Kun tietää, sietää ongelmiakin paremmin

On paljon helpompi sietää remontin kiroja ja asumisen haittoja, kun tietää, missä mennään ja asioista puhutaan selkokielellä. Tähän ajatukseen kiteytyy Asunto Oy Kaarenpeikon hallituksen puheenjohtajan Suve Pääsukenen mielestä se tärkein perusasia, jonka ansiosta heidän taloyhtiössään onnistuttiin toteuttamaan aidosti asukasystävällinen putkiremontti.

Suve Pääsukenen esityksen otsikko Asukasystävällinen putkiremontti -tarua vai totta? sai Kiinteistöalan Päättäjänaiset -seminaarin osanottajat mukisemaan, ettei asukasystävällistä putkiremonttia ole olemassakaan. Hänen mielestään siitä voi kuitenkin tehdä mahdollisimman vähän epämieluisan, kun hankkeeseen valmistaudutaan hyvin. Tiedotus ja viestintä ovat tärkeimmästä päästä ja on mietittävä huolellisesti etukäteen, kuka, mitä, milloin, kenelle ja miten – niin kuin kärjellään seisovan uutisen määritelmässä sanotaan.

Neljän taloyhtiön kimppa

Vantaan Louhelassa putkiremonttia lähdettiin suunnittelemaan ja toteuttamaan neljän taloyhtiön ryppäänä. Suve Pääsukene toimii  vuonna 1968 valmistuneen, 114 asuntoa käsittävän Asunto Oy Kaarenpeikon puheenjohtajana. Heidän osaltaan putkiremontti valmistui vuoden 2012 aikana.

Ensimmäiseksi on tärkeää, että ihmisiä valmistellaan pitkän ajan kuluessa edessä häämöttävään remonttiin. Kaarenpeikossa asukkaita ruvettiin varoittelemaan jo kymmenen vuotta ennen remontointia, että älkää tehkö omia kylpyhuoneremontteja, ellei ole ihan pakko tai ainakaan ottamatta yhteyttä Louhelan Huollon isännöitsijään tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaan.

– Samaan aikaan rupesimme tietoisesti vahvistamaan alueen yhteisöllisyyttä, joka on pienessä Louhelan kylässä ollut entuudestaankin hyvä. Halusimme pitää huolta siitä, että asukkaat tuntevat toisensa ja keskustelevat keskenään, hän kertoo taustaksi, minkä ansiosta neljän yhtiön yhteishanketta oli luonteva lähteä suunnittelemaan.

Ryhmähanketta varten koottiin putkiremonttiryhmä, johon kuului kaikista yhtiöistä niiden hallituksen puheenjohtajat ja isännöitsijä, joka isännöi Louhelan Huollon toimitusjohtajana kaikkia yhtiöitä.

Hankesuunnittelun merkitys

Suve Pääsukene korosti sitä, miten tärkeä vaihe hankkeen käytännön suunnitteleminen on ja varsinkin erilaisten korjausvaihtoehtojen tarkasteleminen juuri hankesuunnitelmalla.

– Minulle on muutaman kerran soittanut muiden yhtiöiden puheenjohtajia ja kysyneet, mitä voisivat tehdä, kun he haluaisivat tehdä jollakin vaihtoehtoisella menetelmällä, mutta hankesuunnitelmassa lukee tylysti, että tehdään perinteisesti. Jotkut teettävät yhden hankesuunnitelman. Me tilasimme hankesuunnitelmat viidestä erilaisesta vaihtoehdosta. Me ilmaisimme jo tarjouspyynnössämme, että haluamme useita vaihtoehtoja, hän paljastaa.

Taloyhtiö sai viisi suunnitelmaa, joista valittiin kolme korjaustapaa: perinteinen, pinnoitetaan sekä käyttövesi- että viemäriputket ja viemärit sukitetaan ja uusitaan käyttövesinousut mahdollisimman helppoja reittejä pitkin koteloituina.

