Patentti- ja rekisterihallitus valmistautuu ottamaan vastaan asunto-osakeyhtiöiden muutosilmoituksia, kun niiden käsittely siirtyy syyskuun alussa maistraateilta PRH:hon.
Sitä ennen pitäisi kuitenkin löytää käytännön ratkaisu siihen, miten isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen jäsen maksaa muutoksen sen vireille saamiseksi – YTJ:n sähköinen asiointijärjestelmä kun tuntee tässä vaiheessa henkilökohtaiset pankkitunnukset ja niihin liittyvän pankkitilin tai luottokorttimaksamisen. Miten siis kohdistaa taloyhtiölle kuuluva maksu yhtiön tiliin?
– Se on meille vielä arvoitus, millaisessa vaiheessa asunto-osakeyhtiöiden paperilla annetut ilmoitukset ovat syksyllä, kun ne siirtyvät maistraateista meille tänne Patentti- ja rekisterihallitukseen, rekisteripäällikkö Lalli Knuutila totesi uudistuksen vaikutuksia yleisötilaisuudessa selvittäessään.
Taitekohta on 1.9.2015, jolloin asunto-osakeyhtiöiden ilmoitusten käsittely ja asiakaspalvelu siirtyy virallisesti maistraateista PRH:een. Toki valmistelutyötä on tehty ja tehdään edelleenkin kiivaasti, jotta siirto sujuisi mahdollisimman sujuvasti.
Muutos koskee mm. asunto-osakeyhtiöiden edustamisilmoituksia eli niitä maistraatille aikaisemmin tehtyjä ilmoituksia, joissa on ilmoitettu esimerkiksi hallituksessa tapahtuneet henkilövaihdokset, isännöitsijän vaihtuminen, tilintarkastajien vaihtuminen tai nimenkirjoitusmuutokset.
Lisäksi maistraateista siirtyy PRH:n käsiteltäväksi asunto-osakeyhtiöiden yhtiöjärjestysmuutokset. Niitä PRH:n lakimiehet ovat toki jo tehneet nykyiselläänkin lähinnä asunto-osakeyhtiöiden sulautumis- ja jakaantumistapauksissa.
Paperilla vielä mahdollista ilmoittaa
– Käytännössä tämä tarkoittaa siis sitä, että paperisia ilmoituksia ei voi jättää maistraatteihin, eikä ely-keskuksiin 31.8.2015 jälkeen. Tai voi tietysti jättää, mutta se ei ole järkevin toimintatapa, Knuutila korosti.Nämä viranomaiset laittavat hallintolain perusteella paperit tietenkin, mutta ne menevät ensin skannaukseen, mitä kautta ne siirtyvät PRH:n sähköiseen järjestelmään. Ilmoitusta ei kuitenkaan voi maksaa paikan päällä, eikä se näin ollen tule voimaan, eikä silloin esimerkiksi uutta y-tunnustakaan saa vaikkapa odottaessa.
Jos paperilomakkeita kuitenkin halutaan käyttää, silloin suositeltavin tapa on Knuutilan mukaan käyttää oheista osoitetta: PRH – Verohallinto, Yritystietojärjestelmä, PL 2000, 00231 Helsinki.
– Tätä kautta meille iso määrä paperi-ilmoituksista tulee ja menevät sitten skannaukseen, jonka jälkeen me käsittelemme ilmoituksia pdf-arkistokuvina, Knuutila vielä toteaa.
Pientä viivettä ehkä asiakas- ja tietopalvelussa
Suomessa on tällä hetkellä 11 maistraattia, joilla on 40 toimipistettä.
Knuutilan mukaan parhaillaan selvitetään tämän eri puolilla sijaitsevan valtavan paperiarkiston siirtämistä PRH:lle Helsinkiin.
– Maistraattien rakenne on muuttunut vuosien varrella. Yhden maistraatin alueella on ollut useita toimipisteitä. Ilmeisesti niissä on aika pieniäkin arkistoja, mutta yhtälailla isoja arkistoja. Meidän täytyisi kuitenkin saada kaikki paperiarkistot tänne, jotta pystymme palvelemaan asiakkaita, antamaan niistä kopioita ja palvelemaan tietopalveluissa, Knuutila kertoi hankkeesta, jonka arveli johtavan syksyllä mahdollisesti pieniin viiveisiin esimerkiksi kopiotilauksissa tai tietopalvelussa.
Sähköisen asioinnin nopeus houkuttimena
Vaikka PRH edelleenkin paperisia ilmoituksia ottaa vastaan, se suosittelee vahvasti sähköistä asiointia. Asiakkaan kannalta se lupaa huomattavasti nopeampia käsittelyaikoja kuin paperi-ilmoittamisessa.
