperilla, vaikka Patentti- ja rekisterihallituksen Novus-nimisessä hankkeessa kehitetään koko ajan myös sähköisen ilmoittamisen mahdollisuutta.

– Jo nyt on mahdollista ilmoittaa yhtiön yhteystietomuutokset sähköisesti, mutta asunto-osakeyhtiöissä tietojen antaminen sähköisesti on hankalaa, koska ilmoittajalla pitää olla jo rekisteröity rooli yhtiössä, Manninen alustaa.

–     Jos esimerkiksi isännöitsijätoimisto vaihtuu, uusi isännöitsijä ei voi tehdä sähköisesti ilmoitusta, vaan se pitää tehdä hallituksen jäsenten toimesta, Manninen jatkaa.

–     Tietojen antaminen vaatii tunnistautumisen. Pankkikortti on ehkä yksinkertaisin ja helpoin väline. Sen lisäksi täytyy ilmoittajalla olla rekisteröity rooli yhtiössä esimerkiksi hallituksen jäsen tai isännöitsijä, hän vielä jatkaa.

Ajantasaisen tiedon merkitys

Jotkut tilintarkastajat vaativat Mannisen mukaan tilintarkastuksen yhteydessä ajantasaista kaupparekisteritietoja hallituksen ja isännöitsijöiden osalta.

– Vaikka tilintarkastukseen sinänsä kuuluisi vain tilien ja hallinnon tarkastamista,  niin jotkut vaativat kaupparekisteriotteenkin. Silloin taloyhtiön täytyy saada nopeasti nämäkin tiedot kuntoon, elleivät ne entuudestaan ole, Manninen sanoo.

Taloyhtiön ottaessa lainaa, pankki tarkastaa kaupparekisteritietojen ajantasaisuuden. Se lieneekin merkittävämpi asia kuin usein tullaan ajatelleeksi. Miltä tuntuisi olla merkittynä hallituksen jäseneksi tai isännöitsijäksi ja sitä kautta vastuulliseksi taloyhtiön tekemisistä, jos olisitkin jättänyt tehtävät kyseisessä yhtiössä jo aikaa sitten?

Mannisen käsityksen mukaan pankit vaativat tämän lisäksi normaalisti pöytäkirjaotteita, joista toimihenkilöiden tiedot löytyvät.

Kaupparekisteritiedot voi tarkistaa

Jos kaupparekisterissä ei kuitenkaan ole ajantasaisia tietoja, muutoksista voi ilmoittaa itsekin, olipa sitten hallituksen jäsen, isännöitsijä tai tilintarkastaja.

– Se tietysti maksaa. Omissa nimissään tehtävästä ilmoituksesta ei yksityishenkilö tietysti mielellään maksaisi, koska taustalla on sellainen muutos, joka olisi pitänyt yhtiön toimesta normaalisti ilmoittaa. Omissa ilmoituksissa ei rekisteröidä mitään muuta kuin se, että tämän kyseisen henkilön tehtävät kyseisen asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenenä tai isännöitsijänä tai tilintarkastajana on päättynyt, Manninen vielä toteaa.

Lomakkeet löytyvät osoitteesta: http://www.ytj.fi/palvelut/y-lomakkeet/lomakkeet-lomaketunnusten-mukaan

Artikkeli on julkaistu huhtikuussa 2013 ilmestyneessä Kiinteistöpostissa nro 3.