Viestintävastaava nimettävä heti alussa

Hyvin aikaisessa vaiheessa on Suve Pääsykenen kokemuksen mukaan tärkeä päättää siitä, kuka hoitaa tiedottamisen. Se voi tietysti olla esimerkiksi insinööritaustainen viestinnästä kiinnostunut henkilö tai käyttää suunnittelutoimiston palveluna tarjottavaa tiedottajaa.

– Suosittelisin kuitenkin riippumatta siitä, oletteko hallituksen puheenjohtajia tai isännöitsijöitä, etsimään yhtiöstä jonkun, jolla on kiinnostusta viestintään ja joka asuu yhtiössä. Ihan niin kuin jokaisessa lentokoneessa on lääkäri, niin ihan jokaisesta taloyhtiöstä varmaankin löytyy joku, joka on koulutettu  viestijä tai jolla on siihen innostusta. Ei tarvitse olla tiedottajan tutkintoa, vaan kuten Satu Yrjänen blogien kirjoittamiseen innostavana sanoi: kenellä kynä pysyy kädessä ja kuka mielellään sitä pitää kädessään.

Yhteisöllisyyskin auttaa

Asukasmyönteisen putkiremontin toteutumiseen vaikuttaa suuresti se, miten yhtenäiseksi talon asukkaat tai koko alueen ihmiset kokevat toisensa.

– Yhteisöllisyys saattaa tuntua isännöitsijätoimiston vinkkelistä vieraalta asialta, mutta se helpottaa kauheasti käytännön tilanteissa. En tarkoita sitä, että isännöitsijän pitäisi olla järjestämässä talkoita tai  halloween-juhlia tai ties mitä tilaisuuksia, vaan sitä, että isännöitsijä kannustaisi hallitusta perustamaan piha- tai virkistystoimikunnan tai minkä tahansa jutun, jolla saadaan kerättyä porukkaa yhteen, Suve Pääsukene muistuttaa.

Mistä asioista hyvä tiedottaminen on tehty?

Kaarenpeikossa tiedottajaksi tai viestittäjäksi Suve Pääsukenen valinta oli helppo, koska hän on  taustaltaan toimittaja, tottunut kirjoittamaan ja tekemään nettisivuja.

– Avasin hankkeen alussa sivun blogille, johon kirjoitin välillä päivittäin kirjoituksia, jotka avasivat selkosuomeksi termejä, joita urakoitsijan tiedotteisiin oli jäänyt siitä huolimatta, että niitä yritettiin välttää.

Nettiblogit olivat tarkoituksellisesti ja turvallisuussyistä salasanan takana, koska näin sinne voitiin myös antaa tarkkaa tietoa remontin etenemisestä, kellonaikoja, mitä missäkin tehdään milloinkin.

– Huomasimme pian senkin, että isännöinnissä pitää ehdottomasti olla ajantasaiset yhteystiedot kaikista osakkaista ja asukkaista ja erityisesti ikääntyneiden, sairaiden, muistihäiriöisten ynnä muiden ihmisten läheisten yhteystiedot. Jouduin muutaman kerran tekemään aikalailla salapoliisityötä ja etsimään omaisten yhteystietoja, kun huomasin, ettei ikäihmiselle ollut menneet tiedotteessa kerrotut asiat perille, tiedote oli päätynyt roskikseen ajatuksella, että nuo asiat eivät minulle kuulu, hän vinkkaa.

Viestintä kannattaa myös niissä tilanteissa, kun osakas ei ole kotona, mutta haluaisi kertoa työmiehille, mihin kohtaan kylpyhuonetta haluaa vaikkapa vaatekoukun.

Avainturvallisuus hanskaan

Suve Pääsukenen mukaan taloyhtiöllä on nyt pankin tallelokerossa kaikkien kolmen talon yleisavaimet odottamassa seuraavaa käyttökertaa. Voi tietysti käydä niinkin, että seuraavaan isompaan remonttiin mennessä lukitus on jo uusittu, mutta toistaiseksi yleisavainten säilömisellä säästettiin rahaa.