– Paperi-ilmoitusten käsittelyaika on tällä hetkellä 10 työpäivää. Sähköisten ilmoitusten käsittelyaika sen sijaan on tällä hetkellä 1-2 työpäivää. Tänään on tähän mennessä saatu käsittelyyn kaikki eilen saapuneet sähköiset ilmoitukset ja tehdään tänään saapuneita. Tässä näkee, miten paljon nopeampi sähköinen kanta on. Ja meillä, koska tiedot ovat ilmoituksissa valmiina, on vähemmän tarkastettavaa, Knuutila selitti käsittelyaikojen suurta eroavuutta.
Asunto-osakeyhtiöt voivat nyt ilmoittaa sähköisesti ns. edustamisilmoitukset: hallituksen henkilövaihdot, isännöitsijämuutokset, tilintarkastajamuutokset, nimenkirjoittajamuutokset, prokuristit tai oman eron jostakin edellä mainitusta roolista.
– Isännöitsijäksi voidaan nyt myös kirjata isännöintiyhteisö ja päävastuullinen isännöitsijä, lakimies Ville Tornberg muistutti.
Lalli Knuutilan mukaan kaikista PRH:lle tulleista edustamisilmoituksista noin 25 prosenttia on tullut sähköisen palvelun kautta. Asunto-osakeyhtiöiden ilmoituksia niistä Knuutila arvelee olleen noin 25 prosenttia.
– Kun palvelu otettiin käyttöön, aluksi näitä asunto-osakeyhtiöiden edustamisilmoituksia tuli hyvinkin paljon sähköisesti, Knihtilä kertoi palveluun, jota on voinut käyttää viime syksystä alkaen.
Maksun kohdistamisessa ongelmia
– Meille on tullut palautetta ilmoitusten maksamisesta isännöitsijöiltä, joilla on useita isännöitäviä kohteita. Asiaa selvitetään meillä ja on selvitetty verottajan kanssa, Knuutila kertoi yhdestä ongelmaksi muodostuneesta seikasta sähköisessä ilmoittamisessa.
Ongelma kiteytyy monipankkijärjestelmän ja valtion vetumaksu-järjestelmän yhteensovittamiseen. Vetumaksu tarkoittaa sitä, että ilmoituksen täytyy olla allekirjoitettu ja maksettu ennen kuin se lähtee viranomaiskäsittelyyn.
Käytännön ongelma palvelun käytössä taas tulee tästä: Esimerkiksi isännöitsijä tekee sähköisesti asunto-osakeyhtiön puolesta muutosilmoituksen. Hänen täytyy kirjautua järjestelmään pankkitunnuksilla ja suorittaa maksu kyseiseltä tililtä tai luottokortilla.
– Järjestelmä ei ole sidottu siihen, mitä tunnuksia on käytetty järjestelmään tunnistauduttaessa. Järjestelmä ei ota kantaa myöskään siihen, miltä tililtä tai kuka ilmoituksen maksaa, lakimies Ville Tornberg selitti.
Miten siis teet tämän kymmenien asiakasyhtiöiden puolesta? Tai entä kun hallituksen puheenjohtaja haluaa tehdä muutosilmoituksen? Menee järjestelmään omilla pankkitunnuksillaan, allekirjoittaa ilmoituksen ja maksaa – siis omalta tililtään vai luottokorttitililtä? Maksuhan kuuluu yhtiön maksettavaksi.
– Olemme hyvin tietoisia ongelmasta. Tiedämme, miten isännöitsijätoimistoissa haluttaisiin hoitaa asiat asiakkaiden toiveiden mukaisesti ja minkä takia luottokorttien, pankkikorttien ja pankkitunnusten käyttö on hankalaa, linjanjohtaja Olli Koikkalainen totesi vakuuttaen, että ratkaisua etsitään yhteistyössä järjestöjen, viranomaisten ja monipankkijärjestelmiä toimittavien tahojen kesken.
PRH:lle vuosittain tulevista 25 000 asunto-osakeyhtiöitä koskevasta ilmoituksesta lähemmäs 20 000 on juuri näitä edustamisilmoituksia.
Sähköistä palvelua on tarkoitus myös kehittää niin, että ensi vuonna olisi mahdollista tehdä myös asunto-osakeyhtiöiden yhtiöjärjestyksen muutokset sähköisesti.
Artikkeli julkaistaan huhtikuussa ilmestyvässä Kiinteistöpostissa 3/2015