ASREK-hanke vie asunto-osakeyhtiöt ja osakehuoneistot sähköiseen rekisteriin vuoteen 2025 mennessä. Patentti- ja rekisterihallitus helpottaa isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden arkea omilla sähköisillä palveluillaan.
Isännöitsijät ovat oppineet sähköisen asioinnin helppouden, sillä 45 prosenttia asunto-osakeyhtiöiden edustamisilmoituksista tehtiin alkuvuonna sähköisesti Patentti- ja rekisterihallitus PRH:n kaupparekisteriin paperin sijaan.
– Edustamisilmoitusten määrä kokonaisuudessaan on kasvanut selvästi. Kolmen ensimmäisen kuukauden aikana meille tuli ilmoituksia 33 prosenttia enemmän kuin viime vuonna vastaavaan aikaan, rekisteripäällikkö Lalli Knuutila PRH:sta kertoo.
Asunto-osakeyhtiöiden muutosilmoitukset eli ilmoitukset hallituksen, isännöitsijän, tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan vaihtumisesta siirtyivät vuoden 2015 syksyllä maistraateista PRH:lle.
Maistraateissa muutosilmoitukset yleensä ruuhkautuivat keväällä yhtiökokousten jälkeen. Sama ilmiö on nähtävissä PRH:ssa.
– Ilmoituksia tulee paljon touko- ja kesäkuussa. Meille on kuitenkin tullut yllätyksenä, miten paljon ilmoituksia tehdään heinäkuussa. Esimerkiksi viime vuonna kesäkuun ja syyskuun välisenä aikana niitä tuli noin 13 000, minkä jälkeen tahti laski vuoden loppua kohti, Knuutila kertoo.
Yksi selitys lienee, että yhtiökokouksia pidetään asunto-osakeyhtiölain mahdollistamana vielä kesäkuussa, ja siksi muutostietojen ilmoittaminen venyy pidemmälle vuotta.
Käsittelyruuhkiin on Knuutilan mukaan varauduttu porrastamalla työntekijöiden lomia ja palkkaamalla kesätyöntekijöitä.
Entistä enemmän sähköiseen asiointiin
PRH:ssa kehitettiin ensin sähköistä asiointia erityisesti asunto-osakeyhtiöiden edustamista koskevien muutosilmoitusten tekemiseksi, ja myöhemmin myös yhtiöjärjestysten muutosilmoituksissa.
– Se, että jo lähes puolet edustamisilmoituksista tulee sähköisesti, on hyvä uutinen, koska sähköinen ilmoittaminen on ohjaava, nopea ja edullinen tapa. Myös yhtiöjärjestyksen muutoksista suunnilleen kolmasosa tehdään sähköisen asioinnin kautta, Knuutila sanoo.
Sähköisessä asioinnissa käsittelyajat pyritään pitämään mahdollisimman lyhyinä, ja palvelun käyttöön ohjataan myös hinnalla: sähköinen hallitusmuutosilmoitus 40 euroa, paperisena 85 euroa.
Ilmoitusmäärien kasvun myötä kaupparekisterin tiedot alkavat olla hyvin ajan tasalla. Ajantasaisuus helpottaa asunto-osakeyhtiön toimintaa, kun se hakee pankista lainaa remontin rahoittamiseen. Haastemieskään ei toimita haastetta sellaiselle henkilölle, joka ei enää ole hallitusvastuussa.
– Pankithan tarkistavat kaupparekisteritiedot nykyään automaattisesti. Kun tiedot ovat ajan tasalla, silloin taloyhtiön edustajien ei tarvitse erikseen esittää pankissa hallitusvastuuseen liittyviä yhtiökokouspöytäkirjoja tai muita yhtiöön liittyviä tietoja, Knuutila toteaa.
Ehkä paperista ilmoittamista edullisempi sähköinen asiointi on madaltanut kynnystä ilmoittaa muuttuneet tiedot, ja ehkä myös taloyhtiöiden vastuullisuus on lisääntynyt.