– Teimme niin ja mielestäni se toimikin hyvin, että teetimme yleisavaimet jokaisesta linjasta. Ne sai käyttöönsä muutama henkilö  ja siinä linjassa työskennellyt siksi aikaa, kun se oli tarpeen. Avainten luovuttaminen ja palauttaminen kirjattiin ylös hyvin tarkkaan. Keskustelimme menettelystä putkityöryhmässä ja meillä oli ajatuksena, että kun remontti on ohi, viedään yleisavaimet murskattavaksi jonnekin. Oikeasti meidän yhtiössä ei sitten kuitenkaan tehty niin, koska avaimien teettäminen maksoi aika paljon.

Isännöitsijän osallistuminen työmaakokouksiin välttämätöntä

Valvojaa pitää valvoa ja isännöitsijän pitäisi mahdollisimman usein ja tiivisti osallistua työmaakokouksiin. Suve Pääsukenen mielestä on hyvä valvoa valvojaa, vaikka hänen tehtävänsä onkin valvoa. Lisäksi hänen mielestään on syytä korostaa sitä, miten tarpeellista isännöitsijän osallistuminen työmaakokouksiin on.

– Ei tietenkään voida ajatella, että isännöitsijä on koko ajan kiinni sen taloyhtiön putkiremontissa. Hänellä on monia muita töitä ja yhtiöitä hoidettavanaan. Vähemmän ongelmia kuitenkin syntyy, jos isännöitsijä ainakin työmaakokousten kautta sitoutuu remonttiin, koska  asukkaat valittavat isännöitsijälle remontin aikana havaitsemistaan ongelmista ja virheistä. Varsinkin, jos ei ole nimetty putkiremontin aikaista yhdyshenkilöä. Isännöitsijän on hyvä olla koko ajan kartalla, missä vaiheessa remontti on menossa.

Sähköpostietiketti selväksi jo etukäteen

Paljon parjattu sähköposti on nopeudessaan ja helppoudessaan hyvä tiedonvälityskanava, mutta pelisäännöt kannattaa kuitenkin tarkistaa ja sopia yhdessä ennen sähköpostilähetysten tulvaa.

– Ison remontin aikana kulkee sähköpostissa mieletön määrä viestejä, kuten tiedätte ja arvaatte. Siksi on myös tärkeää, että ei vastata aina viesteihin RE-putkiremontti tai RE-linjasaneeraus tai VS-linjasaneeraus tai VS- putkiremontti. Kukaan ei löydä jälkikäteen, mistä missäkin postissa oli kyse.

– Sen sijaan viestiin vastatessanne otsikoikaa posti, esimerkiksi D13 viemäri tai V18 keittiön ovi. Siitä ymmärtää, mistä viestissä keskustellaan. Kannattaa myös pitää yhdessä ja samassa viestissä vain sitä yhtä asiaa koskevat asiat eli kun asia koskee jotakin muuta,  aloittakaa uudella viestillä ja otsikolla, käytännönläheinen neuvo kuuluu.

Lisäksi tiedon kulkeutumiseksi oikeaan paikkaan kannattaa asukkaille kertoa, mitkä ovat heidän palautekanavansa. Eli asukas tietää, missä asioissa soitetaan ja kenelle tai missä asioissa lähetetään sähköpostia tai ketä voi nykäistä hihasta ja kertoa ongelmansa.

Taloyhtiön remontti aktivoi kylpyhuoneidenkin remontointiin

– Sekin on asukasystävällistä, että osakasta ei pakoteta tekemään kylpyhuoneremonttia, jos hän ei itse sitä halua. Poikkeuksena kuitenkin meidän tapauksessamme ne, joiden kylpyhuoneet olivat alkuperäisessä kunnossa vuodelta 1968 ja joissa vedeneristeenä toimi muovimatto. Me tietysti toivoimme, että kaikki tällaisen kylpyhuoneen omistavat haluaisivat remontoida ne – ja onneksi niin kävikin.

