Kiinteistönhoidon digitalisaatio vähentää paperitöitä ja lisää tietoa talon kulutuksista ja kunnosta. Asukkaat arvostavat mahdollisuutta pyytää palveluja ja seurata työn etenemistä sähköisesti.
– Kiinteistöpalvelualan digitalisaatio on ollut jälkijunassa moneen muuhun alaan verrattuna. Tosin on muistettava kiinteistöpuolella olevan asioita, joita ei voi digitalisoida, kuten pihan hiekoitukset ja ruohonleikkuu, aikaisemmin startup-yrityksissä toiminut L&T:n digimentalisti Panu Keski-Pukkila toteaa.
Yhdeksi tärkeäksi kehityskohteeksi hän näkee kiinteistöjen tietovirtojen käytön tehostamisen.
– Rakennuksista on kerätty hillitön määrä dataa, kuten energiankulutustietoja. Sitä ei kuitenkaan hyödynnetä parhaalla mahdollisella tavalla, vaan se on jäänyt vaiheeseen. Miten tätä tietoa voitaisiin järkevämmin käyttää, että se toisi kiinteistöpalvelualalle ja rakennuksen käyttäjälle lisäarvoa. Voitaisiinko palveluja räätälöidä paremmin juuri senhetkiseen tarpeeseen?
Uusia ratkaisuja haetaan asiointiin ja palvelujen tilaamiseen. Esimerkiksi jo nyt asiakas voi tehdä vikailmoituksen verkossa.
– Ihmiset ovat tottuneet siihen, että kaiken saa nopeasti ja helposti. Palveluja kehitetään asiakaslähtöisesti eikä sen vuoksi, että jotain asiaa on hienoa tehdä digisti.
Kiinteistöpuolella tehtävissä töissä kuten kiinteistöhuollossa ja siivouksessa digitaalisuus on yksi työväline. Myös sillä saralla on kehitettävää, esimerkiksi miten siivousta voitaisiin helpottaa ja keventää digitalisaatiolla.
– Kiinteistöhuollossa on otettu hiljattain käyttöön työohjausjärjestelmä, joka on iso harppaus eteenpäin. Se lisää sisäistä tehokkuutta ja näkyy asiakkaalle parempana palveluna, Keski-Pukkila toteaa.
Lisää suunnitelmallisuutta ja läpinäkyvyyttä
L&T:n kiinteistönhoitaja Juho Harttusen tärkeimpiä työvälineitä on tänä päivänä älypuhelin. Hän ottaa toiminnanohjausjärjestelmän kautta vastaan työtehtäviä ja vikailmoituksia sekä kuittaa ne tehdyksi. Asiakas voi puolestaan sähköisen vikailmoituksen tehtyään tarkkailla työn etenemistä ja antaa palautetta sen valmistuttua.
Toiminnanohjausjärjestelmästä löytyvät kiinteistönhoitajan kaikki työt mukaan lukien sopimukseen liittyvät työt. Uusi järjestelmä lisää suunnitelmallisuutta ja läpinäkyvyyttä.
– Saatuani puhelimeen niin kutsutun työpalan, esimerkiksi ovenavauksen, hyväksyn sen. Seuraavaksi kuittaan olevani matkalla ja kohteeseen päästyäni ilmoitan työn alkaneeksi ja sen tehtyäni päättyneeksi, Tampereen Linnainmaan alueella kiinteistönhoitajana toimiva Juho Harttunen kertoo.
Asiakas näkee saamastaan kuukausiraportista, mitä on tehty ja paljonko kunkin työn tekemiseen on mennyt aikaa.
Näin tarkkaa raportointia ei ole aikaisemmin ollut pihatöistä. Kesän koittaessa Juho Harttunen odottaa mielenkiinnolla dataa, paljonko ruohonleikkuuseen kuluu kaiken kaikkiaan aikaa. Talvella puolestaan liukkauden torjunta ja lumityöt haukkaavat ison osan työajasta.
– Vielä kun järjestelmään saisi anturin, joka kertoisi, tuleeko seuraavana aamuna lunta ja kuinka paljon, Harttunen toteaa.
Kiinteistönhoitaja on tyytyväinen uuteen järjestelmään.
– Paperien määrä vähenee. Tuntilappujen täyttämistä ei enää tarvita, koska työaika kirjataan mobiilisti. Lisäksi kunkin kiinteistönhoitajan työkuormaa voidaan paremmin mitata. Tarvittaessa toisen alueen kiinteistönhoitaja voi tulla jelppimään, jos hänen oma työntilanteensa antaa myöten.
