Asunto-osakeyhtiöt korjaavat kiinteistöjään vuosittain runsaalla kolmella miljardilla eurolla. Lopulliset päätökset korjaamisista tehdään yleensä ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Kevään sääntömääräinen yhtiökokous on osakkaalle tärkeä paikka osallistua keskusteluun ja saada tietoa tulevista korjaushankkeista.
Aikoinaan asunto-osakeyhtiöissä pidettiin yhtiöjärjestyksen mukaan kevät- ja syysyhtiökokoukset. Nykyään yhtiössä on yleensä yksi sääntömääräinen yhtiökokous ja muita kokouksia tarpeen mukaan.
Kevään yhtiökokoukset sijoittuvat helmi- ja huhtikuun väliseen aikaan. Nykyinen asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa yhtiökokouksen pitämisen myöhemminkin, viimeistään kesäkuussa.
Kevään yhtiökokouksissa valitaan hallituksen jäsenet, vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään vastikkeiden ja muiden maksujen suuruudesta. Osakkaan kannalta tärkeimpiä asioita kokouksessa on kunnossapidon tarveselvitys, joka kertoo taloyhtiön korjaustarpeista.
Iso korjauspäätökset erikseen
Isoja korjaushankkeita käsitellään ja niistä tehdään päätöksiä entistä enemmän ylimääräisissä yhtiökokouksissa.
– Se on aikataulukysymys. Jos halutaan teettää korjaushanke kevään, kesän tai syksyn aikana, siitä on kustannussyistä järkevää päättää jo edellisenä syksynä. Silloin työ voidaan tilata hyvissä ajoin, mikä näkyy ehkä urakoitsijan hintatasossakin. Sillä myös varmistetaan, että urakoitsijalla on tilauskirjassaan riittävä resurssi työn tekemiseen, toimitusjohtaja Jussi Taanila Isännöintitoimisto Kiirava Oy:stä sanoo.
– Ehkä se on päätöksenteonkin kannalta tehokkaampaa, että isoja korjaushankkeita käsitellään omassa kokouksessaan, eivätkä isot tärkeät asiat huku muiden kevään yhtiökokouksessa käsiteltävien asioiden joukkoon.
Tällainen rytmitys sopii paremmin myös isännöitsijän työhön.
– Keväällä on tilinpäätöskokousten aika, ja kesän jälkeen ruvetaan valmistelemaan tulevia korjaushankkeita. Suunnittelutyö pyritään saamaan valmiiksi ennen kuin talvi tulee ja sopivan tilaisuuden tullen hanke kilpailutetaan.
Taanilan mukaan hänen yrityksensä asiakasyhtiöissä on käynnissä korjausbuumi; Töölössä, Kruunuhaassa, Eirassa, Punavuoressa ja Kampissa sijaitsevissa vanhoissa taloyhtiöissä on menossa toinen korjauskierros esimerkiksi linjasaneerauksissa. Korjaamiseen houkuttelee alhainen korkotaso, ja taloyhtiöt ottavat nyt isojakin lainoja.
– Remonttien niputtaminen isoiksi kokonaisuuksiksi on tämän aikakauden ilmiö. Ennen tehtiin remontti kerrallaan: uusittiin ikkunat, uusittiin julkisivu, uusittiin putket ja ehkä sähköjärjestelmä siinä samalla. Nyt isot remontit lyödään kaikki nippuun. Tämä selittää myös sitä, miksi taloyhtiöiden lainamäärät ovat kasvaneet, Taanila toteaa.
Osallistumisaktiivisuus lisääntynyt
Jussi Taanilan mukaan osakkaiden osallistuminen on nyt aktiivisempaa kuin menneinä vuosina.
– Meillä on ollut esimerkiksi ydinkeskustassa sijaitsevien taloyhtiöiden yhtiökokouksissa edustettuna noin puolet koko osakekannasta, joissakin kohteissa vähemmän. Keskimäärin vähintään kolmasosa osakekannasta tulee edustetuksi näissä nykyisissä yhtiökokouksissa, Taanila sanoo.
Asunto-osakeyhtiölaissa osakkeenomistajien osallistumisoikeudella tarkoitetaan, että osakkaalla on oikeus olla läsnä, käyttää puhevaltaa ja osallistua päätöksentekoon.
Tämä on Taanilan mukaan johtanut siihen, että kevään yhtiökokouksissa käydään nykyisin entistä enemmän perinpohjaista keskustelua asioista. Joskus oman mielipiteen ilmaisemisen tahto on niin voimakas, ettei ehkä saada päätöksiä aikaiseksi ja hallitus saa lisätöitä.
– Joissakin yhtiöissä hallitukset ovat hieman väsyneitä siihen, että tekipä niin tai näin, asioiden pyörittely yhtiökokouksessa ja sen jälkeen jatkuu, eikä asioita saada järkevällä tavalla järjestymään, Taanila sanoo ja toivoo, että osakkaat ymmärtäisivät yhteisöllisen päätöksentekojärjestelmän erityispiirteet.
Sähköinen kutsu tätä päivää
Kiinteistöalan järjestöjen julkaisemassa Hyvässä hallintotapasuosituksessa todetaan, että mahdollisimman suurelle osalle osakkaista pitäisi tarjota hyvät mahdollisuudet valmistautua ja osallistua yhtiökokoukseen.