– Kun hallituksiin tulee uusia jäseniä, ehkä he ilman muuta olettavat tietojensa ilmoittamisesta kaupparekisteriin. Taloyhtiöiden hallinto on menossa tässäkin mielessä ammattimaisempaan suuntaan ja ihmiset tiedostavat vastuunsa ja haluavat asioiden olevan kunnossa.
Asoy-tiedot sähköisiksi
Digitaalisuus lisääntyy myös sähköisen asunto-osakerekisterin perustamiseen tähtäävällä ASREK-hankkeella. Tarkoitus on, että kaikki maamme asunto-osakeyhtiöt ja osakehuoneistot ovat sähköisessä rekisterissä vuonna 2025.
Rekisteriin tallennetaan asunto-osakkeilla hallittavia huoneistoja koskevat tiedot ja omistajamerkinnät.
ASREK-rekisterin käyttäjiä ovat muun muassa asunto-osakeyhtiöt ja niiden osakkaat, jotka saavat kaikki tarvitsemansa rekisteripalvelut yhdestä paikasta.
Uutta rekisteriä hyödynnetään muun muassa asunto-osakkeiden sähköisessä omistuksen siirrossa ja panttauksessa. Vuosittain noin 100 000 asunto-osakekirjaa siirtyy kaupan, perinnön tai lahjan kautta uudelle omistajalle.
Vuosittain myös katoaa noin 700 asunto-osakekirjaa. Katoaminen viivästyttää esimerkiksi asuntokauppaa ja uusien osakekirjojen hankkimiskustannukset voivat nousta tuhansiin euroihin.
Rekisterin perustaminen edellyttää, että asunto-osakeyhtiöt tarkistavat olemassa olevat tiedot, joilla kohde-, osake- ja omistajatiedot saadaan kattavasti ja luotettavasti uuteen rekisteriin ylläpidettäviksi. Tietojen tarkastusvaiheeseen on aikaa 2,5 vuotta.
Sähköisen rekisterin uskotaan parantavan isännöitsijäntodistuksen luotettavuutta ja virheettömyyttä. ASREK muuttaa myös osakeluettelon sähköiseen muotoon, mikä helpottaa osakasviestintää ja äänten laskentaa yhtiökokouksissa.
Kukin huoneisto saa tunnuksen
PRH:n ylläpitämään kaupparekisteriin rekisteröidään asunto-osakeyhtiön perustamiseen, yhtiöjärjestykseen ja huoneistoselitelmään liittyvät tiedot sekä asunto-osakeyhtiön edustuksiin ja yhtiöjärjestyksiin liittyvät muutostiedot.
Sähköinen ASREK-asunto-osakerekisteri edellyttää, että järjestelmään luodaan kullekin huoneistolle myös huoneistotunnus.
– Huoneistotunnuksen tulee antamaan PRH. On kuitenkin mietittävä, minkä muotoinen tunnus on. Onko se Y-tunnuksen kaltainen, mikä ei kerro oikein mitään kohteesta vai kuten henkilötunnus, joka kertoo henkilön syntymäajan. Lisäksi pitää miettiä, missä järjestelmässä ja missä vaiheessa huoneistotunnus annetaan, ja miten pitkä elinkaari sillä on, Esa Kosonen PRH:sta toteaa. huoneistot.
Infolaatikko
ASREK
Vuoden 2019 alusta uusille perustettaville asunto-osakeyhtiöille ei enää paineta osakekirjoja, vaan omistus ja hallintaoikeus merkitään sähköiseen ASREK-rekisteriin.
Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden huoneisto-, osake- ja osakastiedot siirtyvät rekisteriin vaiheittain vuodesta 2019 alkaen.
Suomen kaikkien noin 80 000 asunto-osakeyhtiön ja noin miljoonan osakehuoneiston tietojen arvioidaan olevan sähköisessä rekisterissä vuonna 2025.
ASREK-hankkeen kokonaiskustannus on noin 12 miljoonaa euroa.
Teksti: Riina Takala-Karppanen
Artikkeli on julkaistu toukokuussa ilmestyneessä Kiinteistöpostissa 4/2017
