Isännöinnin kilpailutusta pidetään hankalana

Kuvalähde: Pixabay
Uutta isännöitsijää ja isännöintitoimistoa etsiessään taloyhtiön pitää miettiä etukäteen, millaista isännöintiä se haluaa. Hyväksytyn tarjouksen jättäneistä toimistoista kannattaa haastatella kaksi, kolme parasta.

Taloyhtiöillä on pitkiä isännöintisopimuksia; sopimuksen kilpailutus koetaan vaikeaksi ja työlääksi. Kauniaislainen As Oy Kasavuoren Salpa kilpailutti 22 vuotta vanhan isännöintisopimuksensa viime syksynä.

Kasavuoden Salvan kesäkuisessa yhtiökokouksessa oli poikkeuksellinen tilanne: hallitukseen oli tunkua, seitsemästä ehdolla olleesta äänestettiin neljä hallitukseen.

– Halusin hallitukseen henkilöitä, joiden osaamisen perusteella voimme roolittaa tehtäviä. Lääkäri seuraa turvallisuusasioita, pankinjohtaja seuraa taloudellista tilannetta, viestintäalan ammattilainen hoitaa viestintää ja minun vastuullani puheenjohtajana ovat taloyhtiön strategiset asiat sekä yhteistyö isännöitsijän kanssa, Mika Autiopelto kertoo.

Lisäksi yhtiökokous uudisti hallitustyöskentelyä hyväksymällä palkkioiden maksamisen. Puheenjohtaja saa 150 euroa ja jäsenet 100 euroa kokoukselta Hyvä Hallintotapa -suosituksen mukaan.

Taloyhtiöllä ei ole strategiaa, mutta sellainen on tarkoitus tehdä yhdessä isännöitsijän kanssa.

– Tarvitsemme yhteisesti hyväksytyn tahtotilan ja polun siitä, missä nyt olemme, sinne, mitä tavoittelemme.

Keväällä valmistuneen, 7 miljoonaa euroa maksaneen linjasaneerauksen jälkeen edessä häämöttää betonielementtitalojen julkisivusaneeraus. Taloyhtiö on valmistunut vuonna 1967. Siihen kuuluu neljä rakennusta ja 76 asuntoa.

– Yhtiövastike on ollut pieni, ja niskassamme on suuri korjausvelka, Autiopelto toteaa.

Yli 20 yhtiötä on liikaa

Kasavuoren Salvan isännöintisopimus saman palveluntarjoajan kanssa oli vuodelta 1995. Isännöitsijät olivat vuosien aikana vaihtuneet, mutta sopimusta ei ollut päivitetty.

Autiopellon mukaan linjasaneeraus toteutui kivuliaasti ja työn laatu oli paikoin todella heikkoa. Laatuongelmien korjaaminen johti merkittäviin viivästymisiin.

Autiopelto toteaa, että myös isännöinti petti, koska pitkäaikainen hyvä isännöitsijä jätti tehtävänsä kesken hankkeen.

– Pitkäaikainen isännöitsijämme ajettiin työuupumukseen, mitä en voi itsekin työuupumuksen kokeneena sallia.

Isännöinnin viimesyksyisessä kilpailuttamisessa tärkeimpiä kriteerejä oli, isännöitsijän vastuulla olevien taloyhtiöiden ja asuntojen määrää rajoitetaan sopimuksellisesti, isännöitsijäyrityksellä on käytössään nykyaikaiset työ kalut taloyhtiön johtamiseen tiedolla ja isännöinnin hinta sidotaan sopimuksellisesti seuraaviksi kolmeksi vuodeksi ilman piilokuluja.

Taloyhtiö määritteli sakon, mikäli isännöitsijän hoidossa olevien taloyhtiöiden ja asuntojen määrä ylittyy sovitusta.

– Tarjousneuvotteluissa keskustelimme näistä. Määriin liittyvät asiat ovat isännöintiyrityksen liiketaloudellisia asioita, mutta löysimme määriin ja sanktioihinkin molempia osapuolia tyydyttävät rajat, Autiopelto kertoo.

Autiopelto työskentelee kiinteistöjen energia järjestelmien johtavana asiantuntijana FCG Suunnittelu ja tekniikka Oy:ssä; hänellä on 10 vuoden kokemus muun muassa projekteissa tarvittavien konsulttipalvelujen kilpailuttamisesta.

Tehtäväluettelo palveluiden runkona

Isännöintipalvelujen kilpailuttamista varten tehdyssä tarjouspyynnössä määriteltiin isännöitsijän tehtäväluettelo, isännöitsijän rooli ja taloyhtiöstrategian laatimisen tarve ja sisältötavoite, palvelun tarjoajaan kohdistuvat vaatimukset, työohjelma vuosille 2018–2020 ja sen toteuttamisen toimet sekä veloitusperusteet.