– Jos yhtiökokous suunnitellaan pidettäväksi huhtikuussa, ajankohta päätetään hallituksen kanssa jo vuodenvaihteessa, Taanila sanoo.
Kiiravassa on siirrytty sähköiseen maailmaan ja pyritty siihen, että kaikki tieto taloyhtiöistä olisi sähköisessä järjestelmässä.
– Yhtiökokouskutsu lähtee sähköpostiin niille, jotka haluavat ja joiden taloyhtiöiden yhtiöjärjestys mahdollistaa kutsun ottamisen vastaan sähköpostitse. Ja niille, jotka eivät halua, eikä yhtiöjärjestys sitä mahdollista, toimitetaan kokouskutsu tavallisena postina, Taanila kertoo.
Joissakin yhtiöissä yhtiökokouskutsu pitää yhtiöjärjestyksen mukaan toimittaa kirjattuna kirjeenä.
– Se on vihoviimeinen tapa. Se maksaa paljon. Se edellyttää, että ihmisten pitää hakea kutsu postista, mutta eihän lähistöllä välttämättä pian ole edes postitoimipisteitä.
Yhtiöjärjestyksen muuttaminen kutsumiskäytännön osalta tuntuisikin tällaisissa tapauksissa Taanilan mielestä järkevältä. Kirjatusta kirjeestä luopumisella säästetään isossa yhtiössä satoja euroja vuodessa.
Etäosallistuminen tulevaisuutta
Asunto-osakeyhtiölaissa mainitaan, että yhtiökokouksen kokousvälineiden pitäisi mahdollistaa sähköinen osallistuminen esimerkiksi Skypen, Webexin, Lyncin tai muun vastaavan väylän kautta.
Reaaliaikaisen kuva- ja ääniyhteyden tai tietoverkkoyhteyden käyttämisestä yhtiökokouksessa voidaan päättää hallituksessa tai sen salliminen on kirjattu yhtiöjärjestykseen.
– Tällaisesta mahdollisuudesta ei ole ollut meidän yhtiöissämme puhetta. Ehkä me tulevaisuudessa joudumme rakentamaan järjestelmämme niin, että yhtiökokoukseen osallistuminen etänäkin on mahdollista, Taanila sanoo. Hallituksen kokouksia sen sijaan on jo pidetty Skypen välityksellä.
Etäosallistumisen mahdollistavan tekniikan hyödyntäminen voisi johtaa siihen, että hallituskokouksia voitaisiin pitää enemmän virka-aikana iltojen sijaan.
– Mekin olemme hinnoitelleet hallituksen kokoukset niin, että virka-aikana pidetyt kokoukset ovat edullisempia. Se ei ole kuitenkaan hirveän paljon auttanut, sillä edelleen on niitä yhtiöitä, joissa hallituksen kokous alkaa useimmiten kello 18.
Tämän Taanila kuitenkin uskoo muuttuvan myös isännöintityön ammattimaistumisen myötä ja sitä mukaa kuin toimistot rupeavat hinnoittelemaan kokouskäytäntöjään.
Myönteisempi suhtautuminen taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajien ja jäsenten luottamustehtävään työpaikoilla voisi sekin edistää kokousten pitämistä virka-aikana.
Kolmen hallitus riittävä
Isännöintitoimisto Kiirava Oy:n asiakastaloyhtiöissä on edelleen niitä, joissa hallituksen jäsenissä on pitkän linjan toimijoita, mutta uusi ilmiö on koko hallituksen vaihtuminen kerralla. Suuressa muutoksessa hyvää on uusien näkökulmien mukaantulo, mutta toisaalta jokin pitkään valmisteltu asia joudutaan aloittamaan alusta.
– Taloyhtiöiden hallituksissa on pääsääntöisesti viisi jäsentä. Kolme jäsentä riittäisi ja silloin hallituksen toiminta olisi tehokkaampaa, kun ei olisi niin monien kalentereita yhteen sovitettavana. Jostakin syystä yhtiökokouksissa edelleen kuitenkin halutaan hallituksiin vähintään viisi, joskus jopa seitsemän jäsentä, Kiiravan Jussi Taanila sanoo.
Palkkioiden maksaminen puheenjohtajan ja hallitusjäsenen luottamustehtävästä on ollut käytäntönä Kiiravan isännöimissä taloyhtiöissä jo pitkään. Summat ovat muutamasta kymmenestä eurosta sataan euroon per hallituksen kokous.
– Viimeisen vuoden aikana olen kuullut vain yhdestä meidän asiakasyhtiöstämme, missä oli vaikeuksia saada hallitusta ja puheenjohtajaa taloyhtiölle. Kun ehdotimme, että siinä tapauksessa hankitaan ulkopuoliset hallitusammattilaiset, mikä maksaa teille näin ja näin paljon, niin kummasti henkilöt luottamustehtäviin löytyivät.
Teksti ja kuva: Riina Takala-Karppanen
Artikkeli on julkaistu maaliskuussa ilmestyneessä Kiinteistöpostissa 3/2017