Asukasyhteyshenkilö osakkaiden ja rakentajien linkkinä

Linjasaneeraushanke koostuu monesta palasesta, joiden täytyy loksahtaa paikalleen, jotta lopputulos on onnistunut. Yksi tärkeä tekijä projektissa on asukasyhteyshenkilö, jonka tehtäviin kuuluvat muun muassa huoneistokatselmukset ja rakennusaikainen tiedottaminen.
Asukasyhteyshenkilö Armi Tihtonen Aurinkolahden Rakennuspalvelut Oy:stä korostaa työssään asiakaslähtöisyyttä.

– Taloyhtiön osakas on avainasemassa, koska hän on remontin maksaja. Tavoitteena on, että hän on paitsi tyytyväinen remonttiin myös ilahtunut sen lopputuloksesta.

Erityisvaatimuksia peruskorjaukselle asettaa työn tekeminen asiakkaan kodissa.  – Remontti aiheuttaa monenlaisia tunteita. Onhan kyse suurimmasta ja kalleimmasta remontista, joka huoneistossa tehdään, Tihtonen tietää.
Hän kuvailee linjasaneeraushanketta palveluketjuksi, jossa tarvitaan monen ihmisen työpanosta.
– Osakas näkee hankkeen oman kotinsa kannalta. Peruskorjaus on kuitenkin paljon tätä laajempi kokonaisuus. Siihen liittyvät koko talon vesi-, viemäri- ja ilmastointiverkostot sekä yleensä myös sähkönousut. Nämä kaikki pitää sovittaa yhteen.
Asukasyhteyshenkilön tehtävänimike voisi olla myös projektikoordinaattori. Hän tekee tiimityötä ryhmässä, johon kuuluvat taloyhtiön, suunnittelijoiden, valvojien ja urakoitsijan edustajat. Lisäksi kaupungin rakennusvalvontaa varten kootaan tarkastusasiakirjat.
Ennen remontin varsinaista käynnistymistä Armi Tihtonen kertoo perehtyvänsä korjauksen arkkitehti- ja lvi-suunnitelmiin sekä mahdolliseen sähkösuunnitelmaan. Lisäksi hän selvittää talon osakasluettelon isännöitsijältä. Hankkeen tässä vaiheessa taloyhtiö on jo omalta osaltaan valmistellut asiaa ja tiedottanut remontista asukkaille.

Huoneistokatselmuksessa läpi muutostyöt
Remontin alkuvaiheessa asukasyhteyshenkilö käy sekä talon yhteiset tilat että asunnot läpi yhdessä suunnittelijan, urakoitsijan ja taloyhtiön edustajien kanssa. Huoneistokatselmuksessa tarkastellaan, mitä remontissa on suunniteltu tehtäväksi.
Jos osakas haluaa taloyhtiön suunnitelmista poikkeavia muutoksia ja tuotteita, ne käydään katselmuksessa läpi.
– Tavallisesti muutokset koskevat laattoja. Myös kalusteita halutaan vaihtaa, mutta niitä muutettaessa on otettava mittojen määrittämät puitteet huomioon. Raskaammat, suunnitelmasta poikkeavat tilamuutokset menevät taloyhtiön ja suunnittelijan käsittelyyn. Esimerkiksi märkätilamuutokseen tarvitaan rakennusaikainen muutoslupa, joka haetaan rakennusvirastosta.
Ennen töiden alkamista huoneistokohtaiset valinnat vielä vahvistetaan osakkaalla. Hänelle lähetetään katselmustiedot laatta- ja kalustemalleineen sekä työmaakuvineen. Lisäksi asukas saa tässä vaiheessa käytännön ohjeet huoneistossa olevien tavaroitten suojaamiseen ja pakkaamiseen.

Remontin käynnistyessä on suotavaa, että huoneistoissa ei asuta. – Tämä on turvallisuuskysymys, koska talo on työmaa-aluetta, Armi Tihtonen tähdentää.

Tiedotusta asukkaille ja rakentajille
– Työhöni kuuluu tiedottaa asukkaille näiden yhteisten tilojen remonttien alkamisesta ja käyttöönotoista. Jos on kylmäkellareita ja verkkovarastoja, huolehtii tarvittaessa kukin asukas oman tilansa tyhjentämisestä. Yhteisistä tiloista vastaa yleensä taloyhtiö, mutta ne voivat jäädä niin sovittaessa minun hoidettavakseni.
Tiedotusta ei Armi Tihtosen mukaan ole koskaan liikaa.

– Remontin infotilaisuudessa kerään osakkaiden yhteystiedot. Hän voi haluta tietoa joko sähköisesti tai paperilla, joten sen mukaan mennään.

Tiedotuksen pitää pelata myös työmaalla. Armi Tihtonen osallistuu työmaakokouksiin ja jos esille tulee esimerkiksi suunnitelmia koskevaa tietoa, välittää hän sen eteenpäin. – Työntekijöillä on oltava ajan tasalla olevat työpiirustukset ja selvät ohjeet. Tämä tarkoittaa sitä, että paperia on paljon: mitä enemmän sen parempi.
Asukasyhteyshenkilö Armi Tihtonen kertoo olevansa itse työmaalla lähes päivittäin hankkeen alkuvaiheessa. Sitten kun työt ovat päässeet vauhtiin, häntä tarvitaan harvemmin. Remontin ollessa päättymässä hänen käyntinsä kohteessa jälleen tihenevät.
– Pisimmillään linjasaneeraushanke voi kestää puolitoista vuotta. Työmaista, joissa olen ollut mukana, on suurin ollut 96 asunnon ja pienin 27 huoneiston taloyhtiö.
– Monet asiat toistuvat kohteesta riippumatta. Ensin työmaa pistetään pystyyn, sitten puretaan vanhaa ja rakennetaan uutta, minkä jälkeen työ on valmis, Tihtonen tiivistää.

Monen asian hallintaa ja ihmissuhdetaitoja
– Joku voi ajatella, että työni on jatkuvaa kaaosta, koska tehtäviini kuuluu monen asian koordinointi. Sitä tämä ei silti ole, koska ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Toki vastaan tulee yllätyksiä ja niitä pitää sovitella, mutta ei kovin usein.
Pohtiessaan, mitä ominaisuuksia asiakasyhteyshenkilön työssä tarvitaan, Armi Tihtosella tulee ensimmäisenä mieleen, että pitää osata käsitellä samanaikaisesti monia asioita.

– Projekti pitäisi pystyä ennakoimaan alusta loppuun, ja toisaalta pitäisi koko ajan olla ajan tasalla. Lisäksi pitäisi olla nopea, mutta ei saisi hosua aikataulusta huolimatta. Tärkeätä on erottaa välittömästi hoidettavat asiat niistä, jotka on mahdollista siirtää tuonnemmaksi. Asiat täytyy osata laittaa oikeaan aikajanaan.

– Vaikka työ on järjestelmällistä, se ei voi olla kaavamaista. Yhtä ainoata toimintatapaa ei ole olemassa. Jokainen projekti on omanlaisensa, koska asiakkaana on aina eri taloyhtiö ja eri osakkaat, Armi Tihtonen tietää.

Teksti ja kuva Irene Murtomäki.

Artikkeli on julkaistu kokonaisuudessaan joulukuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti Professionalissa 10/2014.