Isännöintipalvelun tarjoajien piti tarjouksessaan kertoa, miten ne järjestävät taloyhtiön viestinnän hallituksen, asukkaiden, osakkaiden ja huoltoyhtiön kesken, miten tukevat taloyhtiöstrategian laatimista ja järjestävät käytännössä muut hallinnon tehtävät ja ylläpidon seurannan.

– Isännöitsijätoimistoilta haluttiin kokonaiskustannus kiinteästä palkkiosta, erillisveloituksesta ja sähköisesti toimitetuista asiakirjoista kolmelle vuodelle. Halusimme osoittaa, että haemme pitkäaikaista kumppanuutta.

Suhtauduimme kriittisesti piilokustannuksiin, eli tarjouksessa ei hyväksytty tarjouspyynnössä pyydettyjen palkkioiden lisäksi muita hinnastoja, joita useat toimistot tarjosivat.

Neuvotteluissa tarkennettiin myös tehtäväluettelosta poikkeavien tehtävien kuten kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten veloitusperusteita.

Isännöintiyritysten piti myös selvittää omistuksensa ja taloudellinen tilanteensa, mihin tilaajavastuu.fi -raportti on Autiopellon kokemuksen mukaan helpoin keino.

Suuri hajonta

Tarjouspyyntö lähetettiin kahdeksalle toimistolle. Tarjouksia saatiin kuusi, joista vain kaksi vastasi taloyhtiön oman tarjouspyynnön mukaisesti.

Ne olivat myös ainoita, jotka kävivät tapaamassa taloyhtiön edustajat henkilökohtaisesti.

Tarjousten vertailemisessa käytettiin pisteytystä, jossa kokonaishinnan painoarvo oli kolmas osa ja pääpaino oli laadussa.

Pisteyttämisessä halvin tarjottu kokonais hinta sai maksimissaan 40 pistettä. Kokonaishinnan laskennassa otettiin huomioon taloyhtiön ja osakkaan ja asukkaan maksamat palkkiot esimerkiksi isännöitsijätodistuksesta.

Vertailussa kiinnitettiin huomiota isännöitsijän ja hänen varahenkilönsä laatuun. Hallituksen parhaaksi arvioima isännöitsijä sai maksimissaan 30 pistettä, huonoin 0 pistettä.

Isännöintipalveluiden työohjelman toteuttamisessa hallituksen parhaaksi katsoma työ ohjelma sai maksimissaan 30 pistettä, huonoin 0 pistettä.

Kuuden ehdokkaan kokonaispisteiden välinen haitari oli Autiopellon mukaan yllättävän suuri: huonoimmalla oli 16 pistettä, parhaimmilla 96 ja 88 pistettä.

Hallituksessa käytiin Autiopellon mukaan erittäin perusteellinen keskustelu, valittaisiinko isännöintipalveluiden uudistamiseen tähtäävä start up -yritys vai perinteisempää isännöintiä tarjoava yritys.

Isännöitsijäksi valittiin Fluxio Isännöinti parhaiden kokonaispisteiden, mutta myös heidän asiakkaidensa kanssa käytyjen keskustelujen perusteella.

Digitalisaatiosta kaikki irti

– Käytännön kokemusta yhteistyöstä on vielä aika vähän, koska isännöintitoimisto aloitti kanssamme viime vuoden marraskuussa.

Hallituksen ja isännöitsijän käytössä on ilmainen Trello-projektinhallintatyökalu, jossa on tauluja eri asioille. Tauluissa on tehtävälistoja, ja niissä tehtäviä. Kasavuoren Salvan tauluissa on pitkät listat toimenpiteitä vaativia tehtäviä.

– Tämä on poikkeuksellinen tilanne, koska edellisen isännöitsijän jäljiltä jäi vain yksinkertaisesti niin paljon tekemättömiä töitä. Toisaalta tästä näkee senkin, miten paljon uusi isännöitsijämme on jo saanut aikaan vain kahdessa kuukaudessa.

Google Driveen kootaan kaikki taloyhtiötä koskeva materiaali hallitusta ja taloyhtiötä varten. Hallituksella on myös pääsy sähköiseen kirjan pitojärjestelmään taloustilanteen ja maksu liikenteen seuraamiseksi.

Asukkaiden ja osakkaiden Trello-tauluun kootaan muun muassa tiedot, jotka liittyvät linja saneerauksen takuukorjauksiin.

– Digitalisaatio on tänä päivänä tärkeä asia. Me rakennamme isännöintitoimiston kanssa toimintatavat, joilla voimme hoitaa asioita digitaalisesti, Autiopelto toteaa.

Kerhotilasta tehdään kokoontumispaikka, jossa on taloyhtiötietoa heille, jotka eivät käytä sähköisiä viestintävälineitä.

Teksti: Riina Takala