Pelkona nimittäin oli, että alkuperäisen kylpyhuoneen omistavat laskelmoisivat, eivätkä suostuisi uusimiseen ajatuksella, että yhtiö joutuu ne kuitenkin jossakin vaiheessa uusimaan.

– Että heidän ei tarvitsisi itse maksaa, vaan remontit tulisivat muiden maksettaviksi. Ehkä juuri tämän hyvän yhteisöllisyyden ansiosta näin ei käynyt, eikä kukaan kehdannut ruveta suunnittelemaan naapureilleen tällaista temppua, hän iloitsee.

Lopulta 14 alkuperäisessä kunnossa olevaa kylpyhuonetta saneerattiin vedeneristeitä myöten. Varsinainen kylpyhuoneremontti osakkaan kustannuksella tietenkin, mutta vedeneristeestä tuli taloyhtiön puolesta 250 euron hyvitys. Näin on päätetty.

Lähes puolet lopuistakin päättivät remontoida omat kylpyhuoneensa samassa rytäkässä taloyhtiön putkiremontin mukana.

Korjausvaihtoehdoista tietoa ennen yhtiökokousta

Yhteishankkeen alkuvaiheessa tehtiin osakaskysely, jonka tulokset esiteltiin joka kotiin menevässä tiedotteessa sekä blogissa ja ilmoitustauluissa.

– Minusta oli hyvä, että kolme korjausvaihtoehtoa, jotka hankesuunnitelmassa valittiin, niistä jaettiin tietoa jokaiselle osakkaalle ja asukkaalle, siis myös vuokralaisille. Lisäksi he saivat tiedon niin hyvissä ajoin, että  ehtivät miettiä, mitä voivat kysyä hankkeesta ylimääräisessä yhtiökokouksessa.

Lisäksi hankesuunnitelmasta järjestettiin infotilaisuus, jossa hankesuunnittelijat esittelivät hyvin tarkasti, mitä on tarkoitus tehdä ja mitä mikin korjaaminen tarkoittaa käytännössä.

– Yleensä neuvotaan, että hallituksella pitää olla oma ehdotus joka tuodaan ja perustellaan tarkasti yhtiökokoukselle. Me kuitenkin sovimmekin, että esitämme kaikki vaihtoehdot ja katsomme, kysyykö yhtiökokous hallitukselta kantaa, mitä se ehdottaa. Kävikin niin, että osakkaat olivat tulleet yksimielisesti samaan tulokseen kuin hallitus eli ei tarvinnut äänestää mistään missään vaiheessa, Pääsukene kertoo.

Huoneistokohtaisista vesimittareista pidettiin koeäänestys, jossa eniten vettä kuluttavat tietysti vastustivat mittareita. Kun he kuitenkin koeäänestyksessä huomasivat, että ovat jäämässä harvalukuiseen vähemmistöön, he totesivat, ettei tarvitse viedä asiaa äänestykseen.

Eri tahdissa edeten

Neljästä yhtiöstä yksi päätti lykätä omaa remonttiaan heti hankesuunnittelun jälkeen. Nyt se on kuitenkin alkanut ja toteutussuunnittelun kilpailutus käynnissä. Lisäksi alueen pienin yhtiö, joka oli viemäreiden osalta mukana Kaarenpeikon ja alueen isoimman yhtiön kanssa, on nyt käynnistämässä käyttövesiputkiremonttia.

Alueen isoin yhtiö lähti Kaarenpeikon kanssa tekemään samanlaista remonttia ja niissä on kaikki remontit nyt tehty.

Teksti ja kuva Riina Takala

Artikkeli julkaistaan marraskuun lopussa ilmestyvässä Kiinteistöposti Professionalissa 9/2013. Suve Pääsukene esiintyi Kiinteistöpostin järjestämässä Kiinteistöalan Päättäjänaiset -seminaarissa lokakuussa.