Sähköisten järjestelmien rinnalla toimivat edelleen perinteiset viestintäkanavat, kuten puhelinsoitto asiakaspalveluun ja lapun jättäminen huollon postilaatikkoon.
– Kiinteistönhoitajan hihastakin saa edelleen nykäistä, Harttunen sanoo.
Digitaaliset laitteet ja mittarit alkavat olla arkipäivää kiinteistönhoitajan työssä, tosin kohteesta riippuen.
– Rakennusautomaatiota ei ole kovin paljon Linnainmaan 1970–1990 -luvuilla valmistuneissa taloissa. Vanhoissa kerrostaloissa käydään edelleen lukemassa esimerkiksi kaukolämmön mittarit ja kiinteistösähkön kulutus kuukausittain. Samalla tulee tarkkailtua, onko kaikki kunnossa. Mittarien lukemat syötetään järjestelmään, joka automaattisesti ilmoittaa, jos on liian suuri poikkeama tavanomaiseen verrattuna.
Uusimpien talojen teknisissä tiloissa on valvonta-alakeskukset eli niin kutsutut VAKit.
– Digitaalisesta näytöstä voi muun muassa säätää ulkovaloja luksimäärineen, luoda aikaohjelmia tehostetulle ilmanvaihdolle sekä seurata patteriverkoston painetta ja lämpimän käyttöveden lämpötilaa. Laite tekee hälytyksen automaattisesti, jos raja-arvot ylittyvät. Lähes aina hälytykset menevät eteenpäin esimerkiksi valvomoon, joka ottaa meihin yhteyttä ja pyytää tarkistamaan hälytyksen syyn.
Uutta tekniikkaa edustaa myös patteriverkoston ilmauslaite.
– Se ilmaa patterit automaattisesti, joten niitä ei tarvitse ilmata asunnosta käsin. Ilmauslaite on osoittanut tarpeellisuutensa etenkin maalämpökohteissa, joissa on muutostyön jälkeen ilmavaivoja, Juho Harttunen toteaa.
Paperinpyörityksestä sähköiseen järjestelmään
Sähköinen toiminnanohjausjärjestelmä lisää yhteistyötä ja avoimuutta, toteaa toimitusjohtaja Tero Suoreijus Kiinteistöhuolto Reijus Oy:stä.
– Järjestelmällinen dokumentointi on monella alalla päivänselvää. Haluan tuoda samaa myös kiinteistönhuoltoon. Minä itse en ymmärrä paperinpyöritystä: paperit ovat joko hukassa tai käsialasta ei saa selvää, Suoreijus sanoo.
Kiinteistöhuolto Reijus kirjaa toiminnanohjausjärjestelmään kaikki työpyynnöt, vikakeikat ja mittarilukemat.
– Silloin vanhoihin töihin on helppo palata, kun oikeat tiedot löytyvät nopeasti koneelta. Järjestelmään syötetään myös tärkeät ennakkotyöt, kuten rännien puhdistukset. Näin ei enää tarvitse arvuutella ja haeskella papereista, milloin mikäkin työ on tehty.
Huoltomiehillä on käytössään mobiililaitteet, joista voi lukea ja kuitata vikailmoitukset. Tero Suoreijus on tuumannut asiakkaille, että huoltomiehen näpytellessä puhelinta tämä tekee työtään eikä viestittele kavereiden kanssa.
Toiminnanohjausjärjestelmä ei ole ainoastaan tekninen juttu, vaan se on uusi tapa toimia. Sen kautta kertyvää tietoa pyritään hyödyntämään tehokkaasti. Huoltoyhtiö pystyy tuottamaan raportteja, joista käy selville kuukauden aikana tehdyt työt ja kulutuslukemat.
– Raportin avulla taloyhtiössä tiedetään mitä on tehty ja paljonko kulutettu, kun nähdään kulutuksen lisäksi niin asukkailta, isännöitsijältä kuin hallitukseltakin tulleet työpyynnöt.
Tiedon karttuessa Suoreijus arvelee huoltoyhtiön olevan nykyistä keskeisemmässä roolissa, kun kiinteistön energiatehokkuutta parannetaan.
– Kulutuslukemasta näkee, miten esimerkiksi jokin säätö on siihen vaikuttanut ja tarpeen vaatiessa voidaan tehdä lisää toimenpiteitä.
Teksti ja kuva: Irene Murtomäki
Artikkeli on julkaistu kesäkuussa ilmestyneessä Kiinteistöposti 5